KunterBuntesSeminar/Aufgaben des Hosts (lang)
Diese Seite soll dem Host eines KunterBuntenSeminars einen Überblick darüber verschaffen, was er wann zu tun hat. Diese Seite ist sehr lang und ausführlich. Keine Scheu davor, Host zu machen. Es ist in der Regel gar nicht so viel Arbeit.
Einleitung
Du hast dich also dazu entschlossen, für einen KBS-Termin den Host zu machen. Sehr gut! Dieses Dokument erklärt dir in chronologischer Reihenfolge alles, was du beachten musst, und wann du es beachten musst.
Sofort (jetzt!)
Unmittelbar, nachdem du deinen Termin und deine(n) Referenten erfahren hast, kannst du dich bereits bei ihm/ihr/ihnen melden. Mache dich bekannt und kläre über das Prozedere auf. Je nachdem, wie viel Zeit bis zum Termin noch ist, musst du vielleicht erst mal gar nicht so viel wollen.
Eine E-Mail könnte z.B. so aussehen:
Hallo Max Mustermann! Ich finde es super, dass du dich bereit erklärt hast, am DD.MM. im KunterBuntenSeminar einen Vortrag zu halten! An diesem Termin werde ich dein Host sein. Das bedeutet, dass ich die Veranstaltung moderieren werde, für die Technik sorge und im Hintergrund die Verantwortung trage, dass alles glatt läuft. Wenn du zur Organisation des KBS irgendwelche Fragen hast, kannst du jederzeit zu mir kommen. Zwei bis drei Wochen vor dem Seminartermin melde ich mich wieder bei dir, um die organisatorische Planung abzusprechen. Ich nehme an, dass du spätestens bis dann eine grobe Idee hast, wie du deinen Seminartermin gestalten möchtest. Bis dann! - Foo
Lege die Wikiseite des Termins an, sofern noch nicht geschehen, und trage die vorhandenen Informationen ein (an diesem Punkt ist das vermutlich nur der Referent).
21 bis 14 Tage vor dem Termin
Du willst von deinem Referenten nun langsam wissen, wie viel der Technik er selbst in die Hand nimmt und ob er irgendwelche exotischen Wünsche hat. Außerdem willst du ihm seine Aufgaben mitteilen (Abstract schreiben und so). Habe keine Scheu, Deadlines zu setzen.
Hallo Max Mustermann! Als Host für deinen Vortrag in 2 Wochen habe ich ein paar Fragen: 1) Bringst du nen Laptop mit VGA-Ausgang mit oder sollen wir uns darum kümmern? 2) Brauchst du außer Beamer, Lautsprecher, Kreidetafel oder SmartBoard noch irgendetwas? 3) Soll ich kurz vor Ende des Termins eine Feedbackrunde an dich moderieren? 4) Reichen die üblichen 90 Minuten aus oder sollte ich Überlänge einplanen? Bitte schreibe bis eine Woche vor dem Termin einen Abstract, der die Art der Veranstaltung (Vortrag, Workshop, Diskussion), die wesentlichen Inhalte und Materialien sowie erforderliche Vorkenntnisse benennt. Schau dir Abstracts von anderen Vorträgen als Vorlage an. Deinen Abstract stellst du dann bitte auf der Seite[1] zu deinem Termin ein. - Foo [1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-SS09/THEMA
Bohre nach, falls nichts zurück kommt. Falls du nicht auf alle Fragen eine detaillierte Antwort bekommst, ist das okay, dann hat der Referent vielleicht einfach keine Wünsche. Mindestens auf das Abstract musst du jedoch bestehen. Stelle es ins Wiki sobald du es hast, falls dein Referent das nicht selbst tut.
Es wird nun auch Zeit, das Preview für den KBS-Termin nach deinem zu planen. Dazu trittst du mit dem Referenten in Kontakt, der den Termin nach deinem hält. Teile ihm mit, dass von ihm erwartet wird, am Ende des Termins vor seinem ein kurzes Preview zu geben (maximal 5 Minuten, eher 2).
Hallo Martin Musterknabe! Ich bin der Host für das KunterBunteSeminar eine Woche vor deinem Termin, wo du eine 2-5 minütige Preview auf deinen Vortrag geben sollst. Nichts Großes, aber ich wollte nur fragen ob du das hinbekommst, damit ich das einplanen kann. - Foo
Falls der Referent auf stur stellt oder wirklich keine Möglichkeit hat, das Preview zu halten, kannst du das auch selbst tun. Lass dich in dem Fall von ihm in das Thema einweihen und überleg dir, wie du das Preview gestalten möchtest.
10 Tage vor dem Termin
Hier erinnerst du deinen Referenten daran, ein Abstract zu schreiben.
7 Tage vor dem Termin
Spätestens jetzt solltest du anfangen, deinen Referenten zu stalken (z.B. nach Lehrveranstaltungen auflauern) wenn noch kein Abstract vorliegt.
4 Tage vor dem Termin (Sonntag)
Es ist Zeit, die Ankündigungsmail zu verschicken. Dazu brauchst du das Abstract, das ja inzwischen im Wiki steht. Hier ist ein Template für die Mail:
Betreff: [KBS] DD.MM.: THEMA
Hallo!
Diesen Donnerstag erzählt uns NAME im KunterBuntenSeminar[1] etwas zu
HIER ABSTRACT EINFÜGEN
Mehr Infos gibt es auf der Wikiseite zum Vortrag [2]
Also dann, wir sehen uns Donnerstag:
Thema: HIER THEMA EINFÜGEN
Termin: DD.MM.YYYY 17:00-19:00 Uhr
Ort: C-221, Vogt-Kölln-Straße 30, Informatikum
Grüße,
das KunterBunteSeminar
[1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar
[2] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-WS09/THEMA
Nutze den Wochenanfang, um restliches Organisatorisches zu erledigen, z.B. einen Laptop besorgen falls dein Referent sich das gewünscht hatte.
30 Minuten vor dem Termin (16:45 Uhr)
Lasse dir den Raum aufschließen. Eine Person mit Schlüssel findest du hoffentlich auf dem TGI-Flur (als erstes im Sekretariat fragen). Ist niemand da, frag beim RZ einen der StudOPs, diese werden dir aufschließen. Im Notfall belästige den Pförtner.
Manchmal muss der Raum aufgrund vorheriger Veranstaltungen etwas wieder hergerichtet werden. Kümmere dich darum, dass Tische und Stühle sinnvoll stehen und lüfte ggf. noch mal.
Richte die Technik ein, soweit dein Referent dich dazu beauftragt hat.
Schreibe "KunterBuntesSeminar" und das heutige Thema schön groß an die Tafel. Bleibe von jetzt an im Raum, wenn möglich.
15 Minuten vor dem Termin (17:00 Uhr)
Halte Small Talk mit den anwesenden Besuchern.
5 Minuten vor dem Termin (17:10 Uhr)
Telefoniere panisch dem Referenten hinterher, falls er noch nicht da sein sollte.
Beginn des Termins (17:15 Uhr)
Während der Referent spätestens jetzt seine Technik aufbaut, begrüße die Anwesenden und leite das Thema ein.
5 Minuten im Termin (17:20 Uhr)
Lehn dich zurück und genieße. :)
10 Minuten vor Ende (18:35 Uhr)
Falls der Referent eine Feedbackrunde gewünscht hat, sollte er etwa jetzt mit seinem Inhalt fertig sein. Gib ihm unauffällige Zeichen, falls noch kein Ende abzusehen ist.
Moderiere die Feedbackrunde, sofern sie stattfindet.
Ende des Termins (18:45 Uhr)
Danke dem Referenten für seinen Vortrag. Moderiere das Preview an (der Referent der nächsten Woche ist hoffentlich vor Ort).
5 Minuten nach Ende (18:50 Uhr)
Danke dem Referenten der nächsten Woche für das Preview. Motiviere alle anwesenden, nächste Woche wieder zum KBS zu kommen und alle ihre Freunde mitzubringen. Beende die Veranstaltung.
10 Minuten nach Ende (18:55 Uhr)
Danke dem Referenten noch mal unter vier Augen für sein Engagement. Bitte ihn, seine Folien entweder selbst ins Wiki zu stellen oder sie dir zuzuschicken.
Wische die Tafel. Nachdem alle gegangen sind: Richte den Raum wieder her (schau ob irgendwo Müll hinterlassen wurde o.Ä.). Mache alle Fenster zu und das Licht aus und lasse den Raum abschließen. Mit Glück ist ein Student mit Operating-Schlüssel vor Ort, sonst musst du dir einen Uni-Mitarbeiter suchen.
1 Stunde nach Ende (19:45 Uhr)
Bereits jetzt kann eine Mail an den Referenten nicht schaden, um an die Folien zu kommen.
Hallo Max Mustermann! Noch mal vielen Dank für deinen Seminarvortrag heute! Die Präsentationsfolien sollen im Fachschaftswiki gesammelt werden. Du kannst sie selbst auf deine Themenseite[1] stellen, wenn du möchtest. Du kannst sie aber auch mir zuschicken, dann mache ich das. - Foo [1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-SS09/THEMA
2 Tage nach Ende (Samstag)
Zeit für eine erste Erinnerung.
Hallo Max Mustermann! Ich warte immer noch auf deine Präsentationsfolien. Wann wird es dir möglich sein, sie mir zu schicken? - Foo
7 Tage nach Ende
Eine Woche sollte reichen um auf eine Mail zu antworten - es wird nun Zeit, zu anderen Mitteln zu greifen, um die Präsentationsfolien zu organisieren. Tu, was nötig ist. ;)
Stelle hinterher natürlich die Folien ins Wiki, sobald du sie hast.
Herzlichen Glückwunsch, damit hast du alle deine Aufgaben als Host erledigt!