KunterBuntesSeminar/Aufgaben des Hosts (lang)

Diese Seite soll dem Host eines KunterBuntenSeminars einen Überblick darüber verschaffen, was er wann zu tun hat.

Einleitung

Du hast dich also dazu entschlossen, für einen KBS-Termin den Host zu machen. Sehr gut! Dieses Dokument erklärt dir in chronologischer Reihenfolge alles, was du beachten musst, und wann du es beachten musst.

Sofort (jetzt!)

Unmittelbar, nachdem du deinen Termin und deine(n) Referenten erfahren hast, kannst du dich bereits bei ihm/ihr/ihnen melden. Mache dich bekannt und kläre über das Prozedere auf. Je nachdem, wie viel Zeit bis zum Termin noch ist, musst du vielleicht erst mal gar nicht so viel wollen.

Eine E-Mail könnte z.B. so aussehen:

Hallo Max Mustermann!

Ich finde es super, dass du dich bereit erklärt hast, am DD.MM. im
KunterBuntenSeminar einen Vortrag zu halten! An diesem Termin werde ich dein
Host sein. Das bedeutet, dass ich die Veranstaltung moderieren werde, für die
Technik sorge und im Hintergrund die Verantwortung trage, dass alles glatt
läuft.

Wenn du zur Organisation des KBS irgendwelche Fragen hast, kannst du jederzeit
zu mir kommen.

Zwei bis drei Wochen vor dem Seminartermin melde ich mich wieder bei dir, um
die organisatorische Planung abzusprechen. Ich nehme an, dass du spätestens bis
dann eine grobe Idee hast, wie du deinen Seminartermin gestalten möchtest.

Bis dann!

- Foo

Lege die Wikiseite des Termins an, sofern noch nicht geschehen, und trage die vorhandenen Informationen ein (an diesem Punkt ist das vermutlich nur der Referent).

21 bis 14 Tage vor dem Termin

Du willst von deinem Referenten nun langsam wissen, wie viel der Technik er selbst in die Hand nimmt und ob er irgendwelche exotischen Wünsche hat. Außerdem willst du ihm seine Aufgaben mitteilen (Abstract schreiben und so). Habe keine Scheu, Deadlines zu setzen.

Hallo Max Mustermann!

Ich bin es wieder, dein Host für das KBS in zwei Wochen. :)

Sicher hast du inzwischen eine Planung für deinen Seminartermin. Für die
Organisation habe ich ein paar Fragen an dich.

1) Bringst du einen eigenen Laptop mit? Falls ja, bedenke, dass im Seminarraum
nur ein VGA-Anschluss zur Verfügung steht; falls dein Laptop einen DVI-Ausgang
hat, musst du einen Adapter mitbringen. Falls du keinen eigenen Laptop hast, kann
ich (wenn gewünscht) einen für dich organisieren. Lass es mich wissen, wenn du
das in Anspruch nehmen möchtest.

2) Hast du ansonsten irgendwelche Anforderungen, z.B. an den Raum? Im
Normalzustand gibt es dort einen Beamer, Lautsprecher, eine Kreidetafel und
ein SmartBoard, welches allerdings an der gegenüberliegenden Seite des Raumes
montiert ist. Wenn ich mich im Vorfeld noch um irgendetwas kümmern soll, teile
mir das möglichst bald mit.

3) Möchtest du nach deinem Vortrag gerne Feedback von den Teilnehmern einholen?
Wir können eine Feedbackrunde machen o.Ä., das musst du allerdings bei deiner
Zeitplanung berücksichtigen.

4) Brauchst du für deinen Vortrag möglicherweise etwas mehr Zeit als die
vorgesehenen 90 Minuten? Dann lass es mich bitte innerhalb der nächsten Woche
erfahren, damit das in der Einladungsmail angekündigt werden kann.

Für die Ankündigung wird außerdem ein Abstract benötigt, das du bitte innerhalb
der nächsten Woche schreiben mögest. Das Abstract sollte kurz die wesentlichen
Inhalte des Seminars benennen. Weiter sollten benötigte Materialien, Art des
Seminars (Vortrag, Workshop, Diskussion), sowie eventuelle erforderliche
Vorkenntnisse genannt werden. Eine gute Orientierung bieten Abstracts zu
vergangenen KunterBuntenSeminaren und auch das KVV.

Dein Abstract kannst du mir wahlweise zusenden oder selbst im Fachschaftswiki
auf der Seite[1] zu deinem Seminartermin eintragen.

- Foo

[1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-SS09/THEMA

Bohre nach, falls nichts zurück kommt. Falls du nicht auf alle Fragen eine detaillierte Antwort bekommst, ist das okay, dann hat der Referent vielleicht einfach keine Wünsche. Mindestens auf das Abstract musst du jedoch bestehen. Stelle es ins Wiki sobald du es hast, falls dein Referent das nicht selbst tut.

Es wird nun auch Zeit, das Preview für den KBS-Termin nach deinem zu planen. Dazu trittst du mit dem Referenten in Kontakt, der den Termin nach deinem hält. Teile ihm mit, dass von ihm erwartet wird, am Ende des Termins vor seinem ein kurzes Preview zu geben (maximal 5 Minuten, eher 2).

Hallo Martin Musterknabe!

Ich bin der Host für das KunterBunteSeminar am DD.MM., das ist eine Woche vor
dem Termin, für den du dich bereit erklärt hast.

Es ist bei uns üblich, dass jeder Referent in der Woche vor seinem Vortrag eine
kurze Vorschau gibt, um die Leute dazu zu bewegen, auch die nächste Woche wieder
zum KBS zu kommen. Das muss keine große Sache sein, du würdest lediglich kurz
dein Thema beschreiben und die Leute motivieren, zu deinem Vortrag zu kommen.

Du hast dafür maximal 5 Minuten Zeit (das ist die absolute Obergrenze, zwei
Minuten sind völlig normal). Ich muss im Vorfeld wissen, ob du dafür ein paar
Folien vorbereiten möchtest oder ob dir die Kreidetafel reicht.

Bist du dann also am DD.MM. vor Ort und machst das? Es ist für mich wichtig,
das jetzt zu wissen, weil ich den Termin plane.

- Foo

Falls der Referent auf stur stellt oder wirklich keine Möglichkeit hat, das Preview zu halten, kannst du das auch selbst tun. Lass dich in dem Fall von ihm in das Thema einweihen und überleg dir, wie du das Preview gestalten möchtest.

10 Tage vor dem Termin

Hier erinnerst du deinen Referenten daran, ein Abstract zu schreiben.

7 Tage vor dem Termin

Spätestens jetzt solltest du anfangen, deinen Referenten zu stalken (z.B. nach Lehrveranstaltungen auflauern) wenn noch kein Abstract vorliegt.

4 Tage vor dem Termin (Sonntag)

Es ist Zeit, die Ankündigungsmail zu verschicken. Dazu brauchst du das Abstract, das ja inzwischen im Wiki steht. Hier ist ein Template für die Mail:

Hallo!

Auch diesen Donnerstag findet das KunterBunteSeminar[1] statt. Es handelt
sich dabei um ein Seminar von Studis für Studis. Es werden Inhalte vermittelt,
die in dem Vorlesungsplan der Uni zu wenig repräsentiert sind oder einfach
interessant sind. Du bist herzlich eingeladen.

Das KunterBunteSeminar findet im Semester

             jeden Donnerstag von 17:00 - 19:00 Uhr in C-221

statt.

Den bevorstehenden Termin, am DD.MM.YYYY von 17:00-19:00 Uhr,
gestaltet XYZ zum Thema HIER THEMA EINFÜGEN[2].

HIER ABSTRACT EINFÜGEN

Also dann, wir sehen uns Donnerstag:

               Thema:  HIER THEMA EINFÜGEN
               Termin: DD.MM.YYYY 17:00-19:00 Uhr
               Ort:    C-221, Vogt-Kölln-Straße 30, Informatikum

Grüße,
  das KunterBunteSeminar

[1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar
[2] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-SS09/THEMA

Nutze den Wochenanfang, um restliches Organisatorisches zu erledigen, z.B. einen Laptop besorgen falls dein Referent sich das gewünscht hatte.

30 Minuten vor dem Termin (16:45 Uhr)

Lasse dir den Raum aufschließen. Eine Person mit Schlüssel findest du hoffentlich auf dem TGI-Flur (als erstes im Sekretariat fragen). Ist niemand da, frag beim RZ, die laufen allerdings ungerne so weit. Im Notfall belästige den Pförtner.

Manchmal muss der Raum aufgrund vorheriger Veranstaltungen etwas wieder hergerichtet werden. Kümmere dich darum, dass Tische und Stühle sinnvoll stehen und lüfte ggf. noch mal.

Richte die Technik ein, soweit dein Referent dich dazu beauftragt hat.

Schreibe "KunterBuntesSeminar" und das heutige Thema schön groß an die Tafel. Bleibe von jetzt an im Raum, wenn möglich.

15 Minuten vor dem Termin (17:00 Uhr)

Halte Small Talk mit den anwesenden Besuchern.

5 Minuten vor dem Termin (17:10 Uhr)

Telefoniere panisch dem Referenten hinterher.

Beginn des Termins (17:15 Uhr)

Während der Referent spätestens jetzt seine Technik aufbaut, begrüße die Anwesenden und leite das Thema ein.

5 Minuten im Termin (17:20 Uhr)

Lehn dich zurück und genieße. :)

10 Minuten vor Ende (18:35 Uhr)

Falls der Referent eine Feedbackrunde gewünscht hat, sollte er etwa jetzt mit seinem Inhalt fertig sein. Gib ihm unauffällige Zeichen, falls noch kein Ende abzusehen ist.

Moderiere die Feedbackrunde, sofern sie stattfindet.

Ende des Termins (18:45 Uhr)

Danke dem Referenten für seinen Vortrag. Moderiere das Preview an (der Referent der nächsten Woche ist hoffentlich vor Ort).

5 Minuten nach Ende (18:50 Uhr)

Danke dem Referenten der nächsten Woche für das Preview. Motiviere alle anwesenden, nächste Woche wieder zum KBS zu kommen und alle ihre Freunde mitzubringen. Beende die Veranstaltung.

10 Minuten nach Ende (18:55 Uhr)

Danke dem Referenten noch mal unter vier Augen für sein Engagement. Bitte ihn, seine Folien entweder selbst ins Wiki zu stellen oder sie dir zuzuschicken.

Wische die Tafel. Nachdem alle gegangen sind: Richte den Raum wieder her (schau ob irgendwo Müll hinterlassen wurde o.Ä.). Mache alle Fenster zu und das Licht aus und lasse den Raum abschließen. Mit Glück ist ein Student mit Operating-Schlüssel vor Ort, sonst musst du dir einen Uni-Mitarbeiter suchen.

1 Stunde nach Ende (19:45 Uhr)

Bereits jetzt kann eine Mail an den Referenten nicht schaden, um an die Folien zu kommen.

Hallo Max Mustermann!

Noch mal vielen Dank für deinen Seminarvortrag heute!

Die Präsentationsfolien sollen im Fachschaftswiki gesammelt werden. Du kannst
sie selbst auf deine Themenseite[1] stellen, wenn du möchtest. Du kannst sie
aber auch mir zuschicken, dann mache ich das.

- Foo

[1] http://mafiasi.de/KunterBuntesSeminar-SS09/THEMA

2 Tage nach Ende (Samstag)

Zeit für eine erste Erinnerung.

Hallo Max Mustermann!

Ich warte immer noch auf deine Präsentationsfolien. Wann wird es dir möglich
sein, sie mir zu schicken?

- Foo

7 Tage nach Ende

Eine Woche sollte reichen um auf eine Mail zu antworten - es wird nun Zeit, zu anderen Mitteln zu greifen, um die Präsentationsfolien zu organisieren. Tu, was nötig ist. ;)

Stelle hinterher natürlich die Folien ins Wiki, sobald du sie hast.

Herzlichen Glückwunsch, damit hast du alle deine Aufgaben als Host erledigt!