HOWTO:Email

Emails sind heutzutage eine enorm wichtige Form der Kommunikation. Nicht jeder der mit dem Studium beginnt ist aber ein Profi was diese Form der Kommunikation angeht. Insbesondere FSR-, OE-, oder andere Gremien-/AG-Mitglieder können sich da schnell mal mit den hunderten Emails überfordert fühlen die sie plötzlich bekommen. Diese Seite stellt eine Sammlung von "Best Practices" im Umgang mit dem Medium Email dar - und sollte sich hoffentlich auch für erfahrenere Emailnutzer zur Lektüre lohnen.

Wofür E-Mail?

E-Mail ist ein gutes Kommunikationsmedium. Es gibt Szenarien in denen es sinnvoll ist E-Mails zu schreiben und andere in denen andere Kommunikationsmedien bevorzugt werden sollten.

Andere Kommunikationsmedien sind Telefon, Instant Messenger, direktes Gespräch, Brief. Man sollte vor einer Kommunikation das Medium gezielt wählen.

Eigenschaften verschiedener Kommunikationswege im Vergleich

Anforderung/Medium	Antwortgeschwindigkeit	Persistenz	an viele	offiziell	Fehldeutungsgefahr
E-Mail	schlecht-mittel	gut	gut	mittel-hoch	mittel
IM (Jabber, Telegram, Signal)	gut, wenn online	gut	gut	schlecht	mittel
Telefon	gut aber störend für einige	schlecht	schlecht	schlecht	gering
Brief	schlecht	gut	schlecht	gut	mittel
Gespräch	gut, wenn anwesend	schlecht	gut, wenn anwesend	mittel	gering

Warum die Uni-Mail-Adresse benutzen?

Mit dem Beginn des Studiums an der Universität Hamburg erhält man zwei E-Mail-Adressen. Die Adresse, die verwendet werden sollte, hat die Form vorname.nachname@studium.uni-hamburg.de. Die zweite Adresse hat die Form bxx1234@studium.uni-hamburg.de, wobei der Teil vor dem @ die Benutzerkennung (b-Kennung) an der Uni ist. Diese zweite Adresse sollte aber nicht zum Versenden von Mails genutzt werden, da aus der Adresse nicht ersichtlich ist, von wem die Mail stammt. Mitarbeiter der Uni, auch studentische Tutoren und Hilfskräfte erhalten zusätzlich noch die Adresse vorname.nachname@uni-hamburg.de. Diese leitet auf das gleiche Postfach weiter wie die anderen beiden Adressen. Studierende, die vor dem Wintersemester 2021/22 das Studium am Fachbereich Informatik begonnen haben, besitzen zusätzlich noch eine Informatik-Mail-Adresse. Mehr dazu im Abschnitt Historisches.

Gerade Erstsemesterstudierende benutzen zu beginn ihres Studiums manchmal noch Adressen, die sie von vorher haben. Hier eine Sammlung von Gründen warum die Uni-Mail-Adresse für universitäre Zwecke definitiv bevorzugt benutzt werden sollte:

• Datenschutz – die Emails werden auf Uni-Internen Servern bearbeitet
• Trennung zwischen universitärem und privatem
  • Niemand hat etwas dagegen, wenn ihr weiterhin eure private Mail-Adresse für eure privaten Zwecke nutzt
  • Aber für alles Uni-interne solltet ihr eure Uni-Mail nutzen
• Man kann sich die Adresse leicht im Kopf merken, da die Domain immer die gleiche ist.
• Es gibt dadurch weniger Fehler beim Abtippen der Adressen
• Automatische Filter können deine Nachricht besser sortieren, und z.B. an bestimmte Mailinglisten weiterleiten, ohne dass jemand die Nachricht von Hand dafür freischalten muss.
• Mit dem Ende deines Studiums kannst du die Adresse "wegwerfen" und du bekommst z.B. keine Studienbezogenen News mehr die dich dann nicht mehr interessieren.

Es gilt als amateurhaft, eine andere Email-Adresse für die fachbereichsinterne Kommunikation zu benutzen. Wenn ihr euch weigert die Uni-Mail-Adresse zu nutzen, gilt das sogar als unfreundlich, denn ihr macht es dem Empfänger absichtlich schwer. Auch landen Adressen von fremden Anbietern sehr viel leichter mal im Papierkorb weil sie vom Spamfilter, oder vom Empfänger persönlich, falsch eingeordnet werden. Also bitte sendet mit vorname.nachname@studium.uni-hamburg.de.

E-Mail einrichten

Hier beschreiben wir, wie man E-Mail einrichtet. Untenstehend sind Protokolle beschrieben, die verwendet werden. Ausserdem wird beschrieben, wie man seinen E-Mail-Client einrichtet. Es ist zu empfehlen für Mailinglisten eigene Ordner einzurichten. Wenn du hier an der Uni studierst bist du mindestens in der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Wenn du in der Fachschaft aktiv bist sicherlich auch auf der Mailingliste mafia@informatik.uni-hamburg.de. Weiter unten wird beschrieben wie du E-Mails automatisch filtern kannst. Ebenso wird auf Mailinglisten eingegangen.

Protokolle

IMAP

Das Rechenzentrum bietet das Internet Message Access Protrocol (IMAP) zum Abrufen von E-Mails an. IMAPS (IMAP mit SSL) läuft auf Port 993. Die E-Mails werden dabei auf dem Server belassen, sodass man mit verschiedenen E-Mail-Clients auf die Nachrichten zugreifen kann. Ist eine Nachricht in einem Client als gelesen markiert, so wird sie das auch für die weiteren Clients sein. Somit hat jeder Client genau die gleiche Sicht auf die E-Mails. Dies ist ein klarer Vorteil gegenüber anderen Protokollen. Der Speicherplatz auf dem Server des Rechenzentrums sollte mit 5GB groß genug sein, um alle E-Mails auf dem Server zu belassen. Eine Anleitung zum Einrichten von IMAP mit der Uni-Mail-Adresse bietet das Rechenzentrum an. Mitarbeiter mit einer @uni-hamburg.de müssen die Anleitung für das Exchange-System der Uni nutzen.

POP3

Das Post Office Protocol (POP3) ist älter als IMAP. Im Gegensatz zu IMAP wird keine durchgehende Verbindung zum Server aufgebaut, sondern nur eine zum Abruf der Nachrichten. POP3 ist nicht dazu gedacht die Nachrichten längere Zeit auf dem Server zu belassen (obwohl dies geht). Grundsätzlich ist POP3 gegenüber IMAP unterlegen und wenn ihr nicht genau wisst was ihr tut, solltet ihr euch für IMAP entscheiden. POP3 wird vom RRZ inzwischen nicht mehr angeboten.

SMTP

Das Rechenzentrum bietet das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) zum Versenden von E-Mails an. SMTP läuft auf Port 25 (Mail-Transport zwischen Servern) und Port 587 (Einliefern von Mails).

Lokaler Client

Als lokalen Client bezeichnen wir Programme, die auf deinem Rechner E-Mails empfangen und senden können. Dazu gehören grafikbasierte Programme wie Mozilla Thunderbird, Evolution, Microsoft Outlook, Apple Mail App, ... und auch textbasierte Programme wie mutt, alpine, ... Im Internet gibt es zahlreiche Anleitungen, daher beschränken wir uns hier darauf die Daten zu nennen die wichtig zur Einrichtung deines E-Mail-Clients sind:

IMAPS (E-Mails empfangen)

• E-Mail: vorname.nachname@studium.uni-hamburg.de
• Servername: public.uni-hamburg.de
• Port: 993
• Connection Security: SSL/TLS
• Authentication Method: Normal Password
• Username: <Stine-Kennung>

SMTP Submission (E-Mails versenden)

• Servername: public.uni-hamburg.de
• Port: 587
• Connection Security: STARTTLS
• Authentication Method: Normal Password
• Username: <Stine-Kennung>

Einstellungen am Client

Folgende weitere Einstellungen am Client machen Sinn:

• Sortierung der E-Mails in Threads
• Versenden von E-Mails im Klartext
• Signieren aller ausgehenden E-Mails (erfordert GPG)

Webclient

Wenn man mal in die Verlegenheit kommt keinen eigenen Rechner griffbereit zu haben, kann man auf den Webmail-Client des Rechenzentrums zurückgreifen. Wenn man einen eigenen Rechner zur Verfügung hat, ist diese Variante klar im Nachteil!

Der Webmail-Client ist unter folgender Adresse zu erreichen: https://surfmail.rrz.uni-hamburg.de/

An der Uni Beschäftigte müssen die Outlook-Web-App des Microsoft-Exchange-Systems unter https://exchange.uni-hamburg.de/ nutzen.

Ordner einrichten

Ordner kann man im lokalen sowie im Webclient einrichten, wenn man IMAP als Protokoll verwendet. Es empfiehlt sich folgende Ordner anzulegen:

• Stud: für E-Mails von der Uni: stud@inf, inf-bacc@inf, etc.
• Mafia: auf dieser Mailingliste sollte man stehen
• Mailingliste: für jede Mailingliste einen Ordner
• SPAM: für ***SPAM***-markierte E-Mails

In die Ordner kann man dann seine E-Mails einsortieren.

Filtern

Das mächtigste Werkzeug im Kampf gegen die stetige Email-Flut sind die Filter. Ein Filter ist in der Lage, regelbasiert Dinge mit Emails zu tun. Alle Arbeit, die ein Filter erledigt, muss nicht mehr manuell gemacht werden, das macht sie so toll. Besonders bekannt sind die sogennanten "Spamfilter" die ganz klar unerwünschte Nachrichten direkt aus dem Blick des Benutzers entfernen und so wertvolle Arbeits- (oder Frei-) Zeit einsparen. Darüber hinaus können geschickt angelegte Filter Emails thematisch und/oder nach Wichtigkeit sortieren. Wenn man mehr Emails bekommt als man bearbeiten kann, muss man Prioritäten setzen. Die Filter nehmen gewissermaßen eine Triage der eingehenden Nachrichten vor, sodass man sich voll auf die "Behandlung" konzentrieren kann.

Serverseitig

Serverseitige Filterung ist in der Regel die Filterung. die man verwenden möchte. Serverseitige Filterung bietet:

• Filterung auf dem Server, man muss nicht in jedem Client, den man verwendet, filtern
• man kann ganz einfach einen weiteren Client mit IMAP einrichten und hat automatisch alle Ordner und die Nachrichten werden in die Ordner gefiltert

Um serverseitige Filter anzulegen, können diese im Webmailer unter "Filter" angelegt werden.

Clientseitig

• Sinnvoll wenn:
  • Man nur einen Rechner benutzt (und das in Zukunft auch nicht ändern will)
  • Eingehende Nachrichten von vielen verschiedenen Accounts mit dem selben Regelsatz behandelt werden sollen.
  • Man mehrere Emailserver hat, aber nur eine Filterliste pflegen will

Hybridlösung

Beide Verfahren kann man natürlich kombinieren. Für den Standardnutzer wird das aber alles viel komplizierter machen – ohne große Vorteile.

Spamfilter

Das Rechenzentrum hat einen recht guten Spamfilter, der E-Mails als ***SPAM*** im Betreff markiert. Durch den Betreff kann man diese E-Mails gleich mit einer Filterregel (siehe oben) wegsortieren. Sollte dann noch Spam reinkommen, kann man diesen mit heuristischen Spamfiltern im Client wegsortieren. Der Grund warum diese Emails nicht automatisch gelöscht werden, ist ganz einfach: Das RZ darf es nicht. Schließlich könnte es sein, dass ihr Spamfilter irrtümlich eine Nachricht löscht die ihr eigentlich erhalten wollt. Das Taggen der Emails mit "SPAM" ist also ein Kompromiss zwischen Zensurfreiheit und dem Schutz vor unerwünschten Nachrichten.

Heuristische Spamfilter (im Client)

Die meisten Emailclients bieten heutzutage eigene Spamfilterlösungen an, die in der Regel auf einer Heuristik basieren. Einmal angeschaltet, kann der Benutzer Emails die er bekommt als "Spam" oder "Ham" (bzw. nicht Spam) kennzeichnen. Der Spamfilter versucht, aus diesen Daten Regeln abzuleiten nach denen eine Nachricht erwünscht, oder eben nicht erwünscht ist. Nicht erwünschte Nachrichten kommen dann in einen separaten Ordner.

Dieses Verfahren kann mit genügend Trainingsdaten erstaunlich zuverlässig werden. Dennoch ist Vorsicht geboten, denn es gibt keine 100% Garantie dass die automatische Zuordnung korrekt ist. Daher muss man seinen Spam-Ordner, wenn man auf Nummer sicher gehen will, regelmäßig auf fälschlich als Spam gekennzeichnete Nachrichen hin untersuchen. Es ist zum Teil überraschend, wie ein solcher Spamfilter tatsächlich auch unerwünschte Nachrichten (Kettenbriefe etc.) von Leuten erkennt, die einem regelmäßig auch wichtige Informationen zukommen lassen. Leider muss man einige davon trotzdem lesen – und die Zuordnung als Spam ist in diesem Fall hinderlich.

Insbesondere in der Trainigsphase (die Dauer hängt von der Emailmenge, der Email-Art, und dem Klassifikationseifer des Nutzers ab, aber ein Monat ist ein guter Faustwert) darf man sich nicht auf seinen Spamfilter verlassen. Das Training lohnt sich jedoch auf jeden Fall (90% aller über das Internet versendeten Emails sind Spam!).

Es existieren Teilweise auch (vortrainierte) Heuristiken zum Erkennen von Phishing, Scamming und anderen Social-Engeneering-Attacken. Ein weiterer Vorteil insbesondere für unerfahrene Benutzer einen richtigen Email-Client zu benutzen.

Verschlüsseln und Signieren

Als der Standard für das Versenden von Emails über das Netzwerk entstanden ist, hat sich noch niemand so richtig über Sicherheit Gedanken gemacht, denn das Medium war neu und noch nicht weit verbreitet. Die "Bewohner" des Internets kannten sich quasi mit Namen und konnten einander mehr oder weniger vertrauen. Grundsätzlich gilt für Emails also schreibe nichts in eine Email, was du nicht auch auf eine Postkarte schreiben würdest. Heutzutage ist zwar oft die SMTP-Verbindung zwischen dem Sender und seinem Email-Provider verschlüsselt, aber die Nachricht selbst kann dannach immer noch abgefangen werden – oder vom Provider selbst eingesehen werden. Dies geschieht zum Teil ganz offiziell um z.B. providerseitige Spamfilter zu realisieren oder personalisierte Werbung zu generieren (Jede Medaille hat zwei Seiten).

Gefahren, gegen die man beim Versenden von Emails grundsätzlich nicht geschützt ist:

• Ein Dritter liest die Email
• Ein Dritter verändert die Email
• Ein Dritter sendet eine eigene Email und gibt sie als fremde Nachricht aus

Signieren, was ist das?

Das Signieren ist eine Art "digitale Unterschrift". Diese kann sogar mehr als ihr Äquivalent auf Papier. Wir behandeln hier nicht die Details, aber eine richtige Signatur kann nicht nur beweisen, dass die Unterschrift dem Absender gehört, sondern ebenfalls, dass der Inhalt der Email zur Unterschrift gehört und dass niemand den Inhalt nachträglich verändert hat. Wird das Verfahren korrekt ausgeführt, lassen sich ge-/verfälschte Emails sogar leichter erkennen als gefälschte Briefe.

Verschlüsseln, was meint ihr damit?

Eine korrekt verschlüsselte Nachricht kann nur vom intendierten Empfänger gelesen werden. Damit meinen wir an dieser Stelle nicht eine Verschlüsselung der Verbindung zwischen einzelnen Hosts bei der Übertragung der Email, die mal auftritt und mal nicht (z.B. zwischen Sender und seinem Email-Provider). Wir reden von einer sogenannten Ende-zu-Ende Verschlüsselung, bei der wirklich nur der Empfänger, ganz am Ende der Übertragungskette, die Nachricht entziffern kann. Das ist logischerweise etwas komplizierter als das Signieren, da es nicht nur Handlungen auf Seite des Senders, sondern auch auf der des Empfängers erfordert.

GPG

Der GNU Privacy Guard (GNUPG, kurz: GPG) ist eine freie Implementation von Pretty Good Privacy (PGP). Es handelt sich hierbei um eine Software, mit der man Dateien Ver- und Entschlüsseln bzw. Signieren kann. Insbesondere wird GPG verwendet um E-Mails zu verschlüsseln und signieren. Das Thema wird in den letzten Jahren einfach verständlich im Rahmen des KunterBuntenSeminars aufgearbeitet. Mit Hilfe der Folien solltest du in der Lage sein zu verstehen warum wir E-Mails signieren und verschlüsseln. Unter den Ressourcen ist verlinkt, wie man GPG installiert und mit gängigen E-Mail-Clients verwendet.

Netiquette

Auch die Kommunikation über das Internet setzt eine gewisse Etikette vorraus. Als Kombination aus den englischen Begriffen "Net" und "etiquette" hat sich der Begriff "Netiquette" eingebürgert). Eine Organisation, die sich mit Standards für das Internet beschäftigt (und unter anderem auch die standards für SMTP, IMAP und POP veröffentlicht hat), hat ebenfalls ein Dokument veröffentlicht, dass sich mit der Netiquette beschäftigt. Viele Punkte in diesem HOWTO wurden daraus übernommen.

Formatierung des Textes

Klartext

• Verwende Klartext und keine HTML-Formatierung. Einige Empfänger von E-Mails können HTML-formatierte E-Mails nicht lesen.

Textformatierung

• Sende wenn mögliche unicode-codierte Nachrichten, um falsche Darstellung beim Empfänger zu vermeiden. "unicode fits most of all cases"

Rechtschreibung

• Beachte, soweit sinnvoll, die landesübliche Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Dies hilft dem Leser beim effizienterem Lesen deiner Nachricht und hat große Auswirkungen auf den "Ton" des Textes.
• Jeder ernstzunehmende Texteditor besitzt eine Rechtschreibkorrektur, nutze diese!
• Zeichensetzung (z.b. Kommata) helfen, besonders im Deutschen, Mehrdeutungen zu verhindern, strukturieren den Text und helfen beim Verständnis der Nachricht.
• Viele Sprachen nutzen Umlaute (z.b. Deutsch). Es ist verständlich, dass du ein englisches Keyboardlayout nutzt, trotzdem gibt es Tastenkombinationen um die korrekten Umlaute zu nutzen. Umlaute wegzulassen, oder durch andere Buchstaben zu ersetzen, schafft Mehrdeutigkeiten und erschwert computergestützte Suchen.

ALLCAPS

• Schreibe keine GROSSGESCHRIEBENEN Wörter (ALLCAPS), das gilt als äußerst unfreundlich.

Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom

• Unterlasse es auch sonst unnötig Aufmerksamkeit zu erregen (Wichtig!!!, W I C H T I G, etc.)
• Man kann die Wichtigkeit einer Email als Headerinformation setzten, sollte dies aber nur in Ausnahmefällen tun.

Character Spamming

• In dem Zusammenhang, auch kein Character Spamming (???, !!!1oneeleven, helloooooo?)

Textauszeichnung

• Textauszeichnung wie *fett*, _unterstrichen_, /kursiv/ sollte vermieden werden oder zumindest sparsam und sinnvoll eingesetzt werden.

Korrekte Grammatik und Rechtschreibung

• Bitte achte auf Grammatik und Rechtschreibung. Das erleichtert dem Empfänger das Verständnis deines Textes. Eine Auto-Korrektur ist sinnvoll und geht sogar bei Web-Clients

Plenking

• Satzzeichen (.,!?) gehören direkt an das Wort vor dem Satzzeichen. Das Leerzeichen trennt das Satzzeichen vom Folgewort.

   Hier kommt der Text. Ich denke
   , ich plenke ! Du denkst , du plenkst
    !

• Plenken kann zu unschönen Zeilenumbrüchen führen.
• Im Asiatischen Kulturraum ist plenken übrigens nicht geächtet.

Struktur

• Strukturiere deine E-Mail mit Absätzen und schaffe so eine logische Struktur. Das verbessert das Verständnis und die Lesbarkeit des Textes.
• Benutze [0]-artige Referenzen (z.B. auf Links) um den Text nicht zu zerreissen
• Eine Signatur am Ende der E-Mail ist in Ordnung, diese sollte allerdings nicht mehr als 3-5 Zeilen lang sein

Hallo Foo [0],
dies ist mein erster Absatz [1] mit einer Einleitung worum es mir geht.

Dies ist mein zweiter, mit einer Aufzählung:
* Erstens 
** Unterpunkt
* Zweitens

Gruß, N.N. [2]

[0] http://de.wikipedia.org/wiki/Foo#Foo_im_IT-Umfeld
[1] Absätze sind meist länger als eine Zeile
[2] https://mafiasi.de/N.N.

--
Signaturen sind oft viel zu lang, und überflüssig!

Headerinformationen

Überprüfe die Empfänger und den Betreff vor dem Senden ein zweites Mal.

FROM: (von: Absender)

• Wähle die richtige Emailadresse zum versenden (geile-schnecke@hotmail vs. serioeser.name@uni-hamburg.de).

TO: (an: direkte Empfänger)

• Für die Empfänger die auf die E-Mail reagieren sollen

CC: (carbon copy: Empfänger zur Kenntnisnahme)

• Verwende den CC-Header für den Empfänger zur Kenntnisnahme
• Achte darauf, dass Leute im CC verbleiben, wenn du auf eine Email antwortest und sie die Antwort weiterhin betrifft.
• Achte darauf, dass du Adressen aus dem CC nimmst, wenn sie die Antwort nicht erhalten sollen.
  • "Allen-Antworten" bzw. "Reply-all" hat schon so manchen M-M-Monster-Fail verursacht.

BCC: (blind carbon copy: verborgene Empfänger)

• Um Empfänger vor den anderen zu verbergen, verwende den BCC-Header (http://www.blindkopie.de/)
• Es gilt für den BCC alles was für den CC auch gilt.

Sinnvoller Betreff (engl. Subject)

• Wähle einen sinnvollen Betreff, der das Anliegen deiner E-Mail kurz und bündig zusammenfasst, damit jeder Leser schnell weiß was dein Anliegen ist.
• Betreff ändern wenn das Thema des "Threads" sich ändert:
  • In dieser Form: Neues Thema (was: altes Thema)
  • Der nächster Sender entfernt dann den Teil in Klammern.
• "long" im Betreff warnt den Empfänger vor einer Email die ihn viel Zeit zum Lesen kostet.
  • Dies gibt dem Empfänger Raum für ein besseres Zeitmanagement.
  • Beispiel: Meine Betreff-Zeile (long)

Soziales

Grußformel und Verabschiedung verwenden

• Zu einer E-Mail gehört wie zu jeder anderen Kommunikation eine Grussformel und Verabschiedung.
• Bei fortlaufendem Gespräch (Thread) können diese unter Umständen wegfallen

Flame nicht

• D.h. sende keine (negativ) emotionalen Emails
• Emails sind sehr schlechte Überträger von Emotionen, sie kommen fast immer anders an als sie gemeint sind.
• Wenn dich eine Email aufregt, warte wenn möglich 24 Stunden bevor du darauf antwortest. Möglicherweise willst du dann gar nicht mehr antworten.
• "Sei liberal in dem was du empfängst, sei konservativ in dem was du sendest" (RFC1855)

Trolling

• Sei kein Troll. Trolle provozieren (bewusst) flaming.
• "Don't feed the Troll" - d.h. spiele einem Troll nicht in die Hände, indem du auf ihn eingehst.

Antworten auf E-Mails

Zitierstil

• Verwende Inline-Quoting um andere zu zitieren
  • Hier kannst du an Beispielen nachvollziehen warum Inline-Quoting ein guter Zitierstil ist.
• Bitte verwende im Normalfall kein TOFU

Threads (Diskussionsfäden)

• Breche nicht aus E-Mail-Threads aus
  • Wenn eine Diskussion in einem Thread erfolgt solltest du weiter in dem Thread antworten und nicht einen neuen Thread eröffnen
• Kapere/Missbrauche keine Threads die mit deiner Nachricht nichts zu tun haben
  • Schreibe eine neue E-Mail, wenn sie ein anderes Thema behandelt als der Thread. Antworte in diesem Fall nicht auf den Thread.
  • Falls du innerhalb eines Threads das Thema wechseln willst ohne aus dem Thread auszubrechen, also quasi einen sub-thread erzeugen möchtest, dann ändere den Betreff auf das neue Thema und füge das alte Thema in klammern hinter einem was: wie folgt ein: Betreff: Neues Thema (was: Altes Thema)
    • Der nächste der auf so eine Email antwortet entfernt den Teil in Klammern bei seiner Antwort.

Es ergibt sich wenn niemand etwas falsch macht eine Struktur wie diese (Kann von Emailclients mit entsprechender Einstellung so angezeigt werden):

Ein neues Thema
┣►Re: Ein neues Thema
┃ ┗►Re: Ein neues Thema
┃   ┗►Themenwechsel (was: Re: Ein neues Thema)
┃     ┗► Re: Themenwechsel
┗►Re: Ein neues Thema

Weiterleiten von E-Mails

• Leite keine Email weiter, ohne dass du dir sicher bist, dass der Urheber dies möchte
• Leite keine Kettenbriefe weiter
  • Schlimme Dinge werden passieren.
• Schreibe vor den Text der weitergeleiteten E-Mail eine kurze Erläuterung oder Zusammenfassung, ggf. warum diese E-Mail für den Empfänger von Interesse ist

Anhänge

• Versende keine größeren Anhänge
  • Dies betrifft z.B. Bilder, PDF, Videos?!? etc. Lade sie stattdessen an einem sinnvollen Ort hoch, zum Beispiel der Mafiasi-Cloud, und

verschicke nur den Link. Die Empfänger haben möglicherweise begrenzten Speicherplatz und/oder nutzen ein Mobiltelefon zum Abruf der Emails. Manche zahlen sogar für die Menge der übertragenen Daten.

• Benutze keine proprietären (closed source) Dateiformate
  • Wenn man etwas anderen zugänglich machen möchte, sollte man dafür sorgen dass auch jeder die Möglichkeit hat damit umzugehen.
• E-Mails sollten nicht ausschließlich aus einem Anhang bestehen

Allgemeines

• Email vor dem Senden nochmal lesen
• Bei langen Mails kann ein TL;DR (too long; didn't read), also eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte der Mail, hilfreich sein.

Mailinglisten

Eine Mailingliste ist eine Emailadresse, die an sie gerichtete Emails an eine (meist unveröffentlichte) Liste von Emailadressen weiterleitet. Mailinglisten gibt es in vielen Formen und man kann meist unterscheiden zwischen offenen Mailinglisten, an die jeder schreiben kann, und geschlossenen Mailinglisten, die nur Nachrichten registrierter Nutzer akzeptieren. Davon unabhängig gibt es Mailinglisten mit angeschlossenen Archiven, die alle Nachrichten entweder öffentlich oder nach Anmeldung auf Webseiten zur Recherche zur Verfügung stellen.

Üblicherweise widmen sich Mailinglisten einem spezifischen Thema. Auf Mailinglisten wird informiert und diskutiert, aber auch gemeinsam gearbeitet und Gruppen können sich organisieren. Auf einer Mailingliste kann man sich anmelden, um an den Diskussionen zu dem Thema teilzunehmen oder zu dem Thema andere Teilnehmer zu informieren/von anderen Teilnehmern informiert zu werden. Ebenso einfach kann man sich auch wieder von einer Mailingliste abmelden.

Eine Mailingliste funktioniert auch als öffentliche Ansprech-Adresse um Anfragen an viele Leute zu verteilen und in einer Gruppe zu beantworten. Dadurch ist sie für AGen, die Orientierungseinheit, etc. geeignet.

Am Informatikum gibt zahlreiche Mailinglisten an denen man teilnehmen kann. Automatisch ist man Mitglied der Mailingliste stud@informatik.uni-hamburg.de. Einen Überblick über weiter Mailinglisten bekommt man im Artikel Mailinglisten und -Verteiler.

Mailingliste starten und verwalten

FIXME: folgende Fragen sollten hier geklärt werden

• wann ist es sinnvoll eine Mailingliste zu starten?
• was muss ich tun um eine Mailingliste zu starten?
• wie verwalte ich eine Mailingliste?

Anmelden auf Mailinglisten

Das Anmelden auf einer Mailingliste ist über Mailman möglich. Der Link zur Mailman-Seite ist am Ende jeder über die Liste versendeten Mail enthalten und kann also von bestehenden Abonnenten der Liste erhalten werden. Alternativ kann der Link https://mail-mm01.rrz.uni-hamburg.de/mailman/listinfo/<listenname> aufgerufen werden, wobei <listenname> durch den Namen der Liste, etwa mafia oder ag-tanzen ersetzt werden sollte.

Abmelden von Mailinglisten

Das Abmelden von einer Mailingliste ist auf der gleichen Seite möglich, auf der auch das Anmelden erfolgt.

Verhalten auf Mailinglisten

FIXME: hier sollte stehen wie man sich auf Mailinglisten am Informatikum verhalten sollte.

Antworten auf Mails von Mailinglisten

FIXME: hier sollte auch etwas zum Archiv einer Mailingliste gesagt werden. Dieses kann man durchsuchen, bevor man eine Frage stellt, die kurz zuvor schon beantwortet wurde.

FIXME: hier sollte etwas zu den Optionen Reply-To, Reply-All, Reply-List

Historisches

Vor dem Wintersemester 2021/22 haben Studierende am Fachbereich Informatik zusätzlich zu ihren Mail-Adressen der Uni Hamburg auch zwei Adressen der Informatik erhalten, die im Zuge der Zentralisierung des Mailsystems ans RRZ abgeschafft wurden. Diese hatten die Form 8nachnam@informatik.uni-hamburg.de und vorname.nachname@informatik.uni-hamburg.de. Besonders die Mail, die mit der Kennung beginnt, die sogennante Informatik-Mail, erfreute sich großer Beliebtheit, da Mitstudierende schnell und unkompliziert erreicht werden konnten, wenn man nur die Kennung kannte. Da diese Adressen für ältere Studierende noch immer existieren und inzwischen auf die Uni-Mail weiterleiten, finden sich nach wie vor an vielen Stellen Referenzen auf Adressen der Form 8nachnam@inf.

Vor dem Wintersemester 2017/18 wurden Mails an die Informatik-Mail noch von einem separaten Postfach empfangen. Dieses wurde im Rahmen der Zentralisierung des Mailsystems 2021 mit dem Postfach des RRZ zusammengeführt.