HOWTO:KunterBuntesSeminar

HOWTO: Wie veranstalte ich ein KunterBuntesSeminar

Dieses Howto soll euch helfen ein KunterBuntesSeminar zu gestalten. Es behandelt zwar das KunterBunteSeminar im Speziellen, vieles kann hoffentlich fuer andere seminaraehnliche Veranstaltungen uebernommen werden.

Organisation

Die Organisation eines KBS ist nicht schwer und es ist auch gar nicht soviel Arbeit wie es scheint, aber sie muss erledigt werden und bringt sicher mehr Spass, wenn man sie auf mehrere Schultern verteilt. Fangt am Besten am Ende des Semesters mit der Planung eines neuen KBS an. Toll waere es, wenn die Punkte Zeitpunkt und Raum so fruehzeitig abgeschlossen sind, dass mit Absprache mit dem Fachbereichsplaner (Studienbuero), der Termin fuer das KBS in das kommentierte Vorlesungsverzeichnis (KVV) eingetragen werden kann.

Gruendungstreffen

Das Gruendungstreffen sollte idealer Weise noch vor Beginn des neuen Semesters stattfinden. Da dies wegen Klausuren und Ferienzeit oft schwierig ist, kann auch ein Dudle für die erste Semesterwoche aufgesetzt werden. Folgende Themen sind auf dem Gründungstreffen zu besprechen:

• Zeitpunkt und Raum für das KBS für das kommende Semester festlegen
• Seminarthemen, die bereits feststehen (zum Beispiel auf der Themenvorschlagsseite für das neue Semester), sollten auf Termine aufgeteilt werden
• Ergebnisse des letzten Plenums durchgehen und darauf aufbauend Änderungen für das Semester diskutieren
• Folgende Todos sollten vergeben werden:
  • Raum buchen
  • Wikiseite für das neue Semester aufsetzt (es bietet sich auch an, bereits eine Vorschlagsseite für das nächste Semester einzurichten)
  • Mail schreiben, in der für Vortragende für das kommende Semester geworben wird
  • Kekse für das Semester kaufen/ bestellen (muss ggf. mehrfach im Semester gemacht werden)
  • Poster aufhängen (muss wöchentlich einen Tag nach dem KBS für die nächste Woche gemacht werden)
  • Ankündigungsmail für neuen Termin schreiben (muss wöchentlich einige Tage vor dem KBS gemacht werden)
  • Ankündigungsmail auf FB/ Twitter/ FB18/ FSR Blog veröffentlichen (wöchentlich)
  • Administration der Mailingliste
  • Filmaufnahmen (wöchentlich während des KBS, kann auch ein Verantworlicher sein, der jede Woche einen Freiwilligen findet)
  • Filmaufnahmen schneiden und ins Netz stellen (wöchentlich nach dem KBS)
  • Referentenerinnerer (sorgt dafür, dass die Referenten rechtzeitig ihr Abstract hochladen und im Nachhinein Materialien/ Folien usw.)

Seminarthemen

Seminarthemen sind das was ein KunterBuntesSeminar ausmacht. Ein Seminar kann auf vielfaeltige Weise funktionieren:

• Vortrag
• Workshop
• Diskussion
• LightningTalkSession
• denkt euch etwas aus

Ihr muesst nun Themen und Leute finden, die die Termine des KBS mit Leben fuellen. Als Inspiration gibt es die Themenseite auf der alte Seminare verlinkt sind und Themenwuensche zu lesen sind. Es ist vielleicht nicht geschickt Themen die schon oft dran waren zu wiederholen. Ziel sollte es sein, ein Seminar zu gestalten das fuer viele aufgrund der Themenvielfalt interessant ist. Wenn ihr Themen waehlt, habt ihr sicherlich auch eine Idee, wer etwas dazu erzaehlen koennte; diese Leute schreibt ihr an. Hilfreich kann auch ein Call For Participation sein. Das ist eine E-Mail an stud@inf und mafia@inf in der dazu aufgefordert wird Themen fuer das KunterBunteSeminar einzureichen. Wie ihr sicherlich aus eigener Erfahrung wisst, macht es nicht soviel Spass ein Seminar zum Thema X zu gestalten, wenn man nur eine Woche Zeit hat sich darauf vorzubereiten. Also schreibt die Referenten rechtzeitig an! Denkt daran, dass der letzte Seminartermin einem Plenum vorgehalten werden sollte.

Zeitpunkt

Um einen geeigneten Zeitpunkt zu finden, lohnt sich ein Besuch beim Fachbereichsplaner im Studienbuero. Den Planer erreicht ihr per E-Mail unter vsoosten@inf (cc:studienbuero@inf, cc:kbs@inf, reply-to:kbs@inf). Folgender Termin wuerde sich fuer ein KBS eignen:

• keine Veranstaltung laeuft parallel (Uebung, Vorlesung, Kolloquium)
• Termin schliesst an Veranstaltung am Informatikum mit vielen Teilnehmern direkt an
• Termin dauert 2 Stunden und ist abends (17:00h-19:00h, 18:00h-20:00h)
• an dem Termin ist ein toller Raum frei

Raum

Fuer das KBS empfiehlt sich ein Raum in dem ~30 Personen Platz finden und in dem ein Beamer sowie Soundanlage vorhanden sind. Am Informatikum sind das folgende Raeume

• C-221
• D-125
• weitere Raeume kennt der Planer

Der Fachbereichsplaner hat eine Uebersicht ueber die Raeume. Wie ihr Raeume reserviert steht in diesem Howto.

Plenum

Am Ende eines KunterBuntenSeminars, gibt es einen Termin auf dem sich Studierende treffen, um das vergangene KBS zu evaluieren und sich zu ueberlegen, wie das neue Semester aussehen kann. Lest euch die Wikiseite zu dem Plenum durch und ueberlegt euch, wie ihr die Vorgaben vom Plenum umsetzen wollt. Das koennen zum Beispiel Entscheidungen sein, dass darauf geachtet werden soll, dass das Seminar nicht wieder mit Veranstaltung X zeitlich kollidiert oder, dass mehr Themen aus den Bereichen foo und bar angeboten werden sollen. Die Plenumseite findet ihr bei den Terminen des vergangenen KBS. Es sollte ein Verantwortlicher gefunden werden, der die Seminarthemen auf der Themenseite verlinkt und behandelte Themenwuensche von der Liste der Vorschlaege entfernt.

Wikiseite erstellen

Um eine neue Wikiseite fuer das kommende KunterBunteSeminar zu erstellen geht ihr auf die Seite KunterBuntesSeminar und legt einen neuen Link zum kommenden Semester an. Dort fuellt ihr nun die Seite mit dem Inhalt der letzten Seite und aktualisiert die Daten. So haben wir das jedenfalls in der Vergangenheit gemacht. Dann vergisst man auch nicht die Kategorisierung und den Link oben auf das KunterBunteSeminar. Als naechstes verlinkt ihr die Seite KBS noch auf das aktuelle Semester mit #REDIRECT [[KunterBuntesSeminar-?S20??]].

Verpflegung (Cake in a Mug / Kekse)

Wenn ihr vorhabt wieder Cake in a Mug anzubieten, solltet ihr, über das Semester, für genügend Zutat sorgen. Die Zutaten werden im FSR-Schrank, der sich im Mafia-Raum befindet gelagert. (Offene Milch und mögl. Eier im Kühlschrank). Die Mengen sollten sich irgendwo bei min. 500g Mehr und Zucker, einer halben Packung Schokopulver, 10 Eiern, einem halben Liter Öl und Milch und einer Tüte Schokoraspeln liegen. Eier können variieren.

Lasse die Rechnung in die KBS Kasse (Tresor->Mafia-Raum) legen, und bitte jemanden mit Tresor Schlüssel (Finanzreferent vom FSR) dir das Geld zu geben. Siehe Finanzen

Cake in a Mug hat sich wegen dem hohen Materialaufwand und wegen der geringen Nachfrage als unpraktisch erwiesen. In den letzten Jahren wurden vom Geld, das dem KBS zur Verfügung steht, Kekse bestellt und diese auf den Tischen verteilt. Dieses Konzept ist sehr gut angekommen.

Finanzen

Das KBS wird mit 85 Euro pro Semester vom Fachbereich (HIForum, Ansprechpartner (Stand 2011): Herr Martinssen) gefördert. Das Geld ist für Werbungskosten, wie z.B. Cake in a Mug für die Gäste, gedacht. Der FSR verwaltet das Geld. Im Tresor befindet sich ein Portemonnaie mit einem Heft. Im Heft sind Ein- und Ausgänge zu vermerken, die allesamt mit beigelegten Rechnungen zu belegen sind. Um an das Geld heranzukommen einfach mit einem der Finanzreferenten des FSR in Kontakt treten.

KBS in der OE

Es hat sich bewährt, den ersten KBS-Termin im Wintersemester in die OE zu legen, um viele Ersties für das KBS zu gewinnen. Wer einmal während seiner OE beim KBS war, kommt eher wieder, als wenn man es nie live erlebt hat. Es bietet sich an, einen Lightningtalk während der OE zu veranstalten und dies auch als Werbung für die nächsten KBS-Termine zu nutzen. Das heißt Vortragende können einen Vorgeschmack auf ihr Vortragsthema geben, das während des Semester in einem Seminartermin vorgestellt wird. Natürlich sind auch alle anderen Beiträge willkommen. Unabhängig davon, wann das KBS im Semester stattfinden soll, muss der Termin in der OE mit der OE-Stundenplan-AG abgesprochen werden. Er sollte sich nicht mit anderen OE-Veranstaltungen überschneiden. Als Raum sollte in Absprache mit der OE-Stundenplan-AG ein großer Raum gewählt werden, da der Anstrum in der Regel recht groß ist. Gegebenenfalls können auch OEler dafür gewonnen worden, die Organisation für diesen Termin zu unterstützen.

Beteiligte Personen

Referent

Dem Referenten kann diese kurze Info als Hilfe an die Hand gegeben werden. Es ist wichtig, spätestens zwei Wochen vor dem Vortragstermin ein kurzes Abstract vom Referenten zu bekommen, damit dieses in der Mail und auf dem Poster veröffentlicht werden kann. Außerdem sollte der Referent vor seinem Vortrag Kekse aus dem Fach im Mafiaraum holen und mit zum Vortrag nehmen. Am Ende ist es nett, noch auf das nächste KBS-Thema hinzuweisen.

Host

Als Host wurde in den ersten Jahren des KBS eine Person bezeichnet, die dem Vortragenden alle organisatorischen Aufgaben abgenommen hat. Dazu gehörte unter Anderem das Schreiben von Ankündigungsmails, das Drucken und Aufhängen von Postern, das Aufschließen des Seminarraums und die Einleitung für den Vortrag am Termin selbst. Da sich in letzter Zeit kaum Personen bereit erklärt haben, diese Aufgabe zu übernehmen, wurde die Aufgabe des Hosts abgeschafft. Die Aufgaben wurden am Anfang des Semesters beim Gründungstreffen jeweils einer Person zugewiesen, die sich das ganze Semester darum kümmert.

Kameraverantwortliche

Der Verantwortliche für die Kamera sollte sich darum kümmern, die Kamera vor Beginn des Seminars auszuleihen/ abzuholen und die Technik aufzubauen und zu testen, bevor das Seminar losgeht. Plant ein bisschen Puffer ein, falls Fehler auftreten. Während des Vortrags sollte darauf geachtet werden, dass der Vortragende stets im Bild ist. Am Ende muss die Kamera zurückgegeben werden und die Daten an die verantwortliche Person für das Schneiden/ Hochladen übergeben werden.

Vor Beginn des Semesters (am besten direkt im Anschluss des HOWTO:KBS#Gruendungstreffen Gründungstreffens) sollte sich jemand um das Ausleihen einer Kamera beim eLearning-Büro kümmern. Derzeitige Ansprechpartnerin ist Frau Toni Gunner (toni.gunner@uni-h...) (Stand 08/2013).

Kamera Feedback 2013 (Q3HD):

Wir haben übrigens sehr gute Erfahrungen mit der Kamera gemacht. Das Bild ist gut, die beiden Stative, die ihr beigelegt habt sind super und i.d.R. funktioniert die Tonaufnahme auch problemlos.

Kleine Mängel gab es in Ausnahmefällen, so hängt die Kamera sich einfach auf, wenn die SD Karte voll ist. Es gibt leider keine vorherige Warnung, und ein Neustart funktioniert nur durch herausnehmen der Batterien.

Bei vielen Mobilgeräten in einem Raum gibt es hörbare GSM Störgeräusche in der Aufnahme. Deshalb nutzen wir - wenn möglich - ein externes Mikrophon. Leider muss dann die extern aufgenommene Tonspur im Nachhinein zum Bild synchronisiert werden, das ist mitunter sehr aufwändig.

Orga

Für einige Semester hat sich eine Gruppe von Studierenden gefunden, die sich für die Organisation während des Semesters verantwortlich gefühlt haben. Im Wesentlichen ist die Aufgabe der Orga, darauf zu achten, dass alle Personen, die Aufgaben übernommen haben, diese auch erledigen oder Ersatz zu finden, falls dies nicht der Fall ist. Bevor das KBS in einem Semester den Bach heruntergeht, sollte die Orga versuchen, Leute zu mobilisieren und dafür zu sorgen, dass das KBS weiter stattfinden kann. Außerdem sollte die Orga am Ende das Plenum und das Gründungstreffen für das nächste Semester veranstalten. Der Grund, warum eine Orga eingeführt wurde, ist die Beobachtung, dass sich eine große Gruppe von Leuten weniger verantwortlich fühlt als eine kleine Gruppe. Die Orga ist über die Liste kbs-orga@inf... zu erreichen. Gibt es keine Orga, verweist diese Liste auf kbs@inf...

Ankuendigungen

Mail

Eine Ankuendigung schreibt ihr eine Woche vor dem jeweiligen Seminartermin. Wie man das machen kann ist in den Aufgaben des Hosts (lange Fassung) beispielhaft zu sehen.

In den letzten Semestern ist diese Aufgabe von einer festgelegten Person für das ganze Semester übernommen worden. Es ist ausreichend die Mail an kbs-announce@inf... zu schreiben, da auf dieser Liste alle interessierten Personen so wie wichtige Verteiler stehen, die diese Mail erhalten sollten (auch stud@...).

Poster

Ein Poster wird jeweils eine Woche vorher für den nächsten Termin gedruckt. Unter Plakate gibt es eine svg Vorlage für die Poster. Ein fertiges Poster sollte ebenfalls auf dieser Seite hochgeladen werden. Das Poster kann im Operating auf A3 gedruckt werden. In den letzten Jahren wurde dafür der Account der OE verwendet. Als Stückzahl hat sich ca. 20 bewährt, wobei in den Computerräumen, in denen die Übungen für Softwareentwicklung stattfinden, ein Poster aufgehängt werden sollte. Außerdem an sämtlichen Pinnwänden auf den Gängen. Die Aufgabe des Druckens von Postern kann vom Host übernommen werden. Es hat sich in den letzten Jahren jedoch bewährt, diese Aufgabe an eine feste Person zu vergeben, die diese Aufgabe jede Woche übernimmt.

Mit diesem Befehl kann das A3 Plakat auf den User oe gedruckt werden:

cat Plakat.pdf | ssh kennung@rzssh1.informatik.uni-hamburg.de lpr -Prz_fa3 -o fitplot -o fit-to-page -U oe -# 20

Wikiseiten pflegen

Die Wikiseite zu einem Seminarthema sollte vom Referenten mit Inhalt gefüllt werden. Dazu gehört das Abstract vor dem Vortrag und das Hochladen von Materialien, Ergebnissen und Folien im Nachhinein.

Social Media

Das kurze Abstract bzw. eine Kopie der Ankündigungsmail wurde in den letzten Jahren auf Facebook, Twitter, im FB18 und im FSR Blog hochgeladen.

Mailinglisten

kbs@inf...

Diese Mailingliste ist eine Diskussionsliste. Es stehen alle Leute darauf, die daran interessiert sind über das KBS zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen und ggf. auch bei der Organisation zu unterstützen.

kbs-orga@inf...

Auf dieser Liste steht die Orga, eine kleine Gruppe von Personen, die sich für das Fortbestehen des KBS in einem Semester verantwortlich fühlt. Wenn es keine Orga gibt, verweist diese Liste auf kbs@inf...

kbs-announce@inf...

Auf dieser Liste können sich Personen eintragen, die nur an den Ankündigungsmails für das KBS interessiert sind. Dies gilt insbesondere für Personen, die nicht auf stud@inf... oder kbs@inf... stehen. Es können sich auch Externe auf dieser Liste eintragen. Außerdem stehen kbs@inf... und stud@inf... auf dieser Liste. Diese Liste ist nicht für Diskussionen gedacht. Es werden keine Mails freigeschaltet, außer es sind Ankündigungsmails für den nächsten KBS-Termine oder eine Suche nach Referenten.

The End

Cool, dass ihr das KBS veranstaltet habt und so der MaFiA eine tolle Veranstaltungsreihe geschenkt habt!