HOWTO:Vollversammlung

Kurzfassung

• Termin mit dem Planer absprechen
• Einladung an die Fachschaft schreiben
• Gremienmitglieder fragen ob sie weitermachen möchten
• Folien aktualisieren
  • Finanzbericht nicht vergessen
• Erinnerungsmail an die Fachschaft schreiben
• Rechtzeitig vor der VV die freien Gremien-Posten kompilieren und Nachfolger suchen (ggf. per Rundmail an alle)
• Dozenten auf die VV hinweisen
• Mit bürokratischem Foo den AStA ruhig halten
• Einen zuverlässigen Protokollanten finden
• Einen zuverlässigen Versammlungsleiter finden
• Checkliste im Wiki anlegen, damit nix vergessen wird

Verpflegung

Kaffee

• Kaffee, Filter, Zucker, Milch kaufen
• Becher, Löffel organisieren
• Kaffeemaschine!

Kekse

• Wir brauchen was zum Naschen
• Kaufen!

Einladungsmail

Die Einladung kann folgendermaßen aussehen

Moin moin,

wie jedes Semester wird es wieder eine Vollversammlung geben. Hierzu
bist du herzlich eingeladen! Wenn du zur Vollversammlung kommst, bist du
von der Anwesenheitspflicht in deiner Lehrveranstaltung befreit. Die
Vollversammlung findet statt am

    FIXME, den FIXME
            um FIXME Uhr
            in FIXME

und wir planen folgendes zu machen
    * Gremien besetzen
    * Rechenschaft ablegen
    * Wahl eines neuen FSRs
    * FIXME

Natürlich wird es wieder Kaffe und Kekse geben. Wir freuen uns, dich
dann morgen auf der Vollversammlung begrüßen zu dürfen!

Viele Grüße

FSR Informatik

Diese E-Mail solltest du an j20XY@inf und evt. an mafia@inf schicken.

Gremienmail

Hier ein Vorschlag für eine E-Mail an die Gremienvertreter

Moin moin,

auch in diesem Semester findet wieder eine Vollversammlung statt. Hierzu
bist du herzlich eingeladen. Sie findet statt am

    FIXME, den FIXME
            um FIXME Uhr
            in FIXME

Wie auf dem Fachschafts-Wiki[1] ersichtlich, bist du schon das letzte
Semester aktiv in der Selbstverwaltung gewesen. Dafür möchte ich mich im
Namen des gesamten Fachschaftsrates herzlich bedanken. Wir würden uns
freuen, im nächsten Semester wieder auf deine Gremienarbeit setzen zu
dürfen. Solltest du dich jedoch dazu entschieden haben, nicht mehr aktiv
in Gremien tätig zu sein, würden wir dich bitten, anstelle deines Names
einfach ein N.N. [2] einzutragen.

Viele Grüße und bis zum FIXME

FSR Informatik


[1] <http://www.mafiasi.de/GremienMitgliederListe>
[2] <http://www.mafiasi.de/N.N.>

Emailadressen aller Gremienvertreter

Um eine handliche Liste der hier publizierten Emailadressen zu bekommen, kann man das folgende Kommando verwenden:

wget -qO - "http://www.informatik.uni-hamburg.de/Fachschaft/wiki/index.php/GremienMitgliederListe?action=raw" \
| perl -ne 'while (m/<(.*?)>/g) {print "$1\n"}' \
| sort | uniq | grep -v '^(.*?)$'

Mit Informatik und so am Ende sieht es dann so aus:

wget -qO - "http://www.informatik.uni-hamburg.de/Fachschaft/wiki/index.php/GremienMitgliederListe?action=raw" \
| perl -ne 'while (m/<(.*?)>/g) {print "$1\@informatik.uni-hamburg.de\n"}' \
| sort | uniq | grep -v '^(.*?)@informatik.uni-hamburg.de$'

Erinnerungsmail

FIXME

Folien aktualisieren

FIXME

Checkliste anlegen

Beispiel: SoSe2011VV

.............cut here...................

Checkliste für die Planung der Vollversammlung

TODO	Ausführende/r	Done?
Termin und Raum mit dem Planer absprechen	N.N	Nein
Einladung an die Fachschaft schreiben	N.N	Nein
Einladung & Plakate rechtzeitig aushängen (Frist!)	N.N	Nein
Gremienmitglieder fragen ob sie weitermachen möchten	N.N	Nein
Finanzbericht für die Folien vorbereiten	N.N	Nein
Folien aktualisieren	N.N	Nein
Erinnerungsmail an die Fachschaft schreiben	N.N	Nein
Die freien Gremien-Posten kompilieren und Nachfolger suchen (ggf. per Rundmail an alle)	N.N	Nein
Dozenten auf die VV hinweisen	N.N	Nein
Mit bürokratischem Foo den AStA ruhig halten	N.N	Nein
Einen zuverlässigen Protokollanten finden	N.N	Nein
Einen zuverlässigen Versammlungsleiter finden	N.N	Nein
Einkaufen	N.N	Nein