HOWTO:FSR: Unterschied zwischen den Versionen

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Die Arbeit im FSR zeigt, dass es einige grundlegende Vorgehensweisen gibt, welche sich über die letzten Jahre bewährt haben. Da es bisher Informationen über die Arbeit des FSR entweder nur sehr verteilt bzw. gar nicht in schriftlicher Form gibt, wurde dieser Artikel geschaffen. Ziel ist es, dass aktuelle und ehemalige FSRler ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die kommenden FSR-Generationen zur Verfügung stellen und wir somit das Rad nicht von Semester zu Semester neu erfinden müssen. Unser Appell: Bitte aktualisiert diesen Artikel kontinuierlich!
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Dieses HOWTO richtet sich an Leute, die zum ersten Mal im [[FSR]] (bzw. im FSR der Fachschaft Informatik) sind. Die Arbeit im FSR hat zeigt, dass es einige grundlegende Vorgehensweisen gibt, welche sich über die letzten Jahre bewährt haben. Um Informationen über die Arbeit im FSR in schriftlicher Form festzuhalten, wurde dieser Artikel geschaffen. Jeder FSRler sollte dieses HOWTO gelesen haben und dafür sorgen, dass es immer auf dem neusten Stand bleibt. Das Ziel ist es, dass aktuelle und ehemalige FSRler ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die kommenden FSR-Generationen zur Verfügung stellen und wir somit das Rad nicht von Semester zu Semester neu erfinden müssen. Unser Appell: Bitte aktualisiert diesen Artikel kontinuierlich!
  
== TODOs als Mitglied ==
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= Über die FSR-Arbeit =
* Lese täglich deine Emails
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Der FSR vertritt die Anliegen der [[Fachschaft|Fachschaft Informatik]] gegenüber dem [[Fachbereich]], der Universität und außerhalb der Universität. Dazu trifft sich der FSR i.d.R. wöchentlich (in der Vorlesungszeit), bzw. alle zwei Wochen (in der vorlesungsfreien Zeit). Auf den FSR-Sitzungen (''FSR-Parteys'') werden aktuelle Themen und anliegen diskutiert. Jedes Fachschaftsmitglied ist eingeladen, zu den FSR-Parteys dazuzukommen und mitzudiskutieren. Abseits der FSR-Parteys kommuniziert der FSR hauptsächlich per E-Mail (s. [[#Kommunikationswege|Kommunikationswege]]).
* Komme regelmäßig zu den Sitzungen
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* Erledige TODOs rechtzeitig (übernimm nur TODOs, wenn du die Zeit dafür hast)
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Einige Aufgaben im FSR sind in Ämter aufgeteilt. Aktuell gibt es die folgenden Ämter im FSR. Der Arbeitsaufwand für die einzelnen Ämter hält sich im Regelfall in Grenzen. Die genaue Beschreibung der Ämter folgt weiter unten:
* Gib Rückmeldungen zu Mailentwürfen oder Diskussionen per Mail
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* [[#Finanzbeauftragte/r|Finanzbeauftragte/r]]
** nicht immer kann man sich treffen, um rechtzeitig über ein Thema zu reden. Dann muss die Sache über Mail geklärt werden, und das geht nur, wenn auch du deine Meinung dazu abgibst und eine Mail dazu schreibst.  
+
* [[#Buttonbeauftragte/r|Buttonbeauftragte/r]]
* Stimme rechtzeitig in Dudeln ab
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* [[#Getränkebeauftragte/r|Getränkebeauftragte/r]]
* Habe im Hinterkopf, dass du den ganzen FSR vertrittst. Unbedachte Äußerungen können größere Wirkung haben, und die meisten Außenstehenden sehen nur den FSR, nicht aber die wechselnden Mitglieder
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* [[#Mailbeauftragte/r|Mailbeauftragte/r]]
** wenn du dir unsicher bist, schreibe lieber eine Entwurfsmail, oder frage auf der Mailingliste
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* [[#Post-Beauftragte/r|Post-Beauftragte/r]]
* falls Antworten nur an dich gehen, die für den FSR bestimmt sind, leite die Mail an fsr@ weiter
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== Aufgabenbereiche des FSR ==
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Die Aufgaben des FSR lassen sich im Prinzip in drei Bereiche unterteilen: Routineaufgaben, Hochschulpolitik (Gremienarbeit) und Anfragen. Zusätzlich dazu ist es dem FSR natürlich freigestellt, sich auch in anderen Aufgabenbereichen zu engagieren (und dann ggf. diesen Artikel zu aktualisieren).
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=== Routineaufgaben ===
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Zu den Routineaufgaben zählen diejenigen Aufgaben, die zur Aufrechterhaltung der Selbstverwaltung der Fachschaft nötig sind, aber auch Traditionen wie z.B. die Weihnachtsfeier. Jedes FSR-Mitglied sollte darauf achten, dass die Planung für Routineaufgaben rechtzeitig begonnen wird (spätestens zwei Wochen vorher), damit noch genug Zeit bleibt Einkäufe zu erledigen, Helfer zu organisieren usw.
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=== Hochschulpolitik ===
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Jeder FSR kann für sich entscheiden, in welchem Ausmaß er sich im Rahmen der Hochschulpolitik engagieren möchte. Unabhängig davon sollte sich der FSR jedoch an der [[GremienArbeit|Gremienarbeit]] am Fachbereich beteiligen. Das bedeutet nicht, dass die Mitglieder des FSR selbst die Gremienarbeit übernehmen müssen. Der FSR sollte jedoch auf dem aktuellen Stand über Ereignisse am Fachbereich sein. Dazu empfiehlt es sich, dass er studentische Gremienmitglieder regelmäßig zu FSR-Parteys einlädt, damit diese von den aktuellen Ereignissen am Fachbereich berichten können. Hier sollte der FSR als Repräsentant der Fachschaft auch eine beratende Rolle übernehmen, wenn es darum geht, Entscheidungen im Namen der Studierenden zu treffen.
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Näheres zu den verschiedenen [[Gremien]] und zur [[GremienArbeit|Arbeit in Gremien]] befindet sich in den entsprechenden Artikeln.
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=== Anfragen ===
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Anfragen machen den größten Teil der FSR-Arbeit aus. Anfragen erreichen den FSR normalerweise per E-Mail oder indem ein FSR-Mitglied direkt angesprochen wird. Im letzteren Fall sollte der Rest des FSRs umgehend per Mail informiert werden. Anfragen können viele verschiedene Formen annehmen. Darunter sind zum Beispiel:
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* Vorschläge/Hilfeanfragen von Studierenden.
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* Anfragen von Professoren oder anderen Mitgliedern des Fachbereichs der Universität.
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* Anfragen von externen. Teilweise [[Jobs|Jobangebote]].
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* Anfragen vom [[#Serviceteam|Serviceteam]]
  
[[FSR-EMailvorlagen|Hier]] findest du Vorlagen für E-Mails, die regelmäßig geschrieben werden müssen
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Für jede mögliche Anfrage hier eine mögliche Lösung vorzuschlagen, sprengt den Umfang des Artikels und wäre auch gar nicht möglich. Allerdings sind viele Situationen in ähnlicher Form in der Vergangenheit bereits aufgetreten, sodass es vielleicht schon eine [[FSR-EMailvorlagen|E-Mail-Vorlage]] dazu gibt. Näheres unter [[#Kommunikationswege|Kommunikationswege]].
  
== Anfallende Tätigkeiten zu Beginn der Amtszeit eines neuen FSR ==
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== Ablauf einer FSR-Partey ==
* Mitglieder des FSR auf dieses HOWTO hinweisen
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Bevor überhaupt eine FSR-Partey stattfinden kann, muss zunächst ein Termin gefunden werden. Dazu erstellt man am besten ein [http://dudel.mafiasi.de Dudel] und schickt dieses an den ganzen FSR. So findet man einen Termin, der regelmäßig für alle FSR-Mitglieder passt.
** TODO @fsr es zu lesen
 
* Nacht der Wissensweitergabe optimaler Weise auf 2. FSR-Sitzung organisieren (wenn nicht schon auf 1. passiert)
 
** ehemalige FSLer einladen und bitten über Gremienarbeit im FSR zu berichten und ggf. offene Fragen zu klären
 
** Schatten-FSR bitten sich kurz vorzustellen
 
*** Position wie z.B. Student + Name usw. um auf @fsr zu bleiben
 
*** weitere Informationen zum Schatten-FSR weiter unten im Artikel
 
* Ämter verteilen (siehe Ämter), zu den meisten wählt man auch einen Stellvertreter
 
** Evtl neue kreieren
 
* Server-AG bitten die Jabber-Gruppe zu aktualsieren
 
* Zugänge überprüfen
 
  
== Ämter==
+
Normalerweise finden die FSR-Parteys im [[c.t.]] statt. Zum vereinbarten Tag und Zeit trifft man sich dort für die Partey. Erfahrungsgemäß dauert eine Sitzung gut 2 Stunden. Manchmal kann es aber auch deutlich länger dauern. Die Sitzung läuft dann folgendermaßen ab:
* [[HOWTO:Finanzreferent|Finanzreferent]]: Kümmert sich um das Geld, das der FSR gestellt bekommt, begleicht Einkaufsrechnungen wenn zB Waffeln gekauft werden
 
* Getränkebeauftragter: Bestellt Getränke, möglichst rechtzeitig. Achtet auf die Nachfrage. Muss am Ikum sein, wenn Getränke kommen (oder jmd abstellen)
 
* Buttonbeauftragter: Weiß, wo die Buttonmaschine ist und wie sie funktioniert. Beantwortet Anfragen bzgl. der Buttonmaschine
 
* Materialbeauftragter
 
  
== Informationsfluss Intern ==
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# Als erstes werden Sitzungsleitung und Protokollant/in bestimmt. Falls noch nicht geschehen, wird im [http://mafiasi.de/etherpad/ Etherpad] ein neues Pad für das (interne) Protokoll angelegt. Es empfiehlt sich außerdem das Protokoll während der Sitzung am Beamer zu zeigen, sodass alle mitlesen können, was protokolliert wird. Näheres zu Protokollen findet sich im entsprechenden [[HOWTO:Protokoll#FSR-Protokolle|HOWTO]].
Da bei der Arbeit im FSR viele Informationen anfallen, ist es nötig die zu analysieren, zu filtern und zu aggregieren. Auf diese Art lassen sich eine Menge potenzieller Missverständnisse bereits im Voraus vermeiden. Zudem gestaltet ihr eure Gremienarbeit somit transparent für den Rest der Fachschaft. Neben diesem Wiki-Artikel gibt es einige grundlegende Strukturen, welche sich dafür empfehlen.
+
# Die Sitzungsleitung eröffnet die Sitzung. Es werden Startzeit, Ort und die Anwesenden (FSR-Mitglieder sowie Gäste) protokolliert.
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# Die Tagesordnung wird aufgestellt bzw. erweitert. Idealerweise wurden ungeklärte Anfragen und andere Themen mit Redebedarf bereits vorher im Protokoll als TOPs vermerkt.
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# Die einzelnen TOPs werden nacheinander besprochen. Die Sitzungsleitung leitet die Gespräche, indem den Leuten nacheinander das Wort erteilt wird, ggf. unter Zuhilfenahme einer Redeliste.
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# Während der Sitzung werden am Ende des Protokolls neue TODOs gesammelt. Falls noch nicht geschehen, werden diese am Ende der Sitzung unter den FSRlern aufgeteilt.
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# Die Sitzungsleitung beendet die Sitzung. Die Endzeit wird protokolliert.
  
=== FSR-Protokolle ===
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Auch wenn die Sitzungen normalerweise sehr zivilisiert ablaufen, gibt es doch ein paar Tipps, die man für eine angenehme Sitzung befolgen kann. In den meisten Fällen ist es Aufgabe der Sitzungsleitung diese Aspekte zu berücksichtigen:
Das Protokoll einer FSR-Sitzung fasst die Diskussionen der Sitzung kurz, prägnant und für Außenstehende verständlich zusammen. Wir unterscheiden zwei Arten von FSR-Protokollen: Öffentliche und Interne. Das interne FSR-Protokoll einer Sitzung ist im Etherpad zu finden und ist nur für die Mitglieder das Mafiasi-Gruppe ''FSR-Informatik'' sichtbar. In diesem Protokoll werden ggf. TOPs als ''intern'' gekennzeichnet, die nicht direkt für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
+
* Jeder sollte die Gelegenheit haben zu Wort zu kommen und auszureden. Zu lange Beiträge können durch die Sitzungsleitung unterbrochen werden.
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* Es sollten regelmäßig kleine Pausen gemacht werden, damit alle ihre Gedanken sortieren können. Spätestens nach zwei Stunden sollte eine längere Pause gemacht werden, da dann oft die Konzentration deutlich nachlässt.
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* Fehler oder kritische Punkte im Protokoll sollten sofort angemerkt werden, damit der/die Protokollant/in entsprechende Korrekturen vornehmen kann.
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* Auch bei Beschlüssen, sollte darauf geachtet werden, dass diese wörtlich in den Protokollen stehen.
  
Das öffentliche Protokoll ist das Protokoll, welches am Ende im Wiki zu finden ist. Darin sind die internen TOPs '''nicht''' enthalten. Für die beiden Protokolle ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:
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== Protokolle ==
* Während der Sitzung wird das interne Protokoll direkt als (quasi) Verlaufsprotokoll mitgeschrieben. So kann man im Nachhinein auch Diskussionsabläufe gut nachverfolgen.
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Wie oben angedeutet wird während der FSR-Sitzung das Besprochene protokolliert. Dies ist wichtig, damit auch nicht-anwesende FSRler im Nachhinein nachvollziehen können, was auf der Sitzung passiert ist. Wir unterscheiden zwei Arten von FSR-Protokollen:
* Nach der Sitzung werden die Ergebnisse aufbereitet und im öffentlichen Protokoll zusammengefasst. Das macht es für außenstehende einfacher die Arbeit des FSR nachzuvollziehen, ohne dabei zu viele unnötige Details lesen zu müssen.
 
  
Am Ende des Protokolls befindet sich der Abschnitt "TODOs". Dort werden die aktuellen Arbeitsaufträge des FSR gesammelt. Das TODO-System besteht aus zwei Abschnitten:
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* Das '''interne FSR-Protokoll''' einer Sitzung ist im Etherpad zu finden und ist nur für die Mitglieder das Mafiasi-Gruppe ''FSR-Informatik'' sichtbar. In diesem Protokoll werden ggf. TOPs als ''intern'' gekennzeichnet, die nicht direkt für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Dieses Protokoll wird live während der Sitzung verfasst.
* '''In Bearbeitung''': Dies ist der Abschnitt für alle (alten und neuen) TODOs, die nach der aktuellen Sitzung noch nicht abgeschlossen sind. Die TODOs werden in zwei Statuskategorien unterschieden: "Open" und "Reminder". Der unterschied ist, dass es für "Reminder"-Todos statt täglichen nur wöchentliche Erinnerungsmails gibt.
+
* Das öffentliche Protokoll ist das Protokoll, welches am Ende im Wiki zu finden ist. Darin sind die internen TOPs '''nicht''' enthalten. Inhaltlich sollte es ansonsten dem internen Protokoll gleichen. Allerdings ist es empfehlenswert, einige Punkte so auszuformulieren, dass sie von möglichst vielen Leuten verstanden werden.
* '''Jüngst erledigt''': In diesem Abschnitt werden die TODOs gesammelt, die in der Zeit bis zur entsprechenden Sitzung abgeschlossen wurden. Die TODOs in diesem Abschnitt werden nicht in das folgende Protokoll übernommen.
 
  
Damit das TODO-System gut funktioniert und das Protokoll auch auffindbar ist, muss es nach jeder Sitzung an zwei Stellen (manuell) verlinkt werden:
+
Damit das [[#Todos|TODO-System]] funktioniert und das Protokoll auch auffindbar ist, muss das öffentliche Protokoll nach jeder Sitzung an zwei Stellen (manuell) verlinkt werden:
 
* Im Archiv der [[FSR-Protokolle]].
 
* Im Archiv der [[FSR-Protokolle]].
 
* Auf der Startseite im Abschnitt "Aktuelles" (bzw. [[Vorlage:Protokolle]]).
 
* Auf der Startseite im Abschnitt "Aktuelles" (bzw. [[Vorlage:Protokolle]]).
  
=== Informationsfluss im FSR ===
 
* findet zwischen FSR-Parties hauptsächlich über Mails statt
 
* Zustimmung oder Ablehnung zu Fragen anderer FSRler sollte zeitnah erfolgen
 
** Verantwortungsdiffussion vorbeugen: Es ist immer besser auf eine Mail zu antworten als darauf zu warten, dass es jemand Anderes tut!
 
  
=== Zugänge ===
+
== Todos ==
* Es gibt ein FSR-Verzeichnis. Der Ort ist /informatik2/students/projects/fsr
+
Der Großteil der FSR-Arbeit passiert außerhalb der FSR-Sitzungen. Dazu gehört zum Beispiel das Beantworten von Anfragen, das Planen und Durchführen von Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier) sowie das Abstimmen von Terminen. Diese Aufgaben werden auf den FSR-Parteys in Form von Todos vergeben und dann abseits der Sitzung bearbeitet. Die Todos werden (inklusive der Verantwortlichen) auch in den Protokollen vermerkt. Todos im FSR werden auf freiwilliger Basis vergeben. FSR-Mitglieder (oder gerne auch andere Fachschaftsaktive) können sich bereit erklären, Aufgaben zu übernehmen und bekommen dann Todos dafür. Das bedeutet einerseits, dass niemand gezwungen wird, Aufgaben zu übernehmen, allerdings bedeutet es auch, dass wenn sich niemand um ein Thema kümmert, dass es dann unbearbeitet bleibt. Je nachdem um was für ein Thema es ging kann das mehr oder weniger dramatische Folgen haben. Es ist also wichtig, dass alle FSR-Mitglieder auch Todos übernehmen, sodass nichts unbearbeitet bleibt oder am Ende eine Person alles machen muss.
** Das Rechenzentrum kann entsprechende Rechte für User vergeben
+
 
** beim Erstellen von Dateien/Verzeichnissen darauf achten die Schreibberechtigungen zu ändern und der Gruppe (vw_2) Schreibrechte zu geben
+
Das Todo-System ist so eingerichtet, dass die Verantwortlichen eines Todos automatisch Erinnerungsmails für ihre Todos bekommen. Die Syntax lässt sich leicht anhand vergangener [[FSR-Protokolle]] erkennen.
*** erstellte Dateien und Verzeichnisse sollten 770 oder 660 per chmod bekommen
+
 
* Es gibt eine Mafiasi Gruppe FSR-Informatik
+
== Dokumentation ==
* In dem Infnetz gibt es wwwfsr@www2
+
Die wichtigste Dokumentation im FSR sind die [[FSR-Protkolle]]. In den FSR-Protkollen wird festgehalten, womit sich der FSR über die Jahre beschäftigt hat. Da es allerdings schwierig sein kann, spezifische Informationen in den FSR-Protokollen wiederzufinden, ist es unbedingt empfehlenswert, dass der FSR regelmäßig die wichtigsten Informationen in separate Wiki-Artikel überträgt.
** Da Liegt unter anderem dieses Wiki
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Neben den FSR-Protkollen gibt es auch ein FSR-Verzeichnis auf den Servern des Fachbereichs. Auf dieses kann z.B.per SFTP auf <code>rzssh1.informatik.uni-hamburg.de</code> zugegriffen werden (unter <code>/informatik2/students/projects/fsr</code>). Außerdem gibt es diverse OwnCloud-Shares, die allerdings sehr verstreut sind und sich daher nicht gut für das Archivieren von Dokumenten eignen.
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Es gibt auch einen FSR-Archivraum (G-007) mit Dokumenten aus vergangenen Jahrzehnten.
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= Kommunikationswege =
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Es gibt viele Möglichkeiten, den FSR zu erreichen. Damit die FSR-Arbeit auch bei vielen Kommunikationswegen effektiv abläuft, sollten einige Richtlinien befolgt werden.
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=== E-Mail & co. ===
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Die '''E-Mail''' ist das Hauptkommunikationsmedium im FSR. Mails an [mailto:fsr@informatik.uni-hamburg.de fsr@informatik.uni-hamburg.de] erreichen alle Leute aus dem FSR sowie den [[#Schatten-FSR|Schatten-FSR]]. Alle relevanten Informationen sollten idealerweise auch über die Mailingliste verschickt werden, damit auf jedem Fall alle FSRler informiert sind.
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Insbesondere der Kontakt zum Rest des Fachbereichs erfolgt allerdings häufig '''persönlich'''. Besonders das [[#Serviceteam|Serviceteam]] spricht meistens FSRler direkt an anstatt Mails zu schreiben. In solchen Situationen sollte der Rest des FSRs kurz per Mail informiert werden. Es ist in dem Fall meistens besser, eine kurze Mail zu schreiben als z.B. bis zur nächsten Sitzung zu warten, da es sonst vorkommt, dass das Thema vergessen wird oder einfach nicht alle FSRler auf der Sitzung da sind.
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Gleiches gilt auch, wenn einzelne FSRler z.B. über '''Jabber''', '''Telegram''' oder andere Sozialen Netze / Instant Messenger kontaktiert werden: Am besten sofort eine kurze Info-Mail an den Rest des FSRs, damit alle Bescheid wissen. Insbesondere ist die FSR-Telegram-Gruppe kein offizielles Kommunikationsmedium (es sind auch nicht alle FSR-Mitglieder in dieser Gruppe drin), sodass auch von dort wichtige Informationen per Mail weitergegeben werden sollten.
  
== Informationsfluss Extern ==
+
Die einzige Ausnahme dieser Regel bildet die Mailingliste '''[mailto:fsr-vertraulich@informatik.uni-hamburg.de FSR-Vertraulich]'''. Auf dieser Liste stehen explizit nur eingige wenige FSR-Mitglieder, um kritische Anfragen entgegenzunehmen, bei denen die Leute nicht möchten, dass der ganze FSR (inklusive Schatten-FSR) darüber Bescheid weiß. Anfragen an diese Liste sollten nach Möglichkeit direkt beantwortet werden oder sonst ''anonymisiert'' auf der nächsten FSR-Sitzung angesprochen werden.
  
=== FSR-Protokolle ===
+
=== Kommunikation nach Außen ===
* haben nicht nur interne Protokollfunktion inherent
+
Der FSR repräsentiert die Fachschaft Informatik. In dieser Rolle sollte man etwas aufpassen, wenn man Mails im Namen des FSRs schreibt, insbesondere wenn diese Mails im Rahmen der Kommunikation mit Externen erfolgen. Es hat sich als ''Best Practice'' herausgestellt, einen sog. '''RFC''' an die Mailingliste zu schicken, bevor man die tatsächliche Mail abschickt. Der RFC enthält die Antwort, die man im Namen des FSRs schicken möchte. So haben dann alle FSR-Mitglieder (und Schatten-FSRler) die Gelegenheit, problematische Punkte anzumerken.
* dienen ebenfalls zur Information für andere Mafiasi-Mitglieder
 
  
=== Mail von Extern ===
+
Wenn man mit einem RFC einverstanden ist, kann man diesen mit einer "+1"-Mail unterstützen. Bei großen Änderungen sollte ggf. noch ein geänderter RFC rumgeschickt werden. Die tatsächliche Antwort sollte immer mit dem FSR im CC (und idealerweise auch im Reply-To) geschickt werden. Erreicht dich eine Antwort persönlich, solltest du diese an die FSR-Mailingliste weiterleiten.
* bei Anfragen zur Buttonmaschine reagiert der Buttonverantwortliche, ansonsten hängt es vom Inhalt der Mail ab
 
** Anfragen, die besprochen werden müssen: Mailverantwortlicher sagt Bescheid, dass man sich damit befasst
 
** Anfragen, die sich an die OE richten: an oe-orga weiterleiten
 
** Jobangebote: besprechen (auf Mailingliste) und Ergebnis mitteilen und ggf. an studentenjobs@ schicken
 
** unkritische Anfragen, die um Weiterleitung an Verteiler bitten (Teilnahme an Studie, etc.): weiterleiten
 
* Idee für den neuen FSR: Es gibt einen Mailverantwortlichen, der darauf achtet, dass alle eingehenden Mails und Anfragen zeitnah beantwortet werden
 
* Es muss darauf geachtet werden, dass bei kleineren Anfragen eher schnell geantwortet wird, bei "wichtigen" Emails, zum Beispiel an Mafia, jedoch vorher immer ein Entwurf auf fsr@ herumgeschickt wird, den alle FSR Mitglieder lesen sollten und auch bei Zustimmung kommentieren sollten.
 
* Es gibt eine Wikiseite mit alten [[Emailvorlagen]] zur Inspiration.
 
  
=== FSR-Newsletter ===
 
* zwischen zwei FSR-Sitzungen verschicken
 
* beinhaltet Kurzzusammenfassung der Themen der letzten Sitzung
 
* lädt zur kommenden Sitzung ein (Ort, Datum, Uhrzeit)
 
* informiert über (bereits vorhandene) TOPs der kommenden Sitzung
 
* sollte auch in der vorlesungsfreien Zeit regelmäßig verschickt werden
 
  
== Ablauf FSR-Sitzung ==
+
= Ämter =
* jemand (möglichst nur einer) legt ein FSR-Gruppenetherpad an, und kopiert das FSR-Protokoll aus dem Wiki hinein, wurde dies noch nicht angelegt, so nimmt man das letzte Protokoll, neue ToDos werden zu alten, alte TOPs werden gelöscht und neue TOPs werden eingetragen.
+
Einige der Routineaufgaben werden in Form von Ämtern fest an FSRler vergeben. Jedes Amt sollte mindestens von einem/r Hauptvertreter/in und einem/r Stellvertreter/in besetzt sein. Im Folgenden werden die Aufgaben der Ämter kurz beschrieben. Idealerweise ergänzen die Beauftragten kontinuierlich die Beschreibungen und ergänzen ''Best Practices''.
* Es wird eine Gesprächsleitung und Protokollant bestimmt (falls obiges noch nicht gemacht wurde, ist dies nun die Aufgabe des Protokollanten)
 
* die Gesprächsleitung leitet die Sitzung ein. Optimalerweise schließt die Gesprächsleitung (oder der Protokollant) ihren/seinen Laptop an den Beamer an
 
* Nacheinander werden die verschiedenen Topics besprochen
 
** dabei sollte darauf geachtet werden, dass wenn diskutiert wird, die Gesprächsleitung Leuten das Wort erteilt, sodass alle ihre Meinung abgeben können
 
** am Ende sollte man möglichst zu einem Konsens kommen und diesen festhalten, sowie TODOs eintragen, die Leuten zugewiesen wurden/werden.
 
* Sind alle TOPs besprochen, werden alte TODOs durchgegangen
 
** abgearbeitete TODOs werden auf #done gesetzt, letzte Woche erledigte TODOs können gelöscht werden
 
** (sorgt dafür, dass TODOs nicht einfach plötzlich verschwinden)
 
* jemand überträgt das Protokoll vom Etherpad ins Wiki
 
* das Protokoll wird ausgedruckt und an der Tür vom c.t. aufgehängt
 
  
== Funktion des Schatten-FSR ==
+
=== Finanzbeauftragte/r ===
 +
Der/Die Finanzbeauftragte/r ist dafür zuständig, einen Überblick über die Finanzen des FSR zu behalten. Das beinhaltet zwei Dinge:
 +
* Über den AStA hat die Fachschaft Informatik jährlich ein Budget von etwas über 2000€. Bis auf Alkohol und Pfand können Einkäufe über den AStA abgerechnet werden. Dazu wird das Geld von jemandem ausgelegt, dann wird ein entsprechender Antrag ausgefüllt (u.A. vom Finanzreferenten) und dann beim AStA eingereicht. Der AStA überweist dann die Auslagen wieder an die entsprechenden Person. Der Finanzreferent ist zuständig dafür, dass die Anträge den AStA auch erreichen und damit die Auslagen zurückgezahlt werden.
 +
* Der Getränkeverkauf im [[c.t.]] finanziert sich zwar selbst, allerdings muss das Geld vom ''Tresor des Vertrauens'' irgendwie zu Ceres (dem Getränkelieferanten). Der Finanzreferent ist dafür zuständig, regelmäßig das Geld im Tresor zu zählen, zu dokumentieren und davon die Getränkerechnungen zu bezahlen. Der Finanzreferent sollte bei Bestellungen sagen können, ob ausreichend Geld für die Bestellung vorhanden ist.
 +
 
 +
=== Buttonbeauftragte/r ===
 +
{{Hauptartikel|Buttonmaschine}}
 +
 
 +
Der Buttonbeauftragte ist dafür zuständig, Anfragen bezüglich der Buttonmaschine zu beantworten und die Abrechnung der Buttons mit dem Finanzreferenten abzustimmen. Außerdem muss dafür gesorgt werden, dass die Buttonmaschine zu bestimmten Zeiten (z.B. zur OE) reserviert ist (s. auch [[Buttonmaschinen-Belegungsplan]]).
 +
 
 +
=== Getränkebeauftragte/r ===
 +
Der/Die Getränkebeauftragte/r ist dafür zuständig, den Getränkestand im [[c.t.]] zu überwachen und dem FSR Bescheid zu sagen, wenn die Getränke knapp werden und wieder nachbestellt werden muss. Der Getränkebeauftragte sollte dabei direkt einen Vorschlag machen, welche Getränke in welcher Menge bestellt werden sollten.
 +
 
 +
Die Getränkelieferungen müssen persönlich angenommen werden. Theoretisch kann das zwar jeder Studierende machen, allerdings ist es vorteilhaft, wenn es der/die Getränkebeauftragte macht, damit gleich geprüft werden kann, ob die Bestellung auch erfüllt wurde. Wenn niemand die Bestellung annimmt, erreicht sie meistens trotzdem irgendwie das Getränkelager. Oft ist dann ein Lieferschein mit einer Unterschrift von "abgestellt" zu finden.
 +
 
 +
=== Mailbeauftragte/r ===
 +
Im FSR bekommt man ziemlich viele Mails. Einiges davon ist Spam, aber es gibt auch viele echte Anfragen. Der/Die Mailbeauftragte/r hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass auch alle Anfragen bearbeitet und beantwortet werden. Der/Die Mailbeauftragte muss die Mails nicht selbst beantworten, sollte aber sicherstellen, dass alles bearbeitet wird.
 +
 
 +
=== Post-Beauftragte/r ===
 +
Einige Anfragen (besonders Stellenangebote) erreichen die Fachschaft auch per Post. Der Briefkasten (bei der Informatik-Bibliothek) sollte regelmäßig durch den/die Post-Beauftragte/n geleert werden.
 +
 
 +
 
 +
= Routineaufgaben =
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Es gibt einige Aufgaben, die der FSR jedes Jahr bzw. jedes Semester erledigen muss und die etwas Organisationsarbeit erfordern. Die meisten dieser Themen müssen vom FSR proaktiv organisiert werden (das heißt es gibt keine Anfrage per Mail, bzw. die Anfragen kommen erfahrungsgemäß erst sehr kurzfristig).
 +
 
 +
== Vollversammlung ==
 +
{{Hauptartikel|HOWTO:Vollversammlung}}
 +
 
 +
Jedes Semester soll eine [[Vollversammlung]] organisiert werden, auf der unter Anderem ein neuer FSR gewählt wird.
  
 
== Weihnachtsfeier ==
 
== Weihnachtsfeier ==
Einmal jährlich steht die Weihnachtsfeier an oder wie wir zu sagen pflegen: das Weihnachtsseminar.
+
{{Hauptartikel|Weihnachtsfeier-HowTo}}
 +
 
 +
Jedes Jahr kurz vor Weihnachten wird die traditionelle Weihnachtsfeier der Fachschaft durch den FSR organisiert. Immer mal wieder finden sich hier auch Leute außerhalb des FSRs, die bei der Organisation mithelfen möchten. Es lohnt also durchaus in der Fachschaft nach Unterstützung zu fragen.
 +
 
 +
== Sommerfest ==
 +
{{Hauptartikel|SOMMERFEST}}
  
* wird vom FSR organisiert
+
Das Sommerfest wird größtenteils vom Fachbereich organisiert. Traditionell verkauft die Fachschaft dort Waffeln und hilft beim Auf- und Abbau. Der FSR ist dafür verantwortlich, die entsprechenden Helfer zu organisieren und dafür zu sorgen, dass die Helfer auch wissen, was sie tun sollen.
* weitere Infos im [[Weihnachtsfeier-HowTo|HOWTO]]
 
* Ab dem WS17/18 wird versucht, eine gemeinsame Weihnachtsfeier mit der Fachschaft Wirtschaftsinformatik zu organisieren. Die Details dazu gibt es im entsprechenden Etherpad der FSR-Gruppe.
 
  
== Stupa-Wahl ==
+
Abgesehen davon sollte der FSR das Sommerfest auch bewerben. Es hat sich außerdem bewährt zum Ende des Sommerfests auch eine Karaoke-Party zu organisieren.
* im Winter steht StuPa-Wahl an
 
* weitere Infos im dazugehörigen [[HOWTO:StuPaWahl|HOWTO]]
 
  
== Button-Maschine ==
+
== StuPa-Wahl ==
Verlinke HOWTO.
+
{{Hauptartikel|HOWTO:StuPaWahl}}
  
== Vollversammlung ==
+
Jedes Jahr im Januar findet die Urnenwahl für das [[StuPa]] statt. Der FSR muss sich darum kümmern, dass sich vernünftig um die Wahlurne gekümmert wird, dass alle Schichten besetzt sind und dass es Waffeln gibt.
* jedes Semester steht eine VV an
 
* diese wird vom FSR des vorherigen Semester organisiert
 
* weitere Infos im [[HOWTOS/Vollversammlung|HOWTO]]
 
  
 
== Dies Academicus ==
 
== Dies Academicus ==
* einmal pro Jahr gibt es einen Dies Academicus
+
Der Dies Academicus wird jährlich (manchmal auch öfter) vom [[AStA]] und der Universität organisiert. Ziel ist die Erarbeitung und Erkenntnissen zur Studienreform in Form von Workshops und Diskussionen, die sich jeweils mit unterschiedlichen Teilaspekten befassen. Es gibt auch einen vorlesungsartigen Teil mit Redebeiträgen vom Präsidenten, Dozenten und Studierenden aus dem hochschulpolitischen Referat des AStA. Im Anschluss daran gibt es noch eine Plenumsdiskussion. Der Dies endet mit einer Podiumsdiskussion, um die Ergebnisse zusammenzufassen und Konsequenzen zu ziehen.
* dieser wird i.d.R. vom AStA und der Uni vorbereitet
 
* Ziel des Dies ist die Erarbeitung und Vertiefung von Erkenntnissen zur Studienreform
 
** dafür gibt es am Nachmittag mehrere Workshops, die sich jeweils mit unterschiedlichen Teilaspekten befassen
 
** jeder Dies setzt sich einen Kernfokus, um den sich die Workshops drehen
 
* am Vormittag gibt es einen VL-artigen Teil mit Redebeiträgen vom Präsidenten, einem Dozenten und einem Studierenden aus dem (hochschul-)politischen Referat des AStA
 
** im Anschluss an die Redebeiträge gibt es immer eine Plenumsdiskussion
 
** so langweilig das im Einzelnen sein mag (besonders, wenn man schon in Vorjahren da war), sollte man bis zu den Workshops bleiben, denn dort findet die eigentlich wichtige Arbeit statt
 
* abends gibt es dann meistens eine Podiumsdiskussion, um Ergebnisse zusammenzufassen und Konsequenzen zu ziehen
 
* für die Zeit des Dies fallen alle Lehrveranstaltungen aus, damit sowohl Studierende als auch Lehrende anwesend sein können
 
* damit die Themen auch für die Informatik interessant(er) sind, sollte man sich frühzeitig einbringen
 
** denn Veränderung geschieht nicht durch Enthaltung
 
  
== Serviceteam ==
+
Am Dies Academicus finden keine Lehrveranstaltungen statt. Als FSR sollte man die Fachschaft motivieren, diesen Tag auch wie vorgesehen dafür zu benutzen, sich in der Hochschulpolitik zu engagieren und an den Workshops und Diskussionen teilzunehmen. Insbesondere wenn das Thema des Dies unmittelbar für die Informatik relevant ist, ist es sehr von Vorteil, wenn sich die Fachschaft auch aktiv einbringt.
* aktueller Leiter: Ronald Kock
 
* regelmäßige Kommunikation mit Serviceteamleiter notwendig
 
* gutes Verhältnis sollte gewahrt werden
 
  
für aktuellen Leiter:
+
== Unitag ==
* FSR ist nicht disziplinarisch verantwortlich für Studierende
+
{{Hauptartikel|Unitag}}
* wenn Studis Mist bauen ist das Scheiße, aber mehr als ermahnen kann der FSR nicht
+
 
 +
Der Unitag ist eine Info-Veranstaltung für Schüler, in der es Informationen rund um die Universität und das Studium gibt. Traditionell gibt es dort die Veranstaltung ''Informatik aus Sicht der Studierenden''. Der FSR sollte dafür sorgen, dass es Leute gibt, die diese Veranstaltung durchführen (nicht notwendigerweise FSRler). Der FSR kann auch Kekse für die Veranstaltung finanzieren.
 +
 
 +
== Parties ==
 +
 
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Traditionell sind [[HOWTO:Karaoke-Party|Karaoke-Parties]] sehr beliebt in der Fachschaft. Mit etwas Glück findet sich jemand aus der [mailto:ag-karaoke@informatik.uni-hamburg.de Karaoke-AG], der die Organisation und Durchführung in die Hand nimmt.
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== Das Serviceteam ==
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Das Serviceteam ist für die Verwaltung des Geländes verantwortlich. Aktuell wird es von [mailto:kock@informatik.uni-hamburg.de Ronald Kock] geleitet. Es ist notwendig und sinnvoll, dass der FSR regelmäßig mit dem Serviceteam in Kontakt bleibt, da man so oft von geplanten Änderungen oder auch von Problemen informiert wird. Oftmals wird der FSR informiert, wenn Studierende z.B. die Küche schmutzig hinterlassen haben. In solchen Fällen ist es wichtig kann der FSR dann die Studierenden ermahnen. Es ist allerdings wichtig, dass dem Serviceteam klar ist, dass auch der FSR nicht mehr tun kann, als Mahnungen an alle Studierenden auszusprechen, da wir natürlich auch nicht wissen, wer genau der Verursacher ist.
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Es sollte insgesamt ein gutes Verhältnis mit dem Serviceteam gewahrt werden, um unnötige Probleme zu vermeiden.
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= OE-FSR-Absprachen =
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{{Hauptartikel|HOWTO:OE-FSR-Absprachen}}
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Die OE arbeitet größtenteils unabhängig vom FSR. Damit es keine Probleme gibt, sollten alle FSRler über die OE-FSR-Absprachen informiert sein. Der FSR (und die OE) bestätigt die Absprachen jedes Semester.
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= Der Schatten-FSR =
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[[Schatten-fsr|Schatten-FSR]] ist der Name für die Leute, die zwar nicht im FSR sind, aber dennoch auf der [mailto:fsr@informatik.uni-hamburg.de FSR-Mailingliste] stehen. Dies sind hauptsächlich (aber nicht nur) Alt-FSRler, die weiterhin informiert bleiben möchten und die sich gelegentlich mit Hintergrundwissen zu Wort melden.
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Der Schatten-FSR zählt grundsätzlich nicht zum FSR, allerdings sind manche Schatten-FSRler weiterhin sehr aktiv und beteiligen sich an Diskussionen. Wenn es Fragen zu Abläufen gibt oder zu einer Anfrage das Hintergrundwissen fehlt, ist es immer eine gute Möglichkeit, eine entsprechende Mail an die [mailto:fsr@informatik.uni-hamburg.de FSR-Mailingliste] zu schicken, sodass ggf. Schatten-FSRler dabei helfen können.
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Das wichtigste ist, dass du dieses Howto gelesen hast. Damit hast du nun schon einen groben Überblick, was auf dich zukommt. Und falls du dir nicht alles merken kannst: Keine Sorge. Am besten lernt man die Abläufe während der FSR-Arbeit.
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Du bereitest dich am besten folgendermaßen auf die erste/nächste Sitzung vor:
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* Überlege dir, wie viel Zeit du für den FSR investieren kannst/möchtest. Basierend auf dieser Einschätzung kannst du auf der ersten Sitzung schon mal dein erstes Todo übernehmen. Denke daran, dass das System nur funktioniert, wenn sich alle an den Todos beteiligen.
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* Lies die [[HOWTO:OE-FSR-Absprachen|OE-FSR-Absprachen]]
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* Richte deinen Mail-Client so ein, dass du darauf vorbereitet bist, dass du viele FSR-Mails bekommst. Diese lassen sich durch den Mail-Header <code>List-Id: FSR Informatik <fsr.mailhost.informatik.uni-hamburg.de></code> relativ gut filtern.
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= Checklisten =
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== Neuer FSR ==
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Folgende Todos sollten direkt auf der Sitzung nach der [[VV]] erledigt werden, da sie entweder für die Wahlniederschrift relevant sind oder weitere Vorbereitung erfordern:
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* Auf dieses [[HOWTO:FSR|FSR-HOWTO]] hinweisen.
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* Mailingliste aktualisieren
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* Jabber-Gruppe aktualisieren (Das macht die Server-AG)
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* Mafiasi-Gruppe aktualisieren
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* FSR-Verzeichnis erklären und allen Zugriff geben (das macht das iRZ, die Gruppe <code>vw_2</code> muss aktualisiert werden).
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* Ggf. weitere Gruppen (z.B. Telegram) aktualisieren
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* FSR-Mitglieder im Wiki aktualisieren
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* Finanzreferenten wählen (die anderen Ämter besser erst, wenn alle das FSR-Howto gelesen haben)
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* Ein Dudel für einen regelmäßigen Sitzungstermin erstellen und rumschicken.
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* Schatten-FSR bitten, sich kurz vorzustellen (Name, Fachsemester, FSR-Erfahrung etc.). Ggf. dieselbe Mail nutzen, um inaktive Leute zu indentifizieren, die von der Mailingliste runter sollen/wollen.
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Weitere Todos sollten auf der nächsten Sitzung (bzw. bald danach) behandelt werden:
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* Ämter vergeben
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* [[HOWTO:OE-FSR-Absprachen|OE-FSR-Absprachen]] bestätigen (oder ggf. Änderungen vorschlagen)
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* Arbeitsaufträge von der [[VV]] durchsehen und daraus Todos erstellen.
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* FSR-Vertraulich neu besetzen
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* FSR-Plakat erstellen
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* Neue Gremienmitglieder von der VV an den Fachbereich weitergeben
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* Ggf. beim Fachbereichsleiter ein Vorstellungstreffen vereinbaren
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* "Spende Blühendes Informatikum" erklären
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== TODOs als Mitglied ==
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* Mails lesen
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* Zu den Sitzungen gehen
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* Todos übernehmen und rechtzeitig erledigen
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* Gib Rückmeldungen zu Mailentwürfen oder Diskussionen auf der Mailingliste.
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* Stimme rechtzeitig in Dudels ab
  
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== Mail/Anfrage von Extern ==
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Erreicht den FSR eine externe Anfrage, sollten die folgenden Punkte durchlaufen werden. Der/Die Mailbeauftragte sollte darauf achten, dass die Anfrage auch zeitnah beantwortet wird (auch wenn es nur eine Antwort im Sinne von "leider können wir noch keine konkrete Antwort geben" ist).
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* Bei Anfragen zur Buttonmaschine reagiert der/die Buttonbeauftragte
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* Anfrage ggf. an andere Verteiler weiterleiten (z.B. an [mailto:studentenjobs@informatik.uni-hamburg.de Studentenjobs], [mailto:oe-orga@informatik.uni-hamburg.de die OE-Orga], [mailto:mafia@informatik.uni-hamburg.de MafiA] oder [mailto:stud@informatik.uni-hamburg.de Stud@]).
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* Bei Redebedarf diesen Ankündigen
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* RFC für Antwort rumschicken
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* Antwort abschicken (mit dem FSR im CC)
  
== OE-FSR Absprachen ==
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== Hochschulpolitik ==
[[HOWTO:OE-FSR-Absprachen | OE-FSR Absprachen]]
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* Wer ist in welchem Gremium?
Lesen, verstehen und beschließen/nachverhandeln/kündigen.
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* Was sind aktuelle Themen am Fachbereich?
  
 
[[Kategorie:HOWTO]]
 
[[Kategorie:HOWTO]]

Version vom 1. Mai 2018, 14:42 Uhr

Dieses HOWTO richtet sich an Leute, die zum ersten Mal im FSR (bzw. im FSR der Fachschaft Informatik) sind. Die Arbeit im FSR hat zeigt, dass es einige grundlegende Vorgehensweisen gibt, welche sich über die letzten Jahre bewährt haben. Um Informationen über die Arbeit im FSR in schriftlicher Form festzuhalten, wurde dieser Artikel geschaffen. Jeder FSRler sollte dieses HOWTO gelesen haben und dafür sorgen, dass es immer auf dem neusten Stand bleibt. Das Ziel ist es, dass aktuelle und ehemalige FSRler ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die kommenden FSR-Generationen zur Verfügung stellen und wir somit das Rad nicht von Semester zu Semester neu erfinden müssen. Unser Appell: Bitte aktualisiert diesen Artikel kontinuierlich!

Über die FSR-Arbeit

Der FSR vertritt die Anliegen der Fachschaft Informatik gegenüber dem Fachbereich, der Universität und außerhalb der Universität. Dazu trifft sich der FSR i.d.R. wöchentlich (in der Vorlesungszeit), bzw. alle zwei Wochen (in der vorlesungsfreien Zeit). Auf den FSR-Sitzungen (FSR-Parteys) werden aktuelle Themen und anliegen diskutiert. Jedes Fachschaftsmitglied ist eingeladen, zu den FSR-Parteys dazuzukommen und mitzudiskutieren. Abseits der FSR-Parteys kommuniziert der FSR hauptsächlich per E-Mail (s. Kommunikationswege).

Einige Aufgaben im FSR sind in Ämter aufgeteilt. Aktuell gibt es die folgenden Ämter im FSR. Der Arbeitsaufwand für die einzelnen Ämter hält sich im Regelfall in Grenzen. Die genaue Beschreibung der Ämter folgt weiter unten:

Aufgabenbereiche des FSR

Die Aufgaben des FSR lassen sich im Prinzip in drei Bereiche unterteilen: Routineaufgaben, Hochschulpolitik (Gremienarbeit) und Anfragen. Zusätzlich dazu ist es dem FSR natürlich freigestellt, sich auch in anderen Aufgabenbereichen zu engagieren (und dann ggf. diesen Artikel zu aktualisieren).

Routineaufgaben

Zu den Routineaufgaben zählen diejenigen Aufgaben, die zur Aufrechterhaltung der Selbstverwaltung der Fachschaft nötig sind, aber auch Traditionen wie z.B. die Weihnachtsfeier. Jedes FSR-Mitglied sollte darauf achten, dass die Planung für Routineaufgaben rechtzeitig begonnen wird (spätestens zwei Wochen vorher), damit noch genug Zeit bleibt Einkäufe zu erledigen, Helfer zu organisieren usw.

Hochschulpolitik

Jeder FSR kann für sich entscheiden, in welchem Ausmaß er sich im Rahmen der Hochschulpolitik engagieren möchte. Unabhängig davon sollte sich der FSR jedoch an der Gremienarbeit am Fachbereich beteiligen. Das bedeutet nicht, dass die Mitglieder des FSR selbst die Gremienarbeit übernehmen müssen. Der FSR sollte jedoch auf dem aktuellen Stand über Ereignisse am Fachbereich sein. Dazu empfiehlt es sich, dass er studentische Gremienmitglieder regelmäßig zu FSR-Parteys einlädt, damit diese von den aktuellen Ereignissen am Fachbereich berichten können. Hier sollte der FSR als Repräsentant der Fachschaft auch eine beratende Rolle übernehmen, wenn es darum geht, Entscheidungen im Namen der Studierenden zu treffen.

Näheres zu den verschiedenen Gremien und zur Arbeit in Gremien befindet sich in den entsprechenden Artikeln.

Anfragen

Anfragen machen den größten Teil der FSR-Arbeit aus. Anfragen erreichen den FSR normalerweise per E-Mail oder indem ein FSR-Mitglied direkt angesprochen wird. Im letzteren Fall sollte der Rest des FSRs umgehend per Mail informiert werden. Anfragen können viele verschiedene Formen annehmen. Darunter sind zum Beispiel:

  • Vorschläge/Hilfeanfragen von Studierenden.
  • Anfragen von Professoren oder anderen Mitgliedern des Fachbereichs der Universität.
  • Anfragen von externen. Teilweise Jobangebote.
  • Anfragen vom Serviceteam

Für jede mögliche Anfrage hier eine mögliche Lösung vorzuschlagen, sprengt den Umfang des Artikels und wäre auch gar nicht möglich. Allerdings sind viele Situationen in ähnlicher Form in der Vergangenheit bereits aufgetreten, sodass es vielleicht schon eine E-Mail-Vorlage dazu gibt. Näheres unter Kommunikationswege.

Ablauf einer FSR-Partey

Bevor überhaupt eine FSR-Partey stattfinden kann, muss zunächst ein Termin gefunden werden. Dazu erstellt man am besten ein Dudel und schickt dieses an den ganzen FSR. So findet man einen Termin, der regelmäßig für alle FSR-Mitglieder passt.

Normalerweise finden die FSR-Parteys im c.t. statt. Zum vereinbarten Tag und Zeit trifft man sich dort für die Partey. Erfahrungsgemäß dauert eine Sitzung gut 2 Stunden. Manchmal kann es aber auch deutlich länger dauern. Die Sitzung läuft dann folgendermaßen ab:

  1. Als erstes werden Sitzungsleitung und Protokollant/in bestimmt. Falls noch nicht geschehen, wird im Etherpad ein neues Pad für das (interne) Protokoll angelegt. Es empfiehlt sich außerdem das Protokoll während der Sitzung am Beamer zu zeigen, sodass alle mitlesen können, was protokolliert wird. Näheres zu Protokollen findet sich im entsprechenden HOWTO.
  2. Die Sitzungsleitung eröffnet die Sitzung. Es werden Startzeit, Ort und die Anwesenden (FSR-Mitglieder sowie Gäste) protokolliert.
  3. Die Tagesordnung wird aufgestellt bzw. erweitert. Idealerweise wurden ungeklärte Anfragen und andere Themen mit Redebedarf bereits vorher im Protokoll als TOPs vermerkt.
  4. Die einzelnen TOPs werden nacheinander besprochen. Die Sitzungsleitung leitet die Gespräche, indem den Leuten nacheinander das Wort erteilt wird, ggf. unter Zuhilfenahme einer Redeliste.
  5. Während der Sitzung werden am Ende des Protokolls neue TODOs gesammelt. Falls noch nicht geschehen, werden diese am Ende der Sitzung unter den FSRlern aufgeteilt.
  6. Die Sitzungsleitung beendet die Sitzung. Die Endzeit wird protokolliert.

Auch wenn die Sitzungen normalerweise sehr zivilisiert ablaufen, gibt es doch ein paar Tipps, die man für eine angenehme Sitzung befolgen kann. In den meisten Fällen ist es Aufgabe der Sitzungsleitung diese Aspekte zu berücksichtigen:

  • Jeder sollte die Gelegenheit haben zu Wort zu kommen und auszureden. Zu lange Beiträge können durch die Sitzungsleitung unterbrochen werden.
  • Es sollten regelmäßig kleine Pausen gemacht werden, damit alle ihre Gedanken sortieren können. Spätestens nach zwei Stunden sollte eine längere Pause gemacht werden, da dann oft die Konzentration deutlich nachlässt.
  • Fehler oder kritische Punkte im Protokoll sollten sofort angemerkt werden, damit der/die Protokollant/in entsprechende Korrekturen vornehmen kann.
  • Auch bei Beschlüssen, sollte darauf geachtet werden, dass diese wörtlich in den Protokollen stehen.

Protokolle

Wie oben angedeutet wird während der FSR-Sitzung das Besprochene protokolliert. Dies ist wichtig, damit auch nicht-anwesende FSRler im Nachhinein nachvollziehen können, was auf der Sitzung passiert ist. Wir unterscheiden zwei Arten von FSR-Protokollen:

  • Das interne FSR-Protokoll einer Sitzung ist im Etherpad zu finden und ist nur für die Mitglieder das Mafiasi-Gruppe FSR-Informatik sichtbar. In diesem Protokoll werden ggf. TOPs als intern gekennzeichnet, die nicht direkt für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Dieses Protokoll wird live während der Sitzung verfasst.
  • Das öffentliche Protokoll ist das Protokoll, welches am Ende im Wiki zu finden ist. Darin sind die internen TOPs nicht enthalten. Inhaltlich sollte es ansonsten dem internen Protokoll gleichen. Allerdings ist es empfehlenswert, einige Punkte so auszuformulieren, dass sie von möglichst vielen Leuten verstanden werden.

Damit das TODO-System funktioniert und das Protokoll auch auffindbar ist, muss das öffentliche Protokoll nach jeder Sitzung an zwei Stellen (manuell) verlinkt werden:


Todos

Der Großteil der FSR-Arbeit passiert außerhalb der FSR-Sitzungen. Dazu gehört zum Beispiel das Beantworten von Anfragen, das Planen und Durchführen von Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier) sowie das Abstimmen von Terminen. Diese Aufgaben werden auf den FSR-Parteys in Form von Todos vergeben und dann abseits der Sitzung bearbeitet. Die Todos werden (inklusive der Verantwortlichen) auch in den Protokollen vermerkt. Todos im FSR werden auf freiwilliger Basis vergeben. FSR-Mitglieder (oder gerne auch andere Fachschaftsaktive) können sich bereit erklären, Aufgaben zu übernehmen und bekommen dann Todos dafür. Das bedeutet einerseits, dass niemand gezwungen wird, Aufgaben zu übernehmen, allerdings bedeutet es auch, dass wenn sich niemand um ein Thema kümmert, dass es dann unbearbeitet bleibt. Je nachdem um was für ein Thema es ging kann das mehr oder weniger dramatische Folgen haben. Es ist also wichtig, dass alle FSR-Mitglieder auch Todos übernehmen, sodass nichts unbearbeitet bleibt oder am Ende eine Person alles machen muss.

Das Todo-System ist so eingerichtet, dass die Verantwortlichen eines Todos automatisch Erinnerungsmails für ihre Todos bekommen. Die Syntax lässt sich leicht anhand vergangener FSR-Protokolle erkennen.

Dokumentation

Die wichtigste Dokumentation im FSR sind die FSR-Protkolle. In den FSR-Protkollen wird festgehalten, womit sich der FSR über die Jahre beschäftigt hat. Da es allerdings schwierig sein kann, spezifische Informationen in den FSR-Protokollen wiederzufinden, ist es unbedingt empfehlenswert, dass der FSR regelmäßig die wichtigsten Informationen in separate Wiki-Artikel überträgt.

Neben den FSR-Protkollen gibt es auch ein FSR-Verzeichnis auf den Servern des Fachbereichs. Auf dieses kann z.B.per SFTP auf rzssh1.informatik.uni-hamburg.de zugegriffen werden (unter /informatik2/students/projects/fsr). Außerdem gibt es diverse OwnCloud-Shares, die allerdings sehr verstreut sind und sich daher nicht gut für das Archivieren von Dokumenten eignen.

Es gibt auch einen FSR-Archivraum (G-007) mit Dokumenten aus vergangenen Jahrzehnten.


Kommunikationswege

Es gibt viele Möglichkeiten, den FSR zu erreichen. Damit die FSR-Arbeit auch bei vielen Kommunikationswegen effektiv abläuft, sollten einige Richtlinien befolgt werden.

E-Mail & co.

Die E-Mail ist das Hauptkommunikationsmedium im FSR. Mails an fsr@informatik.uni-hamburg.de erreichen alle Leute aus dem FSR sowie den Schatten-FSR. Alle relevanten Informationen sollten idealerweise auch über die Mailingliste verschickt werden, damit auf jedem Fall alle FSRler informiert sind.

Insbesondere der Kontakt zum Rest des Fachbereichs erfolgt allerdings häufig persönlich. Besonders das Serviceteam spricht meistens FSRler direkt an anstatt Mails zu schreiben. In solchen Situationen sollte der Rest des FSRs kurz per Mail informiert werden. Es ist in dem Fall meistens besser, eine kurze Mail zu schreiben als z.B. bis zur nächsten Sitzung zu warten, da es sonst vorkommt, dass das Thema vergessen wird oder einfach nicht alle FSRler auf der Sitzung da sind.

Gleiches gilt auch, wenn einzelne FSRler z.B. über Jabber, Telegram oder andere Sozialen Netze / Instant Messenger kontaktiert werden: Am besten sofort eine kurze Info-Mail an den Rest des FSRs, damit alle Bescheid wissen. Insbesondere ist die FSR-Telegram-Gruppe kein offizielles Kommunikationsmedium (es sind auch nicht alle FSR-Mitglieder in dieser Gruppe drin), sodass auch von dort wichtige Informationen per Mail weitergegeben werden sollten.

Die einzige Ausnahme dieser Regel bildet die Mailingliste FSR-Vertraulich. Auf dieser Liste stehen explizit nur eingige wenige FSR-Mitglieder, um kritische Anfragen entgegenzunehmen, bei denen die Leute nicht möchten, dass der ganze FSR (inklusive Schatten-FSR) darüber Bescheid weiß. Anfragen an diese Liste sollten nach Möglichkeit direkt beantwortet werden oder sonst anonymisiert auf der nächsten FSR-Sitzung angesprochen werden.

Kommunikation nach Außen

Der FSR repräsentiert die Fachschaft Informatik. In dieser Rolle sollte man etwas aufpassen, wenn man Mails im Namen des FSRs schreibt, insbesondere wenn diese Mails im Rahmen der Kommunikation mit Externen erfolgen. Es hat sich als Best Practice herausgestellt, einen sog. RFC an die Mailingliste zu schicken, bevor man die tatsächliche Mail abschickt. Der RFC enthält die Antwort, die man im Namen des FSRs schicken möchte. So haben dann alle FSR-Mitglieder (und Schatten-FSRler) die Gelegenheit, problematische Punkte anzumerken.

Wenn man mit einem RFC einverstanden ist, kann man diesen mit einer "+1"-Mail unterstützen. Bei großen Änderungen sollte ggf. noch ein geänderter RFC rumgeschickt werden. Die tatsächliche Antwort sollte immer mit dem FSR im CC (und idealerweise auch im Reply-To) geschickt werden. Erreicht dich eine Antwort persönlich, solltest du diese an die FSR-Mailingliste weiterleiten.


Ämter

Einige der Routineaufgaben werden in Form von Ämtern fest an FSRler vergeben. Jedes Amt sollte mindestens von einem/r Hauptvertreter/in und einem/r Stellvertreter/in besetzt sein. Im Folgenden werden die Aufgaben der Ämter kurz beschrieben. Idealerweise ergänzen die Beauftragten kontinuierlich die Beschreibungen und ergänzen Best Practices.

Finanzbeauftragte/r

Der/Die Finanzbeauftragte/r ist dafür zuständig, einen Überblick über die Finanzen des FSR zu behalten. Das beinhaltet zwei Dinge:

  • Über den AStA hat die Fachschaft Informatik jährlich ein Budget von etwas über 2000€. Bis auf Alkohol und Pfand können Einkäufe über den AStA abgerechnet werden. Dazu wird das Geld von jemandem ausgelegt, dann wird ein entsprechender Antrag ausgefüllt (u.A. vom Finanzreferenten) und dann beim AStA eingereicht. Der AStA überweist dann die Auslagen wieder an die entsprechenden Person. Der Finanzreferent ist zuständig dafür, dass die Anträge den AStA auch erreichen und damit die Auslagen zurückgezahlt werden.
  • Der Getränkeverkauf im c.t. finanziert sich zwar selbst, allerdings muss das Geld vom Tresor des Vertrauens irgendwie zu Ceres (dem Getränkelieferanten). Der Finanzreferent ist dafür zuständig, regelmäßig das Geld im Tresor zu zählen, zu dokumentieren und davon die Getränkerechnungen zu bezahlen. Der Finanzreferent sollte bei Bestellungen sagen können, ob ausreichend Geld für die Bestellung vorhanden ist.

Buttonbeauftragte/r

Hauptartikel: Buttonmaschine

Der Buttonbeauftragte ist dafür zuständig, Anfragen bezüglich der Buttonmaschine zu beantworten und die Abrechnung der Buttons mit dem Finanzreferenten abzustimmen. Außerdem muss dafür gesorgt werden, dass die Buttonmaschine zu bestimmten Zeiten (z.B. zur OE) reserviert ist (s. auch Buttonmaschinen-Belegungsplan).

Getränkebeauftragte/r

Der/Die Getränkebeauftragte/r ist dafür zuständig, den Getränkestand im c.t. zu überwachen und dem FSR Bescheid zu sagen, wenn die Getränke knapp werden und wieder nachbestellt werden muss. Der Getränkebeauftragte sollte dabei direkt einen Vorschlag machen, welche Getränke in welcher Menge bestellt werden sollten.

Die Getränkelieferungen müssen persönlich angenommen werden. Theoretisch kann das zwar jeder Studierende machen, allerdings ist es vorteilhaft, wenn es der/die Getränkebeauftragte macht, damit gleich geprüft werden kann, ob die Bestellung auch erfüllt wurde. Wenn niemand die Bestellung annimmt, erreicht sie meistens trotzdem irgendwie das Getränkelager. Oft ist dann ein Lieferschein mit einer Unterschrift von "abgestellt" zu finden.

Mailbeauftragte/r

Im FSR bekommt man ziemlich viele Mails. Einiges davon ist Spam, aber es gibt auch viele echte Anfragen. Der/Die Mailbeauftragte/r hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass auch alle Anfragen bearbeitet und beantwortet werden. Der/Die Mailbeauftragte muss die Mails nicht selbst beantworten, sollte aber sicherstellen, dass alles bearbeitet wird.

Post-Beauftragte/r

Einige Anfragen (besonders Stellenangebote) erreichen die Fachschaft auch per Post. Der Briefkasten (bei der Informatik-Bibliothek) sollte regelmäßig durch den/die Post-Beauftragte/n geleert werden.


Routineaufgaben

Es gibt einige Aufgaben, die der FSR jedes Jahr bzw. jedes Semester erledigen muss und die etwas Organisationsarbeit erfordern. Die meisten dieser Themen müssen vom FSR proaktiv organisiert werden (das heißt es gibt keine Anfrage per Mail, bzw. die Anfragen kommen erfahrungsgemäß erst sehr kurzfristig).

Vollversammlung

Hauptartikel: HOWTO:Vollversammlung

Jedes Semester soll eine Vollversammlung organisiert werden, auf der unter Anderem ein neuer FSR gewählt wird.

Weihnachtsfeier

Hauptartikel: Weihnachtsfeier-HowTo

Jedes Jahr kurz vor Weihnachten wird die traditionelle Weihnachtsfeier der Fachschaft durch den FSR organisiert. Immer mal wieder finden sich hier auch Leute außerhalb des FSRs, die bei der Organisation mithelfen möchten. Es lohnt also durchaus in der Fachschaft nach Unterstützung zu fragen.

Sommerfest

Hauptartikel: SOMMERFEST

Das Sommerfest wird größtenteils vom Fachbereich organisiert. Traditionell verkauft die Fachschaft dort Waffeln und hilft beim Auf- und Abbau. Der FSR ist dafür verantwortlich, die entsprechenden Helfer zu organisieren und dafür zu sorgen, dass die Helfer auch wissen, was sie tun sollen.

Abgesehen davon sollte der FSR das Sommerfest auch bewerben. Es hat sich außerdem bewährt zum Ende des Sommerfests auch eine Karaoke-Party zu organisieren.

StuPa-Wahl

Hauptartikel: HOWTO:StuPaWahl

Jedes Jahr im Januar findet die Urnenwahl für das StuPa statt. Der FSR muss sich darum kümmern, dass sich vernünftig um die Wahlurne gekümmert wird, dass alle Schichten besetzt sind und dass es Waffeln gibt.

Dies Academicus

Der Dies Academicus wird jährlich (manchmal auch öfter) vom AStA und der Universität organisiert. Ziel ist die Erarbeitung und Erkenntnissen zur Studienreform in Form von Workshops und Diskussionen, die sich jeweils mit unterschiedlichen Teilaspekten befassen. Es gibt auch einen vorlesungsartigen Teil mit Redebeiträgen vom Präsidenten, Dozenten und Studierenden aus dem hochschulpolitischen Referat des AStA. Im Anschluss daran gibt es noch eine Plenumsdiskussion. Der Dies endet mit einer Podiumsdiskussion, um die Ergebnisse zusammenzufassen und Konsequenzen zu ziehen.

Am Dies Academicus finden keine Lehrveranstaltungen statt. Als FSR sollte man die Fachschaft motivieren, diesen Tag auch wie vorgesehen dafür zu benutzen, sich in der Hochschulpolitik zu engagieren und an den Workshops und Diskussionen teilzunehmen. Insbesondere wenn das Thema des Dies unmittelbar für die Informatik relevant ist, ist es sehr von Vorteil, wenn sich die Fachschaft auch aktiv einbringt.

Unitag

Hauptartikel: Unitag

Der Unitag ist eine Info-Veranstaltung für Schüler, in der es Informationen rund um die Universität und das Studium gibt. Traditionell gibt es dort die Veranstaltung Informatik aus Sicht der Studierenden. Der FSR sollte dafür sorgen, dass es Leute gibt, die diese Veranstaltung durchführen (nicht notwendigerweise FSRler). Der FSR kann auch Kekse für die Veranstaltung finanzieren.

Parties

Traditionell sind Karaoke-Parties sehr beliebt in der Fachschaft. Mit etwas Glück findet sich jemand aus der Karaoke-AG, der die Organisation und Durchführung in die Hand nimmt.

Das Serviceteam

Das Serviceteam ist für die Verwaltung des Geländes verantwortlich. Aktuell wird es von Ronald Kock geleitet. Es ist notwendig und sinnvoll, dass der FSR regelmäßig mit dem Serviceteam in Kontakt bleibt, da man so oft von geplanten Änderungen oder auch von Problemen informiert wird. Oftmals wird der FSR informiert, wenn Studierende z.B. die Küche schmutzig hinterlassen haben. In solchen Fällen ist es wichtig kann der FSR dann die Studierenden ermahnen. Es ist allerdings wichtig, dass dem Serviceteam klar ist, dass auch der FSR nicht mehr tun kann, als Mahnungen an alle Studierenden auszusprechen, da wir natürlich auch nicht wissen, wer genau der Verursacher ist.

Es sollte insgesamt ein gutes Verhältnis mit dem Serviceteam gewahrt werden, um unnötige Probleme zu vermeiden.


OE-FSR-Absprachen

Hauptartikel: HOWTO:OE-FSR-Absprachen

Die OE arbeitet größtenteils unabhängig vom FSR. Damit es keine Probleme gibt, sollten alle FSRler über die OE-FSR-Absprachen informiert sein. Der FSR (und die OE) bestätigt die Absprachen jedes Semester.


Der Schatten-FSR

Hauptartikel: Schatten-fsr

Schatten-FSR ist der Name für die Leute, die zwar nicht im FSR sind, aber dennoch auf der FSR-Mailingliste stehen. Dies sind hauptsächlich (aber nicht nur) Alt-FSRler, die weiterhin informiert bleiben möchten und die sich gelegentlich mit Hintergrundwissen zu Wort melden.

Der Schatten-FSR zählt grundsätzlich nicht zum FSR, allerdings sind manche Schatten-FSRler weiterhin sehr aktiv und beteiligen sich an Diskussionen. Wenn es Fragen zu Abläufen gibt oder zu einer Anfrage das Hintergrundwissen fehlt, ist es immer eine gute Möglichkeit, eine entsprechende Mail an die FSR-Mailingliste zu schicken, sodass ggf. Schatten-FSRler dabei helfen können.


Neu im FSR, was nun?

Das wichtigste ist, dass du dieses Howto gelesen hast. Damit hast du nun schon einen groben Überblick, was auf dich zukommt. Und falls du dir nicht alles merken kannst: Keine Sorge. Am besten lernt man die Abläufe während der FSR-Arbeit.

Du bereitest dich am besten folgendermaßen auf die erste/nächste Sitzung vor:

  • Überlege dir, wie viel Zeit du für den FSR investieren kannst/möchtest. Basierend auf dieser Einschätzung kannst du auf der ersten Sitzung schon mal dein erstes Todo übernehmen. Denke daran, dass das System nur funktioniert, wenn sich alle an den Todos beteiligen.
  • Lies die OE-FSR-Absprachen
  • Richte deinen Mail-Client so ein, dass du darauf vorbereitet bist, dass du viele FSR-Mails bekommst. Diese lassen sich durch den Mail-Header List-Id: FSR Informatik <fsr.mailhost.informatik.uni-hamburg.de> relativ gut filtern.

Checklisten

Neuer FSR

Folgende Todos sollten direkt auf der Sitzung nach der VV erledigt werden, da sie entweder für die Wahlniederschrift relevant sind oder weitere Vorbereitung erfordern:

  • Auf dieses FSR-HOWTO hinweisen.
  • Mailingliste aktualisieren
  • Jabber-Gruppe aktualisieren (Das macht die Server-AG)
  • Mafiasi-Gruppe aktualisieren
  • FSR-Verzeichnis erklären und allen Zugriff geben (das macht das iRZ, die Gruppe vw_2 muss aktualisiert werden).
  • Ggf. weitere Gruppen (z.B. Telegram) aktualisieren
  • FSR-Mitglieder im Wiki aktualisieren
  • Finanzreferenten wählen (die anderen Ämter besser erst, wenn alle das FSR-Howto gelesen haben)
  • Ein Dudel für einen regelmäßigen Sitzungstermin erstellen und rumschicken.
  • Schatten-FSR bitten, sich kurz vorzustellen (Name, Fachsemester, FSR-Erfahrung etc.). Ggf. dieselbe Mail nutzen, um inaktive Leute zu indentifizieren, die von der Mailingliste runter sollen/wollen.

Weitere Todos sollten auf der nächsten Sitzung (bzw. bald danach) behandelt werden:

  • Ämter vergeben
  • OE-FSR-Absprachen bestätigen (oder ggf. Änderungen vorschlagen)
  • Arbeitsaufträge von der VV durchsehen und daraus Todos erstellen.
  • FSR-Vertraulich neu besetzen
  • FSR-Plakat erstellen
  • Neue Gremienmitglieder von der VV an den Fachbereich weitergeben
  • Ggf. beim Fachbereichsleiter ein Vorstellungstreffen vereinbaren
  • "Spende Blühendes Informatikum" erklären

TODOs als Mitglied

  • Mails lesen
  • Zu den Sitzungen gehen
  • Todos übernehmen und rechtzeitig erledigen
  • Gib Rückmeldungen zu Mailentwürfen oder Diskussionen auf der Mailingliste.
  • Stimme rechtzeitig in Dudels ab

Mail/Anfrage von Extern

Erreicht den FSR eine externe Anfrage, sollten die folgenden Punkte durchlaufen werden. Der/Die Mailbeauftragte sollte darauf achten, dass die Anfrage auch zeitnah beantwortet wird (auch wenn es nur eine Antwort im Sinne von "leider können wir noch keine konkrete Antwort geben" ist).

  • Bei Anfragen zur Buttonmaschine reagiert der/die Buttonbeauftragte
  • Anfrage ggf. an andere Verteiler weiterleiten (z.B. an Studentenjobs, die OE-Orga, MafiA oder Stud@).
  • Bei Redebedarf diesen Ankündigen
  • RFC für Antwort rumschicken
  • Antwort abschicken (mit dem FSR im CC)

Hochschulpolitik

  • Wer ist in welchem Gremium?
  • Was sind aktuelle Themen am Fachbereich?