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HOWTO: Wie veranstalte ich ein KunterBuntesSeminar

Dieses Howto soll euch helfen ein KunterBuntesSeminar zu gestalten. Es behandelt zwar das KunterBunteSeminar im Speziellen, vieles kann hoffentlich fuer andere seminaraehnliche Veranstaltungen uebernommen werden.

Organisation

Ein KBS zu veranstalten kostet eigentlich kaum Zeit. Kümmert euch aber dennoch rechtzeitig drum (also ein paar Wochen vor der OE), sodass zur OE dann alles schon fertig ist. Für die Raumplanung (s.u.) muss man mit dem Studienbüro reden, das kostet auch nochmal Zeit ;)

Gründung

Eigentlich sollte es sowas wie ein Gründungstreffen geben. Meistens ist es aber eher eine lose Absprache zwischen Leuten wer das jetzt übernimmt.

Dennoch müssen einige Punkte geklärt werden:

Wann soll das KBS sein?
- Meistens eignet sich ein Termin am Abend nach sowas wie einer SE1-Übung
Seminarthemen können am Anfang schon ausgesucht werden
- Häufig sowas wie die "Linux install party" oder "Crypto campaign", die auf jeden Fall kommen sollten
Raum buchen, was mit dem Studienbüro abgesprochen werden muss
Wikiseite anpassen
Finanzen klären
- Wir kriegen Geld vom HiForum mit Mitteln für z.B. Kekse
Poster anpassen, drucken und aufhängen
Ankündigungsmails verfassen, schreiben und dan den reminder denken ;)
- Gerne auch via Jabber, Telegram, Twitter, RL Gespräch oder auch WhatsApp
Für Filmaufnahmen sich drum kümmern, dass das Equipment da ist und jemand das macht
Referenten finden indem man mit Leuten redet

Formate und Themen

Seminarthemen sind das, was ein KunterBuntesSeminar ausmacht. Ein Seminar kann auf vielfältige Weise funktionieren:

Vortrag
Workshop
Diskussion
LightningTalks
denkt euch etwas aus

Als Inspiration gibt es die Themenseite auf der alte Seminare verlinkt sind und Themenwünsche zu lesen sind. Fällt euch nichts ein, könnt ihr auch eine Call For Participation-Mail an stud@inf... und mafia@inf... schreiben.

Man sollte sich eher an den Themen orientieren und nicht dauernd das gleiche machen. Ausgenommen sind Standardveranstaltungen, wie z.B. die "Linux install party".

Zeitpunkt

Am besten schaut man sich an, wie das Semester (vor allem für die Ersties) aufgebaut ist, wann also z.B. Übungen sind.

Folgender Termin würde sich für ein KBS eignen:

keine Veranstaltung läuft parallel (Übung, Vorlesung, Kolloquium)
Termin schließt an Veranstaltung am Informatikum mit vielen Teilnehmern direkt an
Termin dauert 2 Stunden und ist abends (17:00h-19:00h, 18:00h-20:00h)
an dem Termin ist ein toller Raum frei (s.u.)

Raum

Für das KBS empfiehlt sich ein Raum in dem ~30 Personen Platz finden und in dem ein Beamer sowie Soundanlage vorhanden sind. Am Informatikum sind das folgende Räume

D-125
G-021/022
weitere Räume kennt sonst das Studienbüro

Der Fachbereichsplaner (Studienbüro) hat eine Übersicht über die Räume. Wie ihr Räume reserviert steht in diesem HowTo.

Wikiseite erstellen

Für jedes Semester gibts eine Wiki-Seite:

Auf die Seite KunterBuntesSeminar gehen
Link zum kommenden Semester anlegen
Dort füllt ihr nun die Seite mit dem Inhalt der letzten Seite und aktualisiert die Daten (So haben wir das jedenfalls in der Vergangenheit gemacht)
- Zeitraum und Semester anpassen
- Raum und Uhrzeit anpassen
- Termine als Liste anlegen, wo sich dann Leute eintragen können
Als nächstes verlinkt ihr die Seite KBS noch auf das aktuelle Semester mit #REDIRECT [[KunterBuntesSeminar-?S20??]].

Hier eine Anleitung, wie ihr eine Seite für euren Vortrag anlegen könnt:

Geht auf die KBS-Wiki-Seite des aktuellen Semesters
Dort sollte eine Liste mit Terminen sein, erstellt einen Link auf eure Wiki-Seite
- Der Titel ist immer so aufgebaut: KBS-WiSe1920-DeinThema (also z.B. KBS-WiSe1920-LinuxInstallParty)
- Den Inhalt am besten aus einer existierenden Wiki-Seite
- Wichtig ist der Themenseiten-Header, aus dem Raum und Uhrzeit generiert wird

Finanzen

Das KBS wird mit ca. 140€ vom Fachbereich (HIForum) gefördert. Das Geld ist für Werbungskosten, wie z.B. Cake in a Mug oder Kekse für die Gäste, gedacht. Das Geld wird von einer Vertrauenswürdigen Person der KBS-AG verwaltet. Alle Ausgaben sollten vermerkt werden, am besten mit Rechnung/Quittung.

In den Ankündigungsmails auf jeden Fall die Unterstützung vermerken, meistens mit dem Hinweis "Kekse? Vom HiForum gesponsort, vielen Dank!".

Verpflegung (Cake in a Mug / Kekse)

Wenn ihr vorhabt wieder Cake in a Mug anzubieten, solltet ihr, über das Semester, für genügend Zutat sorgen. Die Zutaten können wahrscheinlich im FSR-Schrank, der sich im Mafia-Raum befindet, gelagert werden. (Offene Milch und mögl. Eier im Kühlschrank im c.t.). Die Mengen sollten sich irgendwo bei min. 500g Mehr und Zucker, einer halben Packung Schokopulver, 10 Eiern, einem halben Liter Öl und Milch und einer Tüte Schokoraspeln liegen. Eier können variieren.

Lasse die Rechnung in die KBS Kasse (Tresor->Mafia-Raum) legen, und bitte jemanden mit Tresor Schlüssel (Finanzreferent vom FSR) dir das Geld zu geben. Siehe Finanzen

Cake in a Mug hat sich wegen dem hohen Materialaufwand und wegen der geringen Nachfrage als unpraktisch erwiesen. In den letzten Jahren wurden vom Geld, das dem KBS zur Verfügung steht, Kekse bestellt und diese auf den Tischen verteilt. Dieses Konzept ist sehr gut angekommen.

KBS in der OE

Es hat sich bewährt, den ersten KBS-Termin im Wintersemester in die OE zu legen, um viele Ersties für das KBS zu gewinnen. Wer einmal während seiner OE beim KBS war, kommt eher wieder, als wenn man es nie live erlebt hat. Es bietet sich an, einen Lightningtalk während der OE zu veranstalten und dies auch als Werbung für die nächsten KBS-Termine zu nutzen. Das heißt Vortragende können einen Vorgeschmack auf ihr Vortragsthema geben, das während des Semester in einem Seminartermin vorgestellt wird. Natürlich sind auch alle anderen Beiträge willkommen. Unabhängig davon, wann das KBS im Semester stattfinden soll, muss der Termin in der OE mit der OE-Stundenplan-AG abgesprochen werden. Er sollte sich nicht mit anderen OE-Veranstaltungen überschneiden. Als Raum sollte in Absprache mit der OE-Stundenplan-AG ein großer Raum gewählt werden, da der Anstrum in der Regel recht groß ist. Gegebenenfalls können auch OEler dafür gewonnen worden, die Organisation für diesen Termin zu unterstützen.

Beteiligte Personen

Referent

Dem Referenten kann diese kurze Info als Hilfe an die Hand gegeben werden. Es ist wichtig, spätestens zwei Wochen vor dem Vortragstermin ein kurzes Abstract vom Referenten zu bekommen, damit dieses in der Mail und auf dem Poster veröffentlicht werden kann. Außerdem sollte der Referent vor seinem Vortrag Kekse aus dem Fach im Mafiaraum holen und mit zum Vortrag nehmen. Am Ende ist es nett, noch auf das nächste KBS-Thema hinzuweisen.

Host

Als Host wurde in den ersten Jahren des KBS eine Person bezeichnet, die dem Vortragenden alle organisatorischen Aufgaben abgenommen hat. Dazu gehörte unter Anderem das Schreiben von Ankündigungsmails, das Drucken und Aufhängen von Postern, das Aufschließen des Seminarraums und die Einleitung für den Vortrag am Termin selbst. Da sich in letzter Zeit kaum Personen bereit erklärt haben, diese Aufgabe zu übernehmen, wurde die Aufgabe des Hosts abgeschafft. Die Aufgaben wurden am Anfang des Semesters beim Gründungstreffen jeweils einer Person zugewiesen, die sich das ganze Semester darum kümmert.

Kameraverantwortliche

Der Verantwortliche für die Kamera sollte sich darum kümmern, die Kamera vor Beginn des Seminars auszuleihen/ abzuholen und die Technik aufzubauen und zu testen, bevor das Seminar losgeht. Plant ein bisschen Puffer ein, falls Fehler auftreten. Während des Vortrags sollte darauf geachtet werden, dass der Vortragende stets im Bild ist. Am Ende muss die Kamera zurückgegeben werden und die Daten an die verantwortliche Person für das Schneiden/ Hochladen übergeben werden.

Vor Beginn des Semesters (am besten direkt im Anschluss des HOWTO:KBS#Gruendungstreffen Gründungstreffens) sollte sich jemand um das Ausleihen einer Kamera beim eLearning-Büro kümmern. Derzeitige Ansprechpartnerin ist Frau Toni Gunner (toni.gunner@uni-h...) (Stand 08/2013).

Kamera Feedback 2013 (Q3HD):

Wir haben übrigens sehr gute Erfahrungen mit der Kamera gemacht. Das Bild ist gut, die beiden Stative, die ihr beigelegt habt sind super und i.d.R. funktioniert die Tonaufnahme auch problemlos.
Kleine Mängel gab es in Ausnahmefällen, so hängt die Kamera sich einfach auf, wenn die SD Karte voll ist. Es gibt leider keine vorherige Warnung, und ein Neustart funktioniert nur durch herausnehmen der Batterien.
Bei vielen Mobilgeräten in einem Raum gibt es hörbare GSM Störgeräusche in der Aufnahme. Deshalb nutzen wir - wenn möglich - ein externes Mikrophon. Leider muss dann die extern aufgenommene Tonspur im Nachhinein zum Bild synchronisiert werden, das ist mitunter sehr aufwändig.

Orga

Für einige Semester hat sich eine Gruppe von Studierenden gefunden, die sich für die Organisation während des Semesters verantwortlich gefühlt haben. Im Wesentlichen ist die Aufgabe der Orga, darauf zu achten, dass alle Personen, die Aufgaben übernommen haben, diese auch erledigen oder Ersatz zu finden, falls dies nicht der Fall ist. Bevor das KBS in einem Semester den Bach heruntergeht, sollte die Orga versuchen, Leute zu mobilisieren und dafür zu sorgen, dass das KBS weiter stattfinden kann. Außerdem sollte die Orga am Ende das Plenum und das Gründungstreffen für das nächste Semester veranstalten. Der Grund, warum eine Orga eingeführt wurde, ist die Beobachtung, dass sich eine große Gruppe von Leuten weniger verantwortlich fühlt als eine kleine Gruppe. Die Orga ist über die Liste kbs-orga@inf... zu erreichen. Gibt es keine Orga, verweist diese Liste auf kbs@inf...

Ankuendigungen

Mail

Eine Ankuendigung schreibt ihr eine Woche vor dem jeweiligen Seminartermin. Wie man das machen kann ist in den Aufgaben des Hosts (lange Fassung) beispielhaft zu sehen.

In den letzten Semestern ist diese Aufgabe von einer festgelegten Person für das ganze Semester übernommen worden. Es ist ausreichend die Mail an kbs-announce@inf... zu schreiben, da auf dieser Liste alle interessierten Personen so wie wichtige Verteiler stehen, die diese Mail erhalten sollten (auch stud@...).

Poster

Ein Poster wird jeweils eine Woche vorher für den nächsten Termin gedruckt. Unter Plakate gibt es eine svg Vorlage für die Poster. Ein fertiges Poster sollte ebenfalls auf dieser Seite hochgeladen werden. Das Poster kann im Operating auf A3 gedruckt werden. In den letzten Jahren wurde dafür der Account der OE verwendet. Als Stückzahl hat sich ca. 20 bewährt, wobei in den Computerräumen, in denen die Übungen für Softwareentwicklung stattfinden, ein Poster aufgehängt werden sollte. Außerdem an sämtlichen Pinnwänden auf den Gängen. Eine vollständige Liste findet sich hier: https://ep.mafiasi.de/p/Plakatierungs-Howto Die Aufgabe des Druckens von Postern kann vom Host übernommen werden. Es hat sich in den letzten Jahren jedoch bewährt, diese Aufgabe an eine feste Person zu vergeben, die diese Aufgabe jede Woche übernimmt.

Mit diesem Befehl kann das A3 Plakat auf den User oe gedruckt werden:

cat Plakat.pdf | ssh kennung@rzssh1.informatik.uni-hamburg.de lpr -Prz_fa3 -o fitplot -o fit-to-page -U oe -# 20

Wikiseiten pflegen

Die Wikiseite zu einem Seminarthema sollte vom Referenten mit Inhalt gefüllt werden. Dazu gehört das Abstract vor dem Vortrag und das Hochladen von Materialien, Ergebnissen und Folien im Nachhinein.

Social Media

Das kurze Abstract bzw. eine Kopie der Ankündigungsmail wurde in den letzten Jahren auf Facebook, Twitter, im FB18 und im FSR Blog hochgeladen.

Mailinglisten

kbs@inf...

Diese Mailingliste ist eine Diskussionsliste. Es stehen alle Leute darauf, die daran interessiert sind über das KBS zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen und ggf. auch bei der Organisation zu unterstützen.

kbs-orga@inf...

Auf dieser Liste steht die Orga, eine kleine Gruppe von Personen, die sich für das Fortbestehen des KBS in einem Semester verantwortlich fühlt. Wenn es keine Orga gibt, verweist diese Liste auf kbs@inf...

kbs-announce@inf...

Auf dieser Liste können sich Personen eintragen, die nur an den Ankündigungsmails für das KBS interessiert sind. Dies gilt insbesondere für Personen, die nicht auf stud@inf... oder kbs@inf... stehen. Es können sich auch Externe auf dieser Liste eintragen. Außerdem stehen kbs@inf... und stud@inf... auf dieser Liste. Diese Liste ist nicht für Diskussionen gedacht. Es werden keine Mails freigeschaltet, außer es sind Ankündigungsmails für den nächsten KBS-Termine oder eine Suche nach Referenten.

The End

Cool, dass ihr das KBS veranstaltet habt und so der MaFiA eine tolle Veranstaltungsreihe geschenkt habt!

HOWTO:KunterBuntesSeminar: Unterschied zwischen den Versionen