HOWTO:Vollversammlung

Kurzfassung

ALle Unterschritte (A, B, C, ...) können parallel laufen.

Schritt 1

A:

• Termin finden (normalerweise: zweite Vorlesungswoche von 14-18 Uhr)
• betroffende Lehrende anschreiben (wenn sie VL im KZH haben) und bitten Slot zur Verfügung zu stellen
• für die Dauer des veranschlagten Termins (z.B. Dienstag 14-18 Uhr) beim Studienbuero den KZH buchen

B:

• Gremienmitglieder fragen ob sie weitermachen möchten
  • kurze Infos, was das Gremium macht auf Folien
  • ggf. bitten kurz zu berichten was sie getan haben
• AGen bitten kurz zu berichten/sich vorzustellen

Schritt 2

A:

• Rechtzeitig vor der VV die freien Gremien-Posten ermitteln und Nachfolger suchen (ggf. per Rundmail an alle)

B:

• Folien aktualisieren
  • Finanzbericht nicht vergessen

C:

• Einladung an die Fachschaft schreiben (fs-inf@)
  • kann mit Ankündigungsmail kombiniert werden
• Dozenten auf die VV hinweisen (fbi-alle@)
  • Studierenden darf kein Nachteil durch Teilnahme an VV entstehen

Schritt 3

• Einen zuverlässigen Protokollanten finden
• Einen zuverlässigen Versammlungsleiter finden
• Checkliste im Wiki anlegen, damit nix vergessen wird
• Bullshit-Bingo vorbereiten
• zwei Wochen vorher (direkt nach der OE) erste Erinnerungsmail
• eine Woche vorher Erinnerungsmail 2

Schritt 4

• Protokoll ins Wiki hochladen
• Wahlniederschrift an den AStA schicken
• direkt nach der VV FSR-Sitzung abhalten

Kekse

• Wir brauchen was zum Naschen
• Kaufen!

BullshitBingo

• ggf. dazu aufrufen die Wortliste zu aktualisieren
• rechtzeitig vor der VV die Karten generieren
• rechtzeitig die Karten ausdrucken

Einladungsmail

Die Einladung kann folgendermaßen aussehen

Moin liebes Fachschaftsmitglied,

bald ist Vollversammlung! [0]
Und du bist eingeladen, daran teilzunehmen

   *am Dienstag, 27.10.2015*
   *um 14 Uhr*
   *in Raum B-201* (Konrad-Zuse-Hörsaal)

Wir freuen uns dich mit Kaffee, Keksen + spannenden Tagespunkten
willkommen heißen zu dürfen.

Natürlich entsteht dir kein Nachteil, wenn du zur VV kommst, da du von
allen Übungen/Seminaren/Veranstaltungen in dieser Zeit entschuldigt bist.

Einige der spannenden Tagespunkte sind:

* Gremien besetzen
Auch in diesem Semester müssen Gremien von uns neu besetzt werden, um
nicht an Einfluss zu verlieren. Die studentische Gremienarbeit ist
besonders jetzt wichtig, da wir sonst in den ganzen Umstrukturierungs-
und Sparmaßnahmen untergehen und unsere Interessen nicht vertreten
werden. Wenn auch du Lust hast dich aktiv an der Interessensvertretung
zu beteiligen, komm' zur VV! Du kannst Dich im Vorfeld über die
Gremienarbeit z.B. im Wiki [1] informieren.

* Rechenschaft ablegen
Wir als FSR erzählen, was wir so gemacht und getan haben und diskutieren
darüber, was man hätte besser machen können. Falls du noch keine Ahnung
hast, wer wir sind oder was wir getan haben, komm' zur VV und lasse dich 
informieren. :)

* Wahl eine neuen FSRs
Der FSR ist die Studierenden-Vertretung und somit das Sprachrohr aller
Informatikstudierenden. Wir wollen ein Team aus unserer Mitte bestimmen,
welches unsere Interessen in Zukunft vertritt und die uns zur Verfügung
stehenden Gelder sinnvoll einsetzt. 
Dabei ist uns wichtig, dass möglichst viele unserer Studiengänge im FSR 
vertreten sind, d.h. Informatik Bachelor und Master, CIS, MCI, SSE,
Bioinformatik und IAS.

* Resolutionen
Die Fachschaft Informatik kann mit einer Resolution ihre Meinung zu
einem Thema öffentlich kund tun. Falls du eine Resolution vorschlagen
möchtest, schicke sie mindestens 48 Stunden vor der VV an mafia@.

Wenn Du noch einen Tagesordnungspunkt (TOP) für die VV hast, dann nenne
ihn uns einfach.

Mit sonnigen Grüßen,
[yourname]
FSR Informatik

[0] http://www.mafiasi.de/VV
[1] http://www.mafiasi.de/Gremien

Diese E-Mail solltest du an fs-inf@inf und evt. an mafia@inf schicken.

Gremienmail

Hier ein Vorschlag für eine E-Mail an die Gremienvertreter

Moin moin,

auch in diesem Semester findet wieder eine Vollversammlung statt. Hierzu
bist du herzlich eingeladen. Sie findet statt am

    FIXME, den FIXME
            um FIXME Uhr
            in FIXME

Wie auf dem Fachschafts-Wiki[1] ersichtlich, bist du schon das letzte
Semester aktiv in der Selbstverwaltung gewesen. Dafür möchte ich mich im
Namen des gesamten Fachschaftsrates herzlich bedanken. Wir würden uns
freuen, im nächsten Semester wieder auf deine Gremienarbeit setzen zu
dürfen. Solltest du dich jedoch dazu entschieden haben, nicht mehr aktiv
in Gremien tätig zu sein, würden wir dich bitten, anstelle deines Names
einfach ein N.N. [2] einzutragen.

Viele Grüße und bis zum FIXME

FSR Informatik


[1] <http://www.mafiasi.de/GremienMitgliederListe>
[2] <http://www.mafiasi.de/N.N.>

Emailadressen aller Gremienvertreter

Um eine handliche Liste der hier publizierten Emailadressen zu bekommen, kann man das folgende Kommando verwenden:

wget -qO - "http://www.informatik.uni-hamburg.de/Fachschaft/wiki/index.php/GremienMitgliederListe?action=raw" \
| perl -ne 'while (m/<(.*?)>/g) {print "$1\n"}' \
| sort | uniq | grep -v '^(.*?)$'

Mit Informatik und so am Ende sieht es dann so aus:

wget -qO - "http://www.informatik.uni-hamburg.de/Fachschaft/wiki/index.php/GremienMitgliederListe?action=raw" \
| perl -ne 'while (m/<(.*?)>/g) {print "$1\@informatik.uni-hamburg.de\n"}' \
| sort | uniq | grep -v '^(.*?)@informatik.uni-hamburg.de$'

Erinnerungsmail (1 Woche vorher)

Könnte so aussehen:

Hallo liebes Fachschaftsmitglied,

sicher hast du dich schon über all die seltsamen Plakate gewundert, die
zur Zeit überall am Ikum hängen.

Diese sollen dich an deine "oberste Bürgerpflicht" erinnern, am nächsten
Dienstag (#FIXME) um #FIXME Uhr an der Vollversammlung der Informatik im
Konrad-Zuse-Hörsaal (B-201) teilzunehmen.

Neben leckeren Keksen und heißem Kaffee gibts dort auch spannende
Themen, wie etwa:
- Bericht des letzten Semesters
- Wahl eines Fachschaftsrates
- Berichte aus den Gremien
- AG-Vorstellungen
- Besetzung der Gremien
- und vieles mehr!

Wir suchen auch noch engagierte Studenten, insbesondere für den
#FIXME und den #FIXME. Gehe am
besten bis zur VV mal in dich, ob du dir vorstellen könntest, das zu
übernehmen.

Mehr Infos, was eine VV überhaupt ist und soll, gibts wie immer im Wiki:
https://www.mafiasi.de/Vollversammlung

Wir freuen uns darauf, dich nächsten Dienstag zu sehen!

Sonnige Grüße,
#deinname
FSR Informatik

Erinnerungsmail (1 Tag vorher)

• was man halt so schreibt einen Tag vorher (FIXME)

Folien aktualisieren

HOWTO:VV-Folien

Finanzbericht erstellen

Die Finanzreferenten informieren auf jeder VV die Fachschaft über den Stand der Finanzen und die bisher durch den FSR getätigten Ausgaben der Fachschaftsgelder.

Dazu wird vor der VV vom AStA Finanzreferat eine Kontoübersicht des AStA-FSR Kontos angefordert und auf dessen Grundlage die Folien des Vorsemesters aktualisiert. Diese liegen (für gewöhnlich) im FSR-Verzeichnis in /informatik2/students/projects/fsr unter /VV/[vorsemester]/Folien.

Ebenso muss die Aufschlüsselung des Semesterbeitrags aktualisiert werden, um zu informieren, wieviel Geld jeder einzelne denn zu den FSR-Finanzen beisteuert. Diese Info gibts auf der Seite der Uni Hamburg.

Eine Übersicht über das ct ist ebenfalls ein nice to have im Finanzbericht.

Checkliste anlegen

Beispiel: SoSe2011VV

.............cut here...................

Checkliste für die Planung der Vollversammlung

TODO	Ausführende/r	Done?
Termin und Raum mit dem Studenbuero absprechen	N.N	Nein
Einladung an die Fachschaft schreiben	N.N	Nein
Einladung & Plakate rechtzeitig aushängen (Frist!)	N.N	Nein
Gremienmitglieder fragen ob sie weitermachen möchten und ob sie auf der VV Berichten können.	N.N	Nein
AG'en bitten auf der VV kurz etwas über sich zu sagen	N.N	Nein
Finanzbericht für die Folien vorbereiten	N.N	Nein
Folien aktualisieren	N.N	Nein
Erinnerungsmail an die Fachschaft schreiben	N.N	Nein
Die freien Gremien-Posten kompilieren und Nachfolger suchen (ggf. per Rundmail an alle)	N.N	Nein
Dozenten auf die VV hinweisen	N.N	Nein
Mit bürokratischem Foo den AStA ruhig halten	N.N	Nein
Einen zuverlässigen Protokollanten finden	N.N	Nein
Einen zuverlässigen Versammlungsleiter finden	N.N	Nein
Einkaufen	N.N	Nein
BullshitBingo organisieren	N.N	Nein