Weihnachtsfeier-HowTo

Auf dieser Seite finden sich einige nützliche Tipps zum Organisieren einer Weihnachtsfeier. Es ist empfehlenswert diesen Artikel zu lesen, damit Probleme aus den vergangenen Jahren vermieden werden können.

Achtung: Als Organisator der Feier ist vor allem die Koordination wichtig. Teilweise gibt es Ressourcen, die von mehreren Parteien genutzt werden möchten (z.B. Schutz für Teppichboden, bestimmte Räume, Musikanlage, …). Es ist besser, 5 Mal nachzufragen als dass am Ende zu wenig Materialien da sind. Im Zweifelsfall kann man auch immer den FSR um weitere Unterstützung bitten.

Vor der Feier

Bevor irgendwas weiteres geplant werden kann, muss ein Datum für die Feier festgelegt werden. Es empfiehlt sich einen Freitag ca. zwei Wochen vor Heiligabend zu nehmen. Direkt vor Heiligabend sind viele Studierende schon nicht mehr in Hamburg. Das Datum sollte unbedingt in Absprache mit dem FSR festgelegt werden. Sobald das Datum festgelegt wurde, sollte das Datum bereits per E-Mail angekündigt werden, damit sich alle Studis den Termin freihalten können. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die Feier an einem Freitag stattfindet. Sollte das nicht der Fall sein, müssen ggf. die anderen Wochentage (z.B. für's Aufräumen) angepasst werden.

Der größte Teil der Vorbereitung findet vor der tatsächlichen Feier statt. Es sollte mit einer Planungszeit von ca. einem Monat gerechnet werden. Zwar geht die Durchführung der einzelnen Aufgaben meistens deutlich schneller, man muss allerdings mit Wartezeiten und Terminkonflikten rechnen. Die Organisation sollte von zwei bis fünf Personen durchgeführt werden. Die TODOs, die in diesem Artikel aufgelistet sind, sollten sich relativ gut auf verschiedene Leute aufteilen lassen, sodass der Arbeitsaufwand pro Person recht gering bleibt.

Vor der Feier müssen alle Vorbereitungen für die Aktivitäten getroffen werden (s. unten). Insbesondere müssen unabhängig von den durchgeführten Aktivitäten folgende Dinge erledigt werden:

• Sehr früh mit dem Serviceteam über die Weihnachtsfeier sprechen. Es sollte nicht nur informiert werden, dass die Feier stattfinden soll, sondern auch gefragt werden, ob es möglich ist, länger als bis 22:00 Uhr auf dem Gelände zu bleiben und erst am Sonntag aufzuräumen.
• Helfer-Dudel rechtzeitig und rumschicken. In dem Dudel sollten nicht nur Helfer-Schichten während der Weihnachtsfeier, sondern auch Helfer-Schichten zum Aufbauen und Aufräumen eingetragen sein. Aus dem Dudel sollten die Start- und Endzeiten der jeweiligen Schichten hervorgehen.
• Einladung für die Feier rumschicken. Es sollte Einladungen per E-Mail (ggf. Telegram o.Ä.) und auch als Aushang auf dem Gelände geben. Die Einladungen sollten spätestens zwei Wochen vor der Feier ausgehängt bzw. abgeschickt werden. Später sollte noch ein Reminder geschickt werden.

Seit dem Jahr 2017 besitzt die Fachschaft einen sehr großen Teppich (gelagert im FSR-Archiv). Der Teppich sollte benutzt werden, um während der Weihnachtsfeier den Teppichboden in Seminarräumen zu schützen. Der Teppich kann einfach über den Teppichboden gelegt werden, sodass Glühwein-Unfälle nicht fatal enden.

Am Tag der Feier

Am Tag der Feier sind vor allem koordinierende Aufgaben zu erledigen. Beim Aufbauen müssen die Helfer koordiniert werden, während der Feier müssen Notfälle behandelt werden (z.B. "Wo ist …?", "Es ist etwas ausgekippt", …). Auch die Helfer während der Party, die für Glühwein und Waffeln zuständig sind, müssen entsprechend eingewiesen werden (z.B. "Wie mache ich den Waffelteig?", "Wie funktioniert die Abrechnung?", …).

Bereits vor dem Aufbauen sollte man sich über folgende Punkte Gedanken machen:

• Wo findet welche Aktivität statt?
• Was müssen die Helfer beim Getränke- und Waffelverkauf wissen?
• Ist genug Wechselgeld vorhanden (rechtzeitig vorher mit dem FSR absprechen)
• Wie sollen Räume umgebaut werden (wo kommen Tische aus Seminarräumen hin, …)

Nach der Feier

Nach der Feier müssen die Räumlichkeiten wieder hergerichtet werden. Benutzte Becher, Servietten etc. müssen entsorgt werden und die Böden sollten gewischt werden. Alle Materialien, die nicht verbraucht wurden, sollten im MafiA-Raum gelagert werden.

Die Einnahmen der Weihnachtsfeier können zunächst auch im MafiA-Raum gelagert werden, allerdings sollte der FSR darüber informiert werden, sodass Leute, die Geld für die Feier ausgelegt haben, das auch wiederbekommen können.

Finanzen

Die Weihnachtsfeier sollte sich eigentlich in etwas selbst finanzieren. Alle Kosten darüber hinaus werden vom FSR getragen. Die Gewinne gehen ebenfalls an den FSR. Damit keine Missverständnisse entstehen und niemand auf Kosten sitzen bleibt (der FSR hat auch nicht unendlich viel Geld), sollten alle Einkäufe mit dem FSR abgesprochen werden. Dazu sollte eine Übersicht der geplanten Einkäufe angefertigt werden (was, wie viel, wie teuer). Diesen Plan kann der FSR dann absegnen (und ggf. Kommentare oder Empfehlungen geben). Wenn ohne vorherige Rücksprache Dinge gekauft werden, kann nicht für die Rückzahlung des Geldes garantiert werden.

Der normale Kaufprozess ist der folgende:

1. Es wird definiert, was zu welchem Preis gekauft werden soll.
2. Der FSR stimmt dem Kauf zu (ggf. zusammen mit anderen Käufen).
3. Jemand kauft ein und legt das Geld erstmal aus. Dabei braucht man unbedingt eine Rechnung für den Kauf.
4. Die Rechnung geht wieder an den FSR.
5. Der FSR kümmert sich darum, dass das Geld möglichst bald zurückgezahlt wird.

In Ausnahmefällen kann man auch mit dem FSR über einen Vorschuss für größere Käufe sprechen. Allerdings geht das wirklich nur in Sonderfällen.

Am Abend der Feier muss dafür gesorgt werden, dass genug Wechselgeld in der Kasse ist (und es sollte eine Kasse geben). Auch hier kann der FSR helfen. Es ist aber absolut wichtig, dass der FSR vorher darüber Bescheid weiß, da nur einige wenige Leute den Zugang zum Tresor mit Bargeld haben.

Aktivitäten

Auf der Weihnachtsfeier können verschiedene Aktivitäten organisiert werden. Je nach Motivation und Anzahl der Helfer können beliebig viele Aktivitäten kombiniert werden.

Getränke

Keine Weihnachtsfeier ohne Glühwein! Basierend auf den Zahlen der Jahre 2016 und 2017 sollte mit einem Bedarf von ca. 100 Litern Glühwein gerechnet werden. Zusätzlich zum Glühwein lohnt es sich auch Kakao und etwas Bier anzubieten. Die Getränke werden dann auf der Feier durch Helfer verkauft.

Zusätzlich zu den obigen Getränken können auch Rum und Amaretto gekauft werden, um Glühwein mit Schuss oder Lumumba anzubieten.

Für das Zubereiten der Getränke werden die folgenden Gerätschaften benötigt (sollten beim FSR vorhanden sein):

• Großer Topf zum aufheizen des Glühweins
• Kochplatten für Glühwein und Kakao

Waffeln

Waffeln sind die ideale Ergänzung zu den Getränken. Auch die Waffeln werden durch Helfer zubereitet und verkauft. Der FSR kann Waffeleisen und Rührgeräte zur Verfügung stellen. Es hat sich bewährt nur vegane Waffeln zu machen, da das Rezept sehr gut ist und man so nicht aufpassen muss, dass man vegane und nicht-vegane Zutaten trennt.

Für das Zubereiten der Waffeln werden die folgende Gerätschaften benötigt (sollten beim FSR vorhanden sein):

• Schüsseln
• Rührgerät
• Pinsel
• Kelle
• 2-3 Löffel
• Waage
• Messbecher (am besten min. 2 Stück)

Karaoke

UltraStar-Karaoke ist in der Fachschaft sehr beliebt. Mit etwas Glück findet sich jemand aus der Karaoke-AG, der sich um die Organisation von Karaoke auf der Weihnachtsfeier kümmert. Ansonsten siehe HOWTO:Karaoke-Party.

Tanzen

Die Tanzen-AG organisiert gerne Tanz-Workshops für alle Interessierten (in R-031). Damit auch auf der Weihnachtsfeier getanzt werden kann, kann man jemanden aus der AG fragen, ob die sich darum kümmern. Normalerweise möchte die AG dazu den Raum R-031 benutzen (da dort kein Teppichboden ist).

Spiele

Die Fachschaft besitzt eine ganze Menge Spiele. Da auch Spieleabende sehr beliebt sind, lohnt es sich auch die Spiele-AG zu fragen, ob sie sich um die Organisation von Spielerunden kümmern möchte. Besonders Spiele wie Werwolf sind sehr beliebt. Alternativ können die Spiele auch einfach beim Aufbau zur Weihnachtsfeier aufgebaut werden, sodass die Leute spielen können, wenn sie Lust haben.

Preisliste

Dieser Abschnitt ist nicht ausreichend mit Quellen (z.B. mündliche Überlieferungen) belegt.

Die Weihnachtsfeier hat nicht das Ziel, Gewinn zu erwirtschaften. Es sollten aber die Kosten für Zutaten, Glühwein, Deko und sonstige Kosten gedeckt werden. Dazu haben sich folgende Preise bewährt:

Preisliste
Becher Glühwein	0,50€
Becher Glühwein mit Schuss	1,00€
Becher Kakao	0,50€
Lumumba	1,00€
Bier	1,00€
Waffel	0,50€

Einkaufsliste

In diesem Abschnitt stehen Vorschläge für die einzukaufenden Mengen. Die Mengen sollten je nach Jahr angepasst werden (nach oben oder nach unten). Die Mengen basieren auf den Jahren 2016 und 2017.

Getränke
Glühwein	100 Liter
Kakao	??? Liter
Bier	6 Kästen (Sorten ???)
Rum	4 Flaschen (???)
Amaretto	4 Flaschen (???)
Becher oder Tassen	Viele (???)
Waffeln (5 × Rezept)
Rohrzucker	750g
Vanillezucker	20 Päckchen ≈ ca. 160g
Rapsöl (nicht kaltgepresst)	500ml
Apfelmus	600g + Extra
Salz	5 Prisen
Speisestärke	5EL ≈ 75g
Mehl	2,5 kg
Backpulver	5 Päckchen ≈ 40g
Reismilch	2 Liter
Servietten	???
Deko
Verschiedene Dekoration	Nach Belieben

TODOs

In diesem Abschnitt sind nochmal alle TODOs aufgelistet, die erledigt werden sollten. Details zu den Todos ergeben sich aus den obigen Abschnitten.

Allgemeines

• Datum festlegen
• Finanzierung mit dem FSR klären
• Mit dem FSR absprechen, dass alle Gerätschaften vorhanden sind (wichtig!)
• Räume buchen (mindestens G-203, G-210, R-031)
• Endzeit und Aufräumen mit dem Serviceteam absprechen
• Helfer-Dudel rumschicken
• Einladungen per E-Mail schicken und Einladungen aushängen

Aufbau

• Ggf. Wegweiser anfertigen und kurz vor der Party aufhängen
• Räume vorbereiten (Teppichböden schützen)
• Verkaufsraum vorbereiten
• Seminarräume umbauen (z.B. für Karaoke oder Tanzen)
• Räume dekorieren
• Waffelteig anfertigen

Getränkeverkauf

• Getränke kaufen
• Becher organisieren
• Preisliste anfertigen
• Helfer einweisen
• Wechselgeld organisieren
• Großen Topf für den Glühwein vorbereiten
• Kochstelle für den Glühwein

Waffelverkauf

• Zutaten kaufen
• Servietten o.Ä. organisieren
• Preisliste anfertigen
• Helfer einweisen
• Wechselgeld organisieren
• Mindestens zwei Waffeleisen beschaffen
• Küchengeräte für das Anfertigen des Waffelteigs

Aktivitäten

• Ggf. Karaoke organisieren (bzw. AG fragen)
• Ggf. Spiele organisieren (bzw. AG fragen)
• Ggf. Tanzen organisieren (bzw. AG fragen)

Karaoke

(s. HOWTO:Karaoke-Party)

Spiele

• Spiele aus dem Spieleschrank holen

Tanzen

(am besten die Tanzen-AG fragen)

Aufräumen

• Spiele in den Spieleschrank bringen.
• Räume wischen und wieder in Originalzustand versetzen
• Teppich ins FSR-Archiv (Zwischenlagerung in stud. Arbeitsraum möglich)
• Ggf. Toiletten putzen