HOWTO:Finanzreferent

Der Finanzreferent ist Mitglied des FSR und zuständig für die Finanzen der Fachschaft. Er wird vom FSR zu Beginn des Semesters gewählt.

Aufgaben

• Verwaltung von Fachschaftskasse und -konto
• Führung und Kontrolle des Kassenbuches
• Begleichen von Rechnungen (beispielsweise Getränkerechnungen aus der C.t.-Nicht-AG)
• Einzahlen von Geld aus der Kasse auf das Konto
• Einreichen von Rechnungen beim ASTA

Tresor

Der Tresor befindet sich im Mafiaraum und beinhaltet die Fachschaftskasse. Zugriff auf den Tresor haben nur der Finanzreferent und sein Stellvertreter, der Code sollte zu Beginn einer Amtszeit geändert werden.

Es gibt einen Einwurfschlitz, durch den jeder Geld aus der ct-Kasse einwerfen kann. Da das Geld damit offiziell der Fachschaft übertragen wird, muss dazu jedes Mal ein Eintrag im Kassenbuch als "c.t. ein" mit der Höhe des eingeworfenen Betrags gemacht werden.

ct-Kasse

Die Kasse im ct ist eine Kasse des Vertrauens. Das bedeutet, sie steht offen und jeder der sich Getränke oder Essen nimmt, legt dafür das Geld hinein.

Damit kein Anreiz zum Diebstahl besteht, sollte der Betrag in der Kasse klein gehalten und regelmäßig Geld in die Fachschafts-Kasse übertragen werden. Das selbe gilt für den Briefkasten vor dem Mafiaraum, in den die Geldscheine aus der ct-Kasse geworfen werden.

Abschöpfungen aus der ct-Kasse müssen im Kassenbuch als "c.t. ein" vermerkt werden.

Beispieleintrag im Kassenbuch:

Datum	Posten	Einnahmen ct	Ausgaben ct	Bargeld	FSRKonto
19.01.2011	Stand	-	-	370€	420€
20.01.2011	c.t. ein	20 €	-	390€	420€

Kassenbuch

Das Kassenbuch gibt Auskunft über den aktuellen Stand der Finanzen sowie die Einnahmen und Ausgaben der Fachschaft während des Semesters. Es befindet sich im Mafia-Raum in einem grünen Ordner. In den Einträgen wird insbesondere zwischen ct-bezogenen und sonstigen Buchungen unterschieden, um nachvollziehen zu können, ob das ct sich finanziell trägt und wieviel Geld dort in etwa durchläuft. Alle finanziellen Transaktionen der Fachschaft müssen im Kassenbuch vermerkt werden, insbesondere wenn sie den Stand der Kasse oder des FSR-Kontos verändern. Ebenso müssen dort alle Quittungen und Rechnungen abgeheftet werden.

Der Finanzreferent sollte regelmäßig abgleichen, ob der Stand des Buches mit der Realität übereinstimmt. Der Kontostand sollte öfter überprüft werden, um fehlende Einträge oder Überweisungen zu bemerken, und einmal pro Semester sollte eine Kassenzählung stattfinden.

Rechnungen begleichen

• Geld für kleine Rechnungen aus der ct-Nicht-AG (zum Beispiel Einkauf von Süßigkeiten) kann von der einkaufenden Person selbst aus der ct-Kasse entnommen werden. Die Quittung wird dann mit "bezahlt" versehen und im Kassenbuch abgelegt. Da das Geld nicht aus der Fachschaftskasse kommt, sondern direkt aus der ct-Kasse, muss auch kein Eintrag im Kassenbuch gemacht werden.
• Ist in der ct-Kasse nicht genug Geld, um ct-Einkäufe zu bezahlen, wird gegen Vorlage der Einkaufsquittung das Geld aus der Fachschaftskasse ausgezahlt. Die Quittung wird dann ebenfalls mit Vermerk "bezahlt" im Kassenbuch abgelegt.

Es muss ein Eintrag ins Kassenbuch als "c.t. aus" gemacht werden.

Beispieleintrag im Kassenbuch:

Datum	Posten	Einnahmen ct	Ausgaben ct	Bargeld	FSRKonto
19.01.2011	Stand	-	-	370€	420€
20.01.2011	c.t. aus	-	14,40 €	355,60€	420€

• Überweisungen, z.B. an den Getränkelieferanten oder die GEPA (Schokolade), werden vom Fachschaftskonto aus getätigt, sobald die Rechnung da ist. Diese wird dann ebenfalls als "bezahlt" markiert und im Kassenbuch abgelegt. Der Eintrag im Kassenbuch sollte für leichtere Zuordnung das Rechnungsdatum enthalten.

Beispieleintrag im Kassenbuch:

Datum	Datum Rechnung	Posten	Einnahmen ct	Ausgaben ct	Bargeld	FSRKonto
19.01.2011		Stand	-	-	370€	420€
20.01.2011	15.01.2011	Getränke	-	125 €	370€	295€

Geld aufs Konto einzahlen

Da die ct-Kasse regelmäßig Bargeld produziert, viele Rechnungen aber per Überweisung bezahlt werden müssen, muss der Finanzreferent regelmäßig Geld auf das Konto übertragen. Leider hat die GLS-Bank, bei der unser Fachschaftskonto liegt, keine Möglichkeit der direkten Bareinzahlung in Hamburg. Das Geld muss also zuerst auf ein (privates) Konto eingezahlt und dann von dort aufs GLS-Konto überwiesen werden.

Beispieleintrag im Kassenbuch:

Datum	Posten	Einnahmen sonst.	Ausgaben sonst.	Bargeld	FSRKonto
19.01.2011	Stand	-	-	390€	450€
20.01.2011	Einzahlung	40€	40€	350€	490€

Da man bei den meisten Banken nur Geldscheine kostenlos einzahlen kann, sollte man das Münzgeld bei der Landeszentralbank [1] kostenlos in Scheine umgewandelt werden.

Willy-Brandt-Straße 73, 20459 Hamburg Öffnungszeiten: Mo.-Fr. 8:30 - 14:00 Uhr

bei den meisten banken kann man sehr wohl kostenfrei münzen auf das eigenen konto einzahlen. es muss dafür in der regel gerollt sein. einige banken bieten aber auch automaten an, in die man das geld lose einwerfen kann.

Rechnungen beim ASTA einreichen

Wir haben die Möglichkeit für verschiedene Dinge Geld vom ASTA zu beantragen. Dort hat jeder FSR ein jährliches Budget (Informatik: 2000€ - Stand: WS10/11), das er für seine Fachschaftsarbeit nutzen kann. Dies kann zum Beispiel für Kaffee während FSR-Sitzungen, die Organisation von Parties oder ähnlichem genutzt werden.

• Alle beim ASTA eingereichten Rechnungen müssen Originale sein, Kopien sind nicht erlaubt.
• Rechnungen bis 100€ müssen nicht im Vorhinein beantragt werden.
• Beträge über 100€ müssen beim ASTA im Voraus beantragt werden. Es müssen für die Ausgaben 3 verschiedene Angebote vorgelegt werden.

Der aktuelle Stand des ASTA Budgets ist im Kassenbuch mitzuführen.