HOWTO:Protokoll

Protokolle sind ein wichtiges Dokumentationsmittel. Ob im FSR, einer AG, der OE oder in einem anderen Umfeld können Protokolle ein nützliches Werkzeug sein, um Ergebnisse von Diskussionen und Überlegungen festzuhalten. Es ist empfehlenswert, Protokolle direkt in Wiki-Syntax zu schreiben, sodass man sie sofort ins Wiki kopieren kann und so allen zugänglich macht.

Protokollarten

Verlaufsprotokolle sind Protokolle, in denen (mehr oder weniger) die exakten Wortlaute der Diskussion wiedergegeben sind. Es sollte ersichtlich werden, wer was gesagt hat und in welcher Reihenfolge dies passiert ist. Idealerweise sollte ein Verlaufsprotokoll von mehreren Personen zeitgleich geschrieben werden (z.B. in einem Etherpad), da eine Person alleine meistens nicht alles mitbekommt oder nicht schnell genug schreibt. Ein Verlaufsprotokoll muss normalerweise wenig Nachbearbeitung, allerdings kann das Schreiben besonders bei langen Diskussionen sehr aufwändig werden.

Ergebnisprotokolle sind eine Zusammenfassung der Ergebnisse von Diskussionen. Im Gegensatz zu Verlaufsprotokollen muss hieraus weder die Reihenfolge der Diskussionsbeiträge hervorgehen noch der exakte Wortlaut. Bei Ergebnisprotokollen ist allerdings besonders wichtig, dass alle Ergebnisse der Diskussion festgehalten werden, also insbesondere ein Konsens der erreicht wurde, aber auch mögliche Gegenargumente. Daher erfordern Ergebnisprotokolle normalerweise deutlich mehr Nachbearbeitung als Verlaufsprotokolle, da in der Nachbearbeitung die Diskussion strukturiert und so gut wie möglich zusammengefasst werden sollte.

Best Practices

Ein Protokoll besteht normalerweise aus mindestens zwei Abschnitten: Dem Protokollkopf und dem tatsächlichen Protokoll. Im Protokollkopf stehen Meta-Informationen über das Treffen, das Protokolliert wurde. Welche Meta-Informationen relevant sind, ist abhängig von der Art des Treffens. Ein Beispiel-Protokollkopf könnte folgendermaßen aussehen:

= Meta =
* Datum: 01.01.1997
* Beginn: 10:00 Uhr
* Ende: 12:00 Uhr
* Anwesende: Max Mustermann, John Doe
* Protokoll: Max

Dazu können auch beliebig weitere relevante Felder ergänzt werden, wie zum Beispiel Abwesende, Früher Gegangen oder ein Datum für ein Nächstes Treffen.

Nach dem Protokollkopf folgt das Protokoll. Bei langen Protokollen ist es empfehlenswert, vorher eine Übersicht der besprochenen Themen (TOPs, Tagesordnungspunkte) einzufügen:

= TOPs=
* Protokollanten finden
* Diskussion führen
* Nächsten Termin festlegen

Danach folgt das Protokoll, wobei neue Themen durch Überschriften gekennzeichnet sein sollten:

= Protokollanten finden =
* Max macht das freiwillig

= Diskussion =
* Inhalt

…

FSR-Protokolle

FSR-Protokolle haben einige Besonderheiten gegenüber regulären Protokollen. Insbesondere gibt es zwei Phasen des Protokolls:

1. Während der Sitzung wird ein Protokoll geschrieben, sodass alle FSR-Mitglieder nachverfolgen können, was protokolliert wird. In diesem Protokoll wird möglichst der Gesamte Inhalt der Sitzung festgehalten.
2. Nach der Sitzung wird aus dem Sitzungsprotokoll ein (öffentliches) Ergebnisprotokoll für das Wiki erstellt.

Das Sitzungsprotokoll (nicht-öffentliches Protokoll) ist tendenziell eher ein Verlaufsprotokoll. Zwar ist es nicht nötig, den exakten Wortlaut aller Äußerungen zu protokollieren, allerdings sollten Einwände und Gegenstimmen protokolliert werden, auch wenn am Ende ein Konsens entsteht. Im Verlaufsprotokoll werden auch interne Gesprächsthemen dokumentiert (und entsprechend gekennzeichnet).

Das öffentliche Protokoll ist ein Ergebnisprotokoll der Sitzung. Es sollte nach der FSR-Sitzung auf Grundlage des Sitzungsprotokolls erstellt werden. Dazu sollte zu jedem TOP ein kurzer Fließtext formuliert werden, in dem die Ergebnisse der Diskussion (und ggf. die folgenden geplanten Schritte) aufgeschrieben sind. Im Gegensatz zum Sitzungsprotokoll werden hier Interna (z.B. Diskussionen über bestimmte Personen, Strategiegespräche) nicht aufgeführt.

VV-Protokolle

Auch Vollversammlung müssen protokolliert werden. Es sollte mindestens zwei Protokollanten geben, damit nicht aus Versehen wichtige Informationen nicht protokolliert werden (am besten protokollieren beide in einem gemeinsamen Etherpad, sonst müssen die beiden Protokolle später manuell ineinander integriert werden). VV-Protokolle sollten stichpunktartig die wichtigsten Informationen der VV protokollieren. Es handelt sich hier also tendenziell eher um Ergebnisprotokolle, allerdings ist es hier besonders wichtig, dass verschiedene Gesichtspunkte festgehalten werden.

Nachdem die VV stattgefunden hat, sollte das Protokoll ins Wiki hochgeladen werden (s. VVProtokolle). Beim Hochladen sollte nochmal darauf geachtet werden, dass das Protokoll die Wiki-Syntax vernünftig verwendet, da es sonst schwierig werden kann, im Protokoll Informationen wiederzufinden.