Bearbeiten von „HOWTO:Email“

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<b>Achtung:</b>
Hier entsteht gerade das monstermässig geile Email-Howto. In anderen Worten: Diese Seite ist noch nicht fertig.<br/>
Wer helfen will, kann das natürlich gerne tun. Verantwortlich fühlen sich derzeit 4bewersd und 7giese
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Emails sind heutzutage eine enorm wichtige Form der
Kommunikation. Nicht jeder der mit dem Studium beginnt ist aber ein
Profi was diese Form der Kommunikation angeht. Insbesondere FSR-, OE-,
oder andere Gremien-/AG-Mitglieder koennen sich da schnell mal mit den
hunderten Emails ueberfordert fuehlen die sie ploetzlich
bekommen. Diese Seite stellt eine Sammlung von "Best Practices" im
Umgang mit dem Medium Email dar - und sollte sich hoffentlich auch
fuer erfahrenere Emailnutzer zur Lektuere lohnen.

= Wofuer E-Mail? =
E-Mail ist ein gutes Kommunikationsmedium. Es gibt Szenarien in denen es sinnvoll ist E-Mails zu schreiben und andere in denen andere Kommunikationsmedien bevorzugt werden sollten.

Andere Kommunikationsmedien sind Telefon, Jabber, direktes Gespräch, Brief. Man sollte vor einer Kommunikation das Medium gezielt waehlen.
== Eigenschaften verschiedener Kommunikationswege im Vergleich ==

 | Anforderung/Medium | Antwortgeschwindigkeit | Persistenz | an viele           | offiziell | Fehldeutungsgefahr |
 |--------------------+------------------------+------------+--------------------+-----------+--------------------|
 | E-Mail             | schlecht               | gut        | gut                | mittel    | hoch               |
 | IM (Jabber, IRC)   | gut, wenn online       | gut        | gut (MUC)          | schlecht  | mittel             |
 | Telefon            | gut                    | schlecht   | schlecht           | schlecht  | gering             |
 | Brief              | schlecht               | gut        | schlecht           | gut       | mittel             |
 | Gespraech          | gut, wenn anwesend     | schlecht   | gut, wenn anwesend | mittel    | am niedrigsten     |
 |--------------------+------------------------+------------+--------------------+-----------+--------------------|

= E-Mail einrichten =
Hier beschreiben wir, wie man E-Mail einrichtet. Untenstehend sind Protokolle beschrieben, die verwendet werden. Ausserdem wird beschrieben, wie man seinen E-Mail-Client einrichtet. Es ist zu empfehlen fuer Mailinglisten eigene Ordner einzurichten. Wenn du hier an der Uni studierst bist du mindestens in der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Wenn du in der Fachschaft aktiv bist sicherlich auch auf der Mailingliste mafia@informatik.uni-hamburg.de. Weiter unten wird beschrieben wie du E-Mails automatisch filtern kannst. Ebenso wird auf Mailinglisten eingegangen.

== Protokolle ==
=== IMAP ===
Das Rechenzentrum des Informatikum bietet das '''Internet Message Access Protrocol''' ([http://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol IMAP]) zum Abrufen von E-Mails an. IMAPS (IMAP mit SSL) laeuft auf '''Port 993'''. Die E-Mails werden in der Regel auf dem Server belassen, sodass man mit verschiedenen E-Mail-Clients auf die Nachrichten zugreifen kann. Ist eine Nachricht in einem Client als gelesen markiert, so wird sie das auch fuer die weiteren Clients sein. Der Speicherplatz auf dem Server des Informatikums sollte gross genug sein um alle E-Mails auf dem Server zu belassen.

=== SMTP ===
Das Rechenzentrum des Informatikum bietet das '''Simple Mail Transfer Protocol''' ([http://de.wikipedia.org/wiki/Simple_Mail_Transfer_Protocol SMTP]) zum Versenden von E-Mails an. SMTP laeuft auf '''Port 25'''. Innerhalb des Informatikums ist es nur moeglich einen SMTP-Server der Uni zu verwenden. Hat man einen eigenen SMTP-Server muss man dafuer einen Tunnel verwenden.

== lokaler Client ==

Als lokalen Client bezeichnen wir Programme, die auf deinem Rechner E-Mails empfangen und senden koennen. Dazu gehoeren grafikbasierte Programme wie Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail App, ... und auch textbasierte Programme wie mutt, alpine, ...
Im Internet gibt es zahlreiche Anleitungen, daher beschraenken wir uns hier darauf die Daten zu nennen die wichtig zur Einrichtung deines E-Mail-Clients sind:

=== IMAPS (E-Mails empfangen) ===
* '''Servername:''' mailhost.informatik.uni-hamburg.de
* '''Port:''' 993
* '''Connection Security:''' STARTTLS
* '''Authentication Method:''' Normal Password
* '''Username:''' <5erioes>

=== SMTP (E-Mails versenden) ===
* '''Servername:''' mailhost.informatik.uni-hamburg.de
* '''Port:''' 25
* '''Connection Security:''' STARTTLS
* '''Authentication Method:''' Normal Password
* '''Username:''' <5erioes>

== Webclient ==
Wenn man mal in die Verlegenheit kommt keinen eigenen Rechner griffbereit zu haben kann man auf den Webmail-Client des Informatikums zurueckgreifen. Wenn man einen eigenen Rechner zur Verfügung hat, ist diese Variante klar im Nachteil!

Der Webmail-Client ist unter folgender Adresse zu erreichen:
* https://webmail.informatik.uni-hamburg.de/horde/imp/

= Filtern = 
Das mächtigste Werkzeug im Kampf gegen die stetige Email-Flut sind die Filter. Ein Filter ist in der Lage regelbasiert Dinge mit Emails zu tun.
Alle Arbeit die ein Filter erledigt muss nicht mehr manuell gemacht werden, das macht sie so toll. Besonders bekannt sind die sogennanten "Spamfilter" die ganz klar unerwünschte Nachrichten direkt aus dem Blick des Benutzers entfernen und so wertvolle Arbeits- (Oder Frei-) Zeit einspaaren. 
Darüber hinaus können geschickt angelegte Filter Emails Thematisch und/oder nach Wichtigkeit sortieren. Wenn man mehr Emails bekommt als man bearbeiten kann, muss man Prioritäten setzen. Die Filter nehmen gewissermaßen eine [[http://de.wikipedia.org/wiki/Triage Triage]] der eingehenden Nachrichten vor, sodass man sich voll auf die "Behandlung" konzentrieren kann.

== Serverseitig ==
Serverseitige Filterung ist in der Regel die Filterung die man verwenden moechte. Serverseitige Filterung bietet:

* Filterung auf dem Server, man muss nicht in jedem Client den man verwendet filtern
* man kann ganz einfach einen weiteren Client mit IMAP einrichten und hat automatisch alle Ordner und die Nachrichten werden in die Ordner gefiltert

FIXME: hier beschrieben wir wie man auf dem Server mit Sieve Filterregeln setzt.

== Clientseitig ==
* Sinnvoll wenn:
** Man nur einen Rechner benutzt (Und das in Zukunft auch nicht ändern will)
** Eingehende Nachrichten von vielen verschiedenen Accounts mit dem selben Regelsatz behandelt werden sollen.
** Man mehrere Emailserver hat, aber nur eine Filterliste pflegen will

== Hybridlösung ==
Beide Verfahren kann man natürlich kombinieren. 
Für den Standardnutzer wird das aber alles viel komplizierter machen - ohne große Vorteile.

== Spamfilter ==
Das Informatikum hat einen recht guten Spamfilter, der E-Mails als '''***SPAM***''' im Betreff markiert. Durch den Betreff kann man diese E-Mails gleich mit einer Filterregel (siehe oben) wegsortieren. Sollte dann noch Spam reinkommen, kann man diesen mit heuristischen Spamfiltern im Client wegsortieren.

=== Heuristische Spamfilter (im Client) ===
Die meisten Emailclients bieten heutzutage eigene Spamfilterlösungen an, die in der Regel auf einer Heuristik basieren.
Ein mal angeschaltet kann der Benutzer Emails die er bekommt als "Spam" oder "Ham"(bzw. nicht Spam) kennzeichnen. 
Der Spamfilter versucht aus diesen Daten Regeln abzuleiten nach denen eine Nachricht erwünscht, oder eben nicht erwünscht ist.
Nicht erwünschte Nachrichten kommen dann in einen extra-Ordner. 

Dieses Verfahren kann mit genügend Trainingsdaten erstaunlich zuverlässig werden. Dennoch ist '''vorsicht''' geboten, denn es gibt keine 100% Garantie dass die Automatische zuordnung korrekt ist. Daher muss man seinen Spam-Ordner wenn man auf Nummer sicher gehen will regelmäßig auf fälschlich als Spam gekennzeichnete Nachrichen hin untersuchen.
Es ist zum Teil überraschend wie ein solcher Spamfilter tatsächlich auch unerwünschte Nachrichten (Kettenbriefe etc.) von Leuten erkennt die einem regelmäßig auch wichtige Informationen zukommen lassen. Leider muss man einige davon trotzdem lesen - und die Zuordnung als Spam ist in diesem Fall hinderlich.

Insbesondere in der Trainigsphase (die Dauer hängt von der Emailmenge, der Email-Art, und dem Klassifikationseifer des Nutzers ab, aber 1 Monat ist ein guter Faustwert)
darf man sich nicht auf seinen Spamfilter verlassen. Das Training lohnt sich jedoch auf jeden Fall (90% aller über das Internet versendeten Emails sind Spam!).

Es existieren Teilweise auch (vortrainierte) Heuristiken zum erkennen von Phishing, Scamming und anderen Social-Engeneering-Attacken. Ein weiterer Vorteil insbesondere für unerfahrene Benutzer einen richtigen Email-Client zu benutzen.

= Verschluesseln und Signieren =
Als der Standard für das versenden von Emails über das Netzwerk entstanden ist, hat sich noch niemand so richtig über Sicherheit Gedanken gemacht, denn das Medium war neu und noch nicht weit verbreitet. Die "Bewohner" des Internets kannten sich quasi mit Namen und konnten einander mehr oder weniger vertrauen. 
Grundsätzlich gilt für Emails also "schreibe nichts in eine Email, was du nicht auch auf eine Postkarte schreiben würdest". Heutzutage ist zwar oft die smtp-verbindung zwischen dem Sender und seinem Email-Provider verschlüsselt, aber die Nachricht selbst kann dannach immer noch abgefangen werden - oder vom Provider selbst Eingesehen werden. Dies geschieht zum Teil ganz offiziell um z.B. provider-seitige Spamfilter zu realisieren oder personalisierte-werbung zu generieren (Jede Medaille hat zwei Seiten).

Gefahren gegen die man beim Versenden von Emails grundsätzlich nicht geschützt ist:
* Ein dritter liest die Email
* Ein dritter verändert die Email
* Ein dritter sendet eine eigene Email und gibt sie als fremde Nachricht aus

Aber: Wir leben in modernen Zeiten, und diese Risiken lassen sich weitestgehend ausschalten, wenn man die richtige Technik benutzt.
Dafür brauchen wir keinen überteuerten E-Post-Brief<ref> Der E-Post-Brief ''kann'' übrigens im Gegensatz zur Email keine echte Ende-zu-Ende Verschlüsselung bieten, da die Post ihn auch ausdrucken und normal zustellen können muss</ref>, die Techniken dazu existieren offen und frei für jeden schon seit längerem.
Da es aber ohne komerzielles Interesse auch keine teuren Werbekampagnen dafür gibt, weiß das nur kaum jemand in der Welt. Das versuchen wir hiermit zu ändern.

== Signieren was ist das? ==
Das Signieren ist eine Art "digitale Unterschrift". Diese kann sogar mehr als ihr äquivalent auf Papier. Wir behandeln hier nicht die Details, aber eine 
richtige Signatur kann nicht nur beweisen dass die Unterschrift dem Absender gehört, sondern ebenfalls dass der Inhalt der Email zur Unterschrift gehört - 
und dass niemand den Inhalt nachträglich verändert hat. Wird das Verfahren korrekt ausgeführt, lassen sich ge-/verfälschte Emails sogar leichter erkennen als 
gefälschte Briefe.
== Verschlüsseln was meint ihr damit?==
Eine korrekt verschlüsselte Nachricht kann nur vom intendierten Empfänger gelesen werden. Damit meinen wir an dieser Stelle nicht eine Verschlüsselungen der Verbindung zwischen einzelnen Hosts bei der Übertragung der Email, die mal auftritt - und mal nicht (z.B. zwischen Sender und seinem Email-Provider). Wir reden von einer sog. Ende-zu-Ende Verschlüsselung, bei der wirklich nur der Empfänger - ganz am ende der Weiterleitungskette - die Nachricht entziffern kann.
Das ist logischerweise etwas komplizierter als das signieren, da es nicht nur Handlungen auf Seite des Senders, sondern auch auf der des Empfängers erfordert.

== GPG ==
Der [http://de.wikipedia.org/wiki/GNU_Privacy_Guard GNU Privacy Guard] (GNUPG, kurz: GPG) ist eine freie Implementation von [http://de.wikipedia.org/wiki/Pretty_Good_Privacy Pretty Good Privacy] (PGP). Es handelt sich hierbei um eine Software mit der man Dateien Ver- und Entschluesseln bzw. Signieren kann. Insbesondere wird GPG verwendet um E-Mails zu verschluesseln und signieren. Das Thema wird in den letzten Jahren einfach verstaendlich vom [[KunterBuntesSeminar | KunterBuntenSeminar]] in der [[KunterBuntesSeminar-WS10/CryptoCampagne | Cryptocampagne]]  aufgearbeitet. Mit Hilfe der Folien solltest du in der Lage sein zu verstehen warum wir E-Mails signieren und verschluesseln. Unter den [[KunterBuntesSeminar-WS10/CryptoCampagne#Ressourcen | Ressourcen]] ist verlinkt wie man GPG installiert und mit gaengigen E-Mail-Clients verwendet.

= Netiquette =
Auch die Kommunikation über das Internet setzt eine gewisse Etikette vorraus. Als Kombination aus den englischen Begriffen "Net" und "etiquette" hat sich der Begriff "Netiquette"<ref> [[http://de.wikipedia.org/wiki/Netiquette Netiquette bei Wikipedia]]</ref> eingebürgert). Eine Organisation die sich mit Standards für das Internet beschäftigt (und unter anderem auch die standards für smtp, imap, pop veröffentlicht hat) hat ebenfalls ein Dokument veröffentlicht dass sich mit der Netiquette beschäftigt<ref> [[http://tools.ietf.org/html/rfc1855 RFC1855 Netiquette Guidelines]]</ref>. Viele Punkte in diesem HOWTO wurden daraus übernommen.

=== Formatierung des Textes ===
==== Klartext ====
* Verwende Klartext und keine HTML-Formatierung. Einige Empfaenger von E-Mails koennen HTML-formatierte E-Mails nicht lesen

==== Textformatierung ====
* Sende wenn mögliche unicode-codierte Nachrichten, um falsche Darstellung beim Empfänger zu vermeiden. "unicode fits most of all cases"

==== Rechtschreibung ====
* Beachte, soweit sinnvoll, die landesübliche Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Dies hilft dem Leser beim effizienterem Lesen deiner Nachricht und hat große Auswirkungen auf den "Ton" des Textes.
* Jeder ernstzunehmende Texteditor besitzt eine Rechtschreibkorrektur, nutze diese!
* Zeichensetzung (z.b. Kommata) helfen, besonders im Deutschen, Mehrdeutungen zu verhindern, strukturieren den Text und helfen beim Verständnis der Nachricht.
* Viele Sprachen nutzen Umlaute (z.b. Deutsch). Es ist verständlich, dass du ein englisches keyboard-layout nutzt, trotzdem gibt es Tastenkombinationen um die korrekten Umlaute zu nutzen. Umlaute wegzulassen, oder durch andere Buchstaben zu ersetzen, schafft Mehrdeutigkeiten und erschwert computergestützte Suchen.

==== ALLCAPS ====
* Schreibe keine GROSSGESCHRIEBENEN Wörter (ALLCAPS), das gilt als äußerst unfreundlich.    
==== Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom ====
* Unterlasse es auch sonst unnötig Aufmerksamkeit zu erregen (Wichtig!!!, W I C H T I G, etc.)
* Man kann die Wichtigkeit einer Email als Headerinformation setzten, sollte dies aber nur in Ausnahmefällen tun.

==== Character Spamming ====
* In dem Zusammenhang, auch kein Character Spamming (???, !!!1oneeleven, helloooooo?)
==== Textauszeichnung ====
* Textauszeichnung wie *fett*, _unterstrichen_, /kursiv/ sollte vermieden werden oder zumindest sparsam und sinnvoll eingesetzt werden.

==== Korrekte Grammatik und Rechtschreibung ====
* Bitte achte auf Grammatik und Rechtschreibung. Das erleichtert dem Empfaenger das Verstaendnis deines Textes. Eine Auto-Korrektur ist sinnvoll und geht sogar bei Web-Clients
==== [http://de.wikipedia.org/wiki/Plenk Plenking]====
* Satzzeichen (.,!?) gehoeren direkt an das Wort vor dem Satzzeichen. Das Leerzeichen trennt das Satzzeichen vom Folgewort.
    Hier kommt der Text. Ich denke
    , ich plenke ! Du denkst , du plenkst
     !
* Plenken kann zu unschönen Zeilenumbrüchen führen. 
* Im Asiatischen Kulturraum ist plenken übrigens nicht geächtet.

==== Struktur ==== 
* Strukturiere deine E-Mail mit Absätzen und schaffe so eine logische Struktur. Das verbessert das Verstaendnis und die Lesbarkeit des Textes.
* Benutze [0]artige Referenzen (z.B. auf Links) um den Text nicht zu zerreissen
* Eine Signatur am Ende der E-Mail ist in Ordnung, diese sollte allerdings nicht mehr als 3-5 Zeilen lang sein
 Hallo Foo[0],
 dies ist mein erster Absatz[1] mit einer Einleitung worum es mir geht.
 
 Dies ist mein zweiter, mit einer Aufzählung:
 * Erstens 
 ** Unterpunkt
 * Zweitens
 
 Gruß, N.N[2]
 
 [0]http://de.wikipedia.org/wiki/Foo#Foo_im_IT-Umfeld
 [1]Absätze sind meist länger als eine Zeile
 [2]https://mafiasi.de/N.N
 
 --
 Signaturen sind oft viel zu lang, und überflüssig!

=== Headerinformationen ===
Überprüfe die Empfänger und den Betreff vor dem Senden ein zweites mal.
==== FROM:  ====
* Wähle die richtige Emailaddresse zum versenden (geile-schnecke@hotmail vs. 5erioes@inf).
==== TO: ====
* Fuer die Empfaenger die auf die E-Mail reagieren sollen
====  BCC: ====
* Um Empfänger vor den anderen zu verbergen verwende den BCC-Header (http://www.blindkopie.de/)
==== CC: ====
* Verwende den CC-Header fuer den Empfaenger zur Kenntnisnahme
==== Sinnvoller Betreff ====
* Waehle einen sinnvollen Betreff, der das Anliegen deiner E-Mail kurz und buendig zusammenfasst, damit jeder Leser schnell weiss was dein Anliegen ist.
* Betreff ändern wenn das Thema des "Threads" sich ändert
* Neues Thema (was: altes Thema), nächster Sender entfernt den Teil in Klammern

==== Flags==== 
*  Markiere extra-lange Emails mit "long" im Betreff. So weiß der Empfänger dass die Bearbeitung deiner Mail eventuell länger dauert und kann diese zeitlich besser einplanen.

=== Soziales ===
==== Grußformel und Verabschiedung verwenden ====
* Zu einer E-Mail gehoert wie zu jeder anderen Kommunikation eine Grussformel und Verabschiedung. 
* Bei fortlaufendem Gespraech (Thread) koennen diese ''unter Umständen'' wegfallen
==== [http://de.wikipedia.org/wiki/Flame Flame] nicht==== 
* D.h. sende keine (negativ) emotionalen Emails
* Emails sind sehr schlechte Überträger von Emotionen, sie kommen fast immer anders an als sie gemeint sind.
* Wenn dich eine Email aufregt, warte wenn möglich 24 Stunden bevor du darauf antwortest. Möglicherweise willst du dann garnicht mehr antworten. 
* "Sei liberal in dem was du Empfängst, sei konservativ in dem was du sendest" ([[http://tools.ietf.org/html/rfc1855 RFC1855]])

====Trolling====
* Sei kein Troll. Trolle provozieren (bewusst) flaming. <ref> [[http://de.wikipedia.org/wiki/Troll_%28Netzkultur%29 Troll auf Wikipedia]] </ref>
* "Don't feed the Troll" - d.h. spiele einem Troll nicht in die Hände, indem du auf ihn eingehst.

=== Antworten auf E-Mails ===
==== Zitierstil ====
* Verwende Inline-Quoting um andere zu zitieren
** Hier kannst du an Beispielen nachvollziehen warum Inline-Quoting ein guter [http://einklich.net/usenet/zitier.htm Zitierstil] ist.
* Bitte verwende im Normalfall kein [http://de.wikipedia.org/wiki/TOFU TOFU]

==== Threads (Diskussionsfaeden) ====
* Breche nicht aus [[http://de.wikipedia.org/wiki/Thread_%28Internet%29 E-Mail-Threads]] aus
** Wenn eine Diskussion in einem Thread erfolgt solltest du weiter in dem Thread antworten und nicht einen neuen Thread eroeffnen
* Missbrauche keine Threads
** Schreibe eine neue E-Mail, wenn sie ein anderes Thema behandelt als der Thread. Antworte nicht auf den Thread.

=== Weiterleiten von E-Mails ===
* Leite keine Email weiter ohne dass du dir sicher bist, dass der Urheber dies möchte
* Leite keine Kettenbriefe weiter
** Schlimme Dinge werden passieren.
* Schreibe vor den Text der weitergeleiteten E-Mail eine kurze Erläuterung oder Zusammenfassung, ggf. warum diese E-Mail fuer den Empfaenger von Interesse ist

=== Anhänge ===
* Versende keine größeren Anhänge
** Dies betrifft z.B. Bilder, PDF, Videos?!? etc. Lade sie stattdessen an einem sinnvollen Ort hoch, und 
verschicke nur den Link. Die Empfänger haben möglicherweise begrenzten Speicherplatz und/oder nutzen ein Mobiltelefon 
zum Abruf der Emails. Manche zahlen sogar für die Menge der übertragenen Daten.
* Benutze keine proprietären (closed source) Dateiformate
** Wenn man etwas anderen zugänglich machen möchte, sollte man dafür sorgen dass auch jeder die Möglichkeit hat damit umzugehen.
* E-Mails sollten nicht ausschliesslich aus einem Anhang bestehen

=== Allgemeines ===
* Email vor dem Senden nochmal lesen

= Mailinglisten =
Eine Mailingliste ist eine Liste die sich einem bestimmten Thema widmet. Auf Mailinglisten wird informiert und diskutiert. Auf einer Mailingliste kann man sich anmelden um an den Diskussionen zu dem Thema teilzunehmen oder zu dem Thema andere Teilnehmer zu informieren/von anderen Teilnehmern informiert zu werden. Ebenso einfach kann man sich auch wieder von einer Mailingliste abmelden. Am Informatikum gibt zahlreiche Mailinglisten an denen man teilnehmen kann. Automatisch ist man Mitglied der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Einen Ueberblick ueber die Mailinglisten bekommt man auf dieser [https://mailhost.informatik.uni-hamburg.de/mailman/listinfo Seite].

FIXME: Hierzu moechten wir noch etwas schreiben.

= Referenzen =
<references/>