HOWTO:FSR

Die Arbeit im FSR zeigt, dass es einige grundlegende Vorgehensweisen gibt, welche sich über die letzten Jahre bewährt haben. Da es bisher Informationen über die Arbeit des FSR entweder nur sehr verteilt bzw. gar nicht in schriftlicher Form gibt, wurde dieser Artikel geschaffen. Ziel ist es, dass aktuelle und ehemalige FSRler ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die kommenden FSR-Generationen zur Verfügung stellen und wir somit das Rad nicht von Semester zu Semester neu erfinden müssen. Unser Appell: Bitte aktualisiert diesen Artikel kontinuierlich!

TODOs als Mitglied

• Lese täglich deine Emails
• Komme regelmäßig zu den Sitzungen
• Erledige TODOs rechtzeitig (übernimm nur TODOs, wenn du die Zeit dafür hast)
• Gib Rückmeldungen zu Mailentwürfen oder Diskussionen per Mail
  • nicht immer kann man sich treffen, um rechtzeitig über ein Thema zu reden. Dann muss die Sache über Mail geklärt werden, und das geht nur, wenn auch du deine Meinung dazu abgibst und eine Mail dazu schreibst.
• Stimme rechtzeitig in Dudeln ab
• Habe im Hinterkopf, dass du den ganzen FSR vertrittst. Unbedachte Äußerungen können größere Wirkung haben, und die meisten Außenstehenden sehen nur den FSR, nicht aber die wechselnden Mitglieder
  • wenn du dir unsicher bist, schreibe lieber eine Entwurfsmail, oder frage auf der Mailingliste
• falls Antworten nur an dich gehen, die für den FSR bestimmt sind, leite die Mail an fsr@ weiter

Anfallende Tätigkeiten zu Beginn der Amtszeit eines neuen FSR

• Mitglieder des FSR auf dieses HOWTO hinweisen
  • TODO @fsr es zu lesen
• Nacht der Wissensweitergabe optimaler Weise auf 2. FSR-Sitzung organisieren (wenn nicht schon auf 1. passiert)
  • ehemalige FSLer einladen und bitten über Gremienarbeit im FSR zu berichten und ggf. offene Fragen zu klären
  • Schatten-FSR bitten sich kurz vorzustellen
    • Position wie z.B. Student + Name usw. um auf @fsr zu bleiben
    • weitere Informationen zum Schatten-FSR weiter unten im Artikel
• Ämter verteilen (siehe Ämter), zu den meisten wählt man auch einen Stellvertreter
  • Evtl neue kreieren
• Server-AG bitten die Jabber-Gruppe zu aktualsieren
• Zugänge überprüfen

Ämter

• Finanzreferent: Kümmert sich um das Geld, das der FSR gestellt bekommt, begleicht Einkaufsrechnungen wenn zB Waffeln gekauft werden
• Getränkebeauftragter: Bestellt Getränke, möglichst rechtzeitig. Achtet auf die Nachfrage. Muss am Ikum sein, wenn Getränke kommen (oder jmd abstellen)
• Buttonbeauftragter: Weiß, wo die Buttonmaschine ist und wie sie funktioniert. Beantwortet Anfragen bzgl. der Buttonmaschine
• Materialbeauftragter

Informationsfluss Intern

Da bei der Arbeit im FSR viele Informationen anfallen, ist es nötig die zu analysieren, zu filtern und zu aggregieren. Auf diese Art lassen sich eine Menge potenzieller Missverständnisse bereits im Voraus vermeiden. Zudem gestaltet ihr eure Gremienarbeit somit transparent für den Rest der Fachschaft. Neben diesem Wiki-Artikel gibt es einige grundlegende Strukturen, welche sich dafür empfehlen.

FSR-Protokolle

Das Protokoll einer FSR-Sitzung fasst die Diskussionen der Sitzung kurz, prägnant und für Außenstehende verständlich zusammen. Wir unterscheiden zwei Arten von FSR-Protokollen: Öffentliche und Interne. Das interne FSR-Protokoll einer Sitzung ist im Etherpad zu finden und ist nur für die Mitglieder das Mafiasi-Gruppe FSR-Informatik sichtbar. In diesem Protokoll werden ggf. TOPs als intern gekennzeichnet, die nicht direkt für die Öffentlichkeit bestimmt sind.

Das öffentliche Protokoll ist das Protokoll, welches am Ende im Wiki zu finden ist. Darin sind die internen TOPs nicht enthalten. Für die beiden Protokolle ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:

• Während der Sitzung wird das interne Protokoll direkt als (quasi) Verlaufsprotokoll mitgeschrieben. So kann man im Nachhinein auch Diskussionsabläufe gut nachverfolgen.
• Nach der Sitzung werden die Ergebnisse aufbereitet und im öffentlichen Protokoll zusammengefasst. Das macht es für außenstehende einfacher die Arbeit des FSR nachzuvollziehen, ohne dabei zu viele unnötige Details lesen zu müssen.

Am Ende des Protokolls befindet sich der Abschnitt "TODOs". Dort werden die aktuellen Arbeitsaufträge des FSR gesammelt. Das TODO-System besteht aus zwei Abschnitten:

• In Bearbeitung: Dies ist der Abschnitt für alle (alten und neuen) TODOs, die nach der aktuellen Sitzung noch nicht abgeschlossen sind. Die TODOs werden in zwei Statuskategorien unterschieden: "Open" und "Reminder". Der unterschied ist, dass es für "Reminder"-Todos statt täglichen nur wöchentliche Erinnerungsmails gibt.
• Jüngst erledigt: In diesem Abschnitt werden die TODOs gesammelt, die in der Zeit bis zur entsprechenden Sitzung abgeschlossen wurden. Die TODOs in diesem Abschnitt werden nicht in das folgende Protokoll übernommen.

Damit das TODO-System gut funktioniert und das Protokoll auch auffindbar ist, muss es nach jeder Sitzung an zwei Stellen (manuell) verlinkt werden:

• Im Archiv der FSR-Protokolle.
• Auf der Startseite im Abschnitt "Aktuelles" (bzw. Vorlage:Protokolle).

Informationsfluss im FSR

• findet zwischen FSR-Parties hauptsächlich über Mails statt
• Zustimmung oder Ablehnung zu Fragen anderer FSRler sollte zeitnah erfolgen
  • Verantwortungsdiffussion vorbeugen: Es ist immer besser auf eine Mail zu antworten als darauf zu warten, dass es jemand Anderes tut!

Zugänge

• Es gibt ein FSR-Verzeichnis. Der Ort ist /informatik2/students/projects/fsr
  • Das Rechenzentrum kann entsprechende Rechte für User vergeben
  • beim Erstellen von Dateien/Verzeichnissen darauf achten die Schreibberechtigungen zu ändern und der Gruppe (vw_2) Schreibrechte zu geben
    • erstellte Dateien und Verzeichnisse sollten 770 oder 660 per chmod bekommen
• Es gibt eine Mafiasi Gruppe FSR-Informatik
• In dem Infnetz gibt es wwwfsr@www2
  • Da Liegt unter anderem dieses Wiki

Informationsfluss Extern

FSR-Protokolle

• haben nicht nur interne Protokollfunktion inherent
• dienen ebenfalls zur Information für andere Mafiasi-Mitglieder

Mail von Extern

• bei Anfragen zur Buttonmaschine reagiert der Buttonverantwortliche, ansonsten hängt es vom Inhalt der Mail ab
  • Anfragen, die besprochen werden müssen: Mailverantwortlicher sagt Bescheid, dass man sich damit befasst
  • Anfragen, die sich an die OE richten: an oe-orga weiterleiten
  • Jobangebote: besprechen (auf Mailingliste) und Ergebnis mitteilen und ggf. an studentenjobs@ schicken
  • unkritische Anfragen, die um Weiterleitung an Verteiler bitten (Teilnahme an Studie, etc.): weiterleiten
• Idee für den neuen FSR: Es gibt einen Mailverantwortlichen, der darauf achtet, dass alle eingehenden Mails und Anfragen zeitnah beantwortet werden
• Es muss darauf geachtet werden, dass bei kleineren Anfragen eher schnell geantwortet wird, bei "wichtigen" Emails, zum Beispiel an Mafia, jedoch vorher immer ein Entwurf auf fsr@ herumgeschickt wird, den alle FSR Mitglieder lesen sollten und auch bei Zustimmung kommentieren sollten.
• Es gibt eine Wikiseite mit alten Emailvorlagen zur Inspiration.

FSR-Newsletter

• zwischen zwei FSR-Sitzungen verschicken
• beinhaltet Kurzzusammenfassung der Themen der letzten Sitzung
• lädt zur kommenden Sitzung ein (Ort, Datum, Uhrzeit)
• informiert über (bereits vorhandene) TOPs der kommenden Sitzung
• sollte auch in der vorlesungsfreien Zeit regelmäßig verschickt werden

Ablauf FSR-Sitzung

• jemand (möglichst nur einer) legt ein FSR-Gruppenetherpad an, und kopiert das FSR-Protokoll aus dem Wiki hinein, wurde dies noch nicht angelegt, so nimmt man das letzte Protokoll, neue ToDos werden zu alten, alte TOPs werden gelöscht und neue TOPs werden eingetragen.
• Es wird eine Gesprächsleitung und Protokollant bestimmt (falls obiges noch nicht gemacht wurde, ist dies nun die Aufgabe des Protokollanten)
• die Gesprächsleitung leitet die Sitzung ein. Optimalerweise schließt die Gesprächsleitung (oder der Protokollant) ihren/seinen Laptop an den Beamer an
• Nacheinander werden die verschiedenen Topics besprochen
  • dabei sollte darauf geachtet werden, dass wenn diskutiert wird, die Gesprächsleitung Leuten das Wort erteilt, sodass alle ihre Meinung abgeben können
  • am Ende sollte man möglichst zu einem Konsens kommen und diesen festhalten, sowie TODOs eintragen, die Leuten zugewiesen wurden/werden.
• Sind alle TOPs besprochen, werden alte TODOs durchgegangen
  • abgearbeitete TODOs werden auf #done gesetzt, letzte Woche erledigte TODOs können gelöscht werden
  • (sorgt dafür, dass TODOs nicht einfach plötzlich verschwinden)
• jemand überträgt das Protokoll vom Etherpad ins Wiki
• das Protokoll wird ausgedruckt und an der Tür vom c.t. aufgehängt

Weihnachtsfeier

Einmal jährlich steht die Weihnachtsfeier an oder wie wir zu sagen pflegen: das Weihnachtsseminar.

• wird vom FSR organisiert
• weitere Infos im HOWTO
• Ab dem WS17/18 wird versucht, eine gemeinsame Weihnachtsfeier mit der Fachschaft Wirtschaftsinformatik zu organisieren. Die Details dazu gibt es im entsprechenden Etherpad der FSR-Gruppe.

Stupa-Wahl

• im Winter steht StuPa-Wahl an
• weitere Infos im dazugehörigen HOWTO

Button-Maschine

Verlinke HOWTO.

Vollversammlung

• jedes Semester steht eine VV an
• diese wird vom FSR des vorherigen Semester organisiert
• weitere Infos im HOWTO

Dies Academicus

• einmal pro Jahr gibt es einen Dies Academicus
• dieser wird i.d.R. vom AStA und der Uni vorbereitet
• Ziel des Dies ist die Erarbeitung und Vertiefung von Erkenntnissen zur Studienreform
  • dafür gibt es am Nachmittag mehrere Workshops, die sich jeweils mit unterschiedlichen Teilaspekten befassen
  • jeder Dies setzt sich einen Kernfokus, um den sich die Workshops drehen
• am Vormittag gibt es einen VL-artigen Teil mit Redebeiträgen vom Präsidenten, einem Dozenten und einem Studierenden aus dem (hochschul-)politischen Referat des AStA
  • im Anschluss an die Redebeiträge gibt es immer eine Plenumsdiskussion
  • so langweilig das im Einzelnen sein mag (besonders, wenn man schon in Vorjahren da war), sollte man bis zu den Workshops bleiben, denn dort findet die eigentlich wichtige Arbeit statt
• abends gibt es dann meistens eine Podiumsdiskussion, um Ergebnisse zusammenzufassen und Konsequenzen zu ziehen
• für die Zeit des Dies fallen alle Lehrveranstaltungen aus, damit sowohl Studierende als auch Lehrende anwesend sein können
• damit die Themen auch für die Informatik interessant(er) sind, sollte man sich frühzeitig einbringen
  • denn Veränderung geschieht nicht durch Enthaltung

Serviceteam

• aktueller Leiter: Ronald Kock
• regelmäßige Kommunikation mit Serviceteamleiter notwendig
• gutes Verhältnis sollte gewahrt werden

für aktuellen Leiter:

• FSR ist nicht disziplinarisch verantwortlich für Studierende
• wenn Studis Mist bauen ist das Scheiße, aber mehr als ermahnen kann der FSR nicht

OE-FSR Absprachen

OE-FSR Absprachen Lesen, verstehen und beschließen/nachverhandeln/kündigen.