HOWTO:Email: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Headerinformationen ===
=== Headerinformationen ===
  - FROM:  
Überprüfe die Empfänger und den Betreff vor dem Senden ein zweites mal.
    Wähle die richtige Emailaddresse zum versenden (geile-schnecke@hotmail vs. 5erioes@inf).
==== FROM: ====
  - TO:
* Wähle die richtige Emailaddresse zum versenden (geile-schnecke@hotmail vs. 5erioes@inf).
    fuer die Empfaenger die auf die E-Mail reagieren sollen
==== TO: ====
  - BCC:
* Fuer die Empfaenger die auf die E-Mail reagieren sollen
    um Empfänger vor den anderen zu verbergen
====  BCC: ====
    http://www.blindkopie.de/
* Um Empfänger vor den anderen zu verbergen verwende den BCC-Header (http://www.blindkopie.de/)
  - CC:
==== CC: ====
    fuer den Empfaenger zur Kenntnisnahme
* Verwende den CC-Header fuer den Empfaenger zur Kenntnisnahme
  - Sinnvoller Betreff
==== Sinnvoller Betreff ====
  - Betreff ändern wenn das Thema des "Threads" sich ändert
* Betreff ändern wenn das Thema des "Threads" sich ändert
    Neues Thema (was: altes Thema), nächster Sender entfernt den Teil in Klammern
* Neues Thema (was: altes Thema), nächster Sender entfernt den Teil in Klammern
  - Überprüfe die Empfänger und den Betreff ein zweites mal.
==== Flags====
  - Markiere extra-lange Emails mit "long" im Betreff
Markiere extra-lange Emails mit "long" im Betreff. So weiß der Empfänger dass die Bearbeitung deiner Mail eventuell länger dauert und kann diese zeitlich besser einplanen.
    So weiß der Empfänger dass die Bearbeitung deiner Mail eventuell länger dauert
    und kann diese zeitlich besser einplanen.


=== Soziales ===
=== Soziales ===

Version vom 16. Februar 2011, 16:10 Uhr

Achtung: Hier entsteht demnächst das monstermässig geile Email-Howto. In anderen Worten: Diese Seite ist noch nicht fertig.
Wer helfen will, kann das natürlich gerne tun. Verantwortlich fühlen sich derzeit 4bewersd und 7giese

Emails sind heutzutage eine enorm wichtige Form der Kommunikation. Nicht jeder der mit dem Studium beginnt ist aber ein Profi was diese Form der Kommunikation angeht. Insbesondere FSR-, OE-, oder andere Gremien-/AG-Mitglieder koennen sich da schnell mal mit den hunderten Emails ueberfordert fuehlen die sie ploetzlich bekommen. Diese Seite stellt eine Sammlung von "Best Practices" im Umgang mit dem Medium Email dar - und sollte sich hoffentlich auch fuer erfahrenere Emailnutzer zur Lektuere lohnen.

Wofuer E-Mail?

E-Mail ist ein gutes Kommunikationsmedium. Es gibt Szenarien in denen es sinnvoll ist E-Mails zu schreiben und andere in denen andere Kommunikationsmedien bevorzugt werden sollten.

Andere Kommunikationsmedien sind Telefon, Jabber, direktes Gespräch, Brief. Man sollte vor einer Kommunikation das Medium gezielt waehlen.

Eigenschaften verschiedener Kommunikationswege im Vergleich

| Anforderung/Medium | Antwortgeschwindigkeit | Persistenz | an viele           | offiziell | Fehldeutungsgefahr |
|--------------------+------------------------+------------+--------------------+-----------+--------------------|
| E-Mail             | schlecht               | gut        | gut                | mittel    | hoch               |
| IM (Jabber, IRC)   | gut, wenn online       | gut        | gut (MUC)          | schlecht  | mittel             |
| Telefon            | gut                    | schlecht   | schlecht           | schlecht  | gering             |
| Brief              | schlecht               | gut        | schlecht           | gut       | mittel             |
| Gespraech          | gut, wenn anwesend     | schlecht   | gut, wenn anwesend | mittel    | am niedrigsten     |
|--------------------+------------------------+------------+--------------------+-----------+--------------------|

E-Mail einrichten

FIXME: Hier beschreiben wir, wie man E-Mail einrichtet.

Protokolle

  1. IMAP
  2. SMTP

lokaler Client

immer am eigenen Rechner

Webclient

wenn man mal in die Verlegenheit kommt keinen eigenen Rechner griffbereit zu haben Wenn man einen eigenen Rechner zur Verfügung hat, ist diese Variante klar im Nachteil!

Filtern

FIXME: hier beschrieben wir wie man auf dem Server mit Sieve Filterregeln setzt.

Verschluesseln und Signieren

GPG

FIXME: hier verlinken wir noch zu cryptocampagne

Netiquette

Auch die Kommunikation über das Internet setzt eine gewisse Etikette vorraus. Als Kombination aus den englischen Begriffen "Net" und "etiquette" hat sich der Begriff "Netiquette"[1] eingebürgert). Eine Organisation die sich mit Standards für das Internet beschäftigt (und unter anderem auch die standards für smtp, imap, pop veröffentlicht hat) hat ebenfalls ein Dokument veröffentlicht dass sich mit der Netiquette beschäftigt[2]. Viele Punkte in diesem HOWTO wurden daraus übernommen.


Formattierung des Textes

Klartext

  • Verwende Klartext und keine HTML-Formattierung. Viele Empfaenger von E-Mails koennen HTML-formattierte E-Mails nicht lesen

Textformattierung

  • Sende wenn mögliche unicode-codierte Nachrichten, um falsche Darstellung beim Empfänger zu vermeiden. "unicode fits most of all cases"

ALLCAPS

  • Schreibe keine GROSSGESCHRIEBENEN Wörter (ALLCAPS), das gilt als äußerst unfreundlich.

Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom

  • Unterlasse es auch sonst unnötig Aufmerksamkeit zu erregen (Wichtig!!!, W I C H T I G, etc.)
  • Man kann die Wichtigkeit einer Email als Headerinformation setzten, sollte dies aber nur in Ausnahmefällen tun.

Character Spamming

  • In dem Zusammenhang, auch kein Character Spamming (???, !!!1oneeleven, helloooooo?)

Textauszeichnung

  • *fett*, _unterstrichen_, /kursiv/ (aber sinnvoll einsetzen)

Korrekte Grammatik und Rechtschreibung

  • Bitte achte auf Grammatik und Rechtschreibung. Das erleichtert dem Empfaenger das Verstaendnis deines Textes. Eine Auto-Korrektur ist sinnvoll und geht sogar bei Web-Clients

Plenking

  • Satzzeichen (.,!?) gehoeren direkt an das Wort vor dem Satzzeichen. Das Leerzeichen trennt das Satzzeichen vom Folgewort.

Struktur

  • Strukturiere deine E-Mail mit Absätzen und schaffe so eine logische Struktur. Das verbessert das Verstaendnis und die Lesbarkeit des Textes.
  • Benutze [0]artige Referenzen (z.B. auf Links) um den Text nicht zu zerreissen
  • Eine Signatur am Ende der E-Mail ist in Ordnung, diese sollte allerdings nicht mehr als 3-5 Zeilen lang sein

Headerinformationen

Überprüfe die Empfänger und den Betreff vor dem Senden ein zweites mal.

FROM:

  • Wähle die richtige Emailaddresse zum versenden (geile-schnecke@hotmail vs. 5erioes@inf).

TO:

  • Fuer die Empfaenger die auf die E-Mail reagieren sollen

BCC:

CC:

  • Verwende den CC-Header fuer den Empfaenger zur Kenntnisnahme

Sinnvoller Betreff

  • Betreff ändern wenn das Thema des "Threads" sich ändert
  • Neues Thema (was: altes Thema), nächster Sender entfernt den Teil in Klammern

Flags

  • Markiere extra-lange Emails mit "long" im Betreff. So weiß der Empfänger dass die Bearbeitung deiner Mail eventuell länger dauert und kann diese zeitlich besser einplanen.

Soziales

Grußformel und Verabschiedung verwenden

  • Zu einer E-Mail gehoert wie zu jeder anderen Kommunikation eine Grussformel und Verabschiedung.
  • Bei fortlaufendem Gespraech (Thread) koennen diese unter Umständen wegfallen

Flame nicht[3]

  • D.h. sende keine (negativ) emotionalen Emails
  • Emails sind sehr schlechte Überträger von Emotionen, sie kommen fast immer anders an als sie gemeint sind.
  • Wenn dich eine Email aufregt, warte wenn möglich 24 Stunden bevor du darauf antwortest. Möglicherweise willst du dann garnicht mehr antworten.
  • "Sei liberal in dem was du Empfängst, sei konservativ in dem was du sendest" (RFC1855)

Trolling

  • Sei kein Troll. Trolle provozieren (bewusst) flaming. [4]
  • "Don't feed the Troll" - d.h. spiele einem Troll nicht in die Hände, indem du auf ihn eingehst.

Antworten auf E-Mails

Verwende Inline-Quoting um andere zu zitieren

    [Link Wikipedia]

Bitte verwende im Normalfall kein TOFU

    [Link Wikipedia TOFU]

Breche nicht aus E-Mail-Threads aus

Wenn eine Diskussion in einem Thread erfolgt solltest du weiter in dem Thread antworten und nicht einen neuen Thread eroeffnen

Missbrauche keine Threads

Schreibe eine neue E-Mail, wenn sie ein anderes Thema behandelt als der Thread. Antworte nicht auf den Thread.

Weiterleiten von E-Mails

Leite keine Email weiter ohne dass du dir sicher bist, dass der Urheber dies möchte

Leite keine Kettenbriefe weiter

Schlimme Dinge werden passieren.

Erläuterung zu Weitergeleiteten Mails

Schreibe vor den Text der weitergeleiteten E-Mail eine kurze Erläuterung oder Zusammenfassung, ggf. warum diese E-Mail fuer den Empfaenger von Interesse ist

Allgemeines

Email vor dem Senden nochmal lesen

Anhänge

Versende keine größeren Anhänge

Dies betrifft z.B. Bilder, PDF, Videos?!? etc. Lade sie stattdessen an einem sinnvollen Ort hoch, und verschicke nur den Link. Die Empfänger haben möglicherweise begrenzten Speicherplatz und/oder nutzen ein Mobiltelefon zum Abruf der Emails. Manche zahlen sogar für die Menge der übertragenen Daten.

Benutze keine proprietären (closed source) Dateiformate

Wenn man etwas anderen zugänglich machen möchte, sollte man dafür sorgen dass auch jeder die Möglichkeit hat damit umzugehen.

E-Mails sollten nicht ausschliesslich aus einem Anhang bestehen

Mailinglisten

Hierzu moechten wir noch etwas schreiben.

Referenzen

  1. [[1]]
  2. [[2]]
  3. [[3]]
  4. [[4]]